Arkistointi
Sijainti:
Arkistointi-toiminnolla siirretään arkistoon Baswaren ulkopuolisten ohjelmien tuottamat arkistoitavat tapahtumatyypit eli ne, joiden tapahtumatyyppi on määritelty -sivulla. Tätä toimintoa ei käytetä sovelluksen sisäisten aineistojen arkistointiin, koska ne arkistoituvat automaattisesti. Arkistointi-toiminnolla voidaan siirtää arkistoon myös Analyste Maksuliikenteen aineistoja. Nämä aineistot arkistoituvat myös automaattisesti Arkiston asetukset -näytöllä määriteltynä kellonaikana.
Käyttäjä voi arkistoida Arkistointi-toiminnolla kaikkien tapahtumatyyppien aineistoja, vaikkei hänellä olisi oikeutta hakea arkistosta kyseisten tapahtumatyyppien tietoja. Käyttäjäprofiilit-toiminnon Tapahtumatyypit-välilehdellä määritellyt oikeudet arkiston aineistotyyppeihin rajaavat siis vain hakuoikeutta, eivät arkistointioikeutta.
- Valitse poimintaehdot:
- Yritys
- Tapahtumatyyppi: Valitse arkistoitavat tapahtumatyypit valitun yrityksen käyttämien tapahtumatyyppien joukosta. Yrityksellä on käytettävissä yrityksen omat tapahtumatyypit sekä ylempien tasojen (yritysryhmä tai yleinen taso) tapahtumatyypit.
- Hakemisto: Kentässä näytetään valitulle tapahtumatyypille määritelty lähdehakemisto. Mikäli arkistoitavaksi on valittu useita tapahtumatyyppejä, ei kentässä eritellä valittujen tapahtumatyyppien hakemistoja vaan kentässä näkyy teksti "Kaikki".
- Napsauta Lue tapahtumat
- Jos arkistoitavista aineistoista tunnistetaan kaikki tapahtumatyypille pakollisiksi määritellyt hakuavaimet, tapahtuma siirtyy arkistoon ja näytölle avautuu siirtopäiväkirja, jossa Tilana on Ok.
Jos arkistoitavasta aineistosta ei tunnisteta kaikkia tapahtumatyypille pakolliseksi määriteltyjä hakuavaimia, avautuu Tapahtuma-näyttö, jossa arkistoitavalle tapahtumalle täydennetään puuttuvat hakuavaimet, jonka jälkeen tiedot tallennetaan Tallenna-painikkeella. Tämän jälkeen tapahtuma arkistoituu, ja näytölle avautuu seuraava täydennettävä tapahtuma. Tapahtuma-näytöllä voidaan myös poistaa tapahtumia, joita ei haluta siirtää arkistoon.
Arkistointi-toiminnon voi myös ajastaa tapahtuvaksi automaattisesti tiettyyn aikaan. Ajastus määritellään -toiminnolla.
Jos ajastetusti arkistoiduista aineistoista ei tunnisteta kaikkia tapahtumatyypille pakollisiksi määriteltyjä hakuavaimia, tapahtumat eivät siirry arkistoon, vaan jäävät keskeneräisiksi. Siirtopäiväkirjalla tämä näkyy siten, että kyseisen arkistoinnin tila on Tarkista ja siirtopäiväkirjan erittelyssä kerrotaan keskeneräisten arkistointien määrä. Keskeneräisten arkistointien tietojen täydentäminen tehdään Arkistointi-näytöllä painamalla Keskeneräiset tapahtumat -painiketta, jolloin puutteelliset aineistot avautuvat yksitellen Tapahtuma-näytölle. Käyttäjän täytyy tallentaa tapahtumille manuaalisesti puuttuvat pakolliset tiedot, minkä jälkeen ne arkistoituvat. Tapahtuma-näytöllä voidaan myös poistaa keskeneräisiä arkistoitavia tapahtumia, joita ei haluta siirtää arkistoon.
Ajastuksen Virheilmoitukset-kohtaan voidaan määritellä henkilö (ja hänelle sijainen), jolle lähetetään sähköposti-ilmoitus, jos ajastuksessa tapahtuu jokin virhetilanne. Lisätietoja kohdassa Ajastettujen toimintojen virhetilanteet.