Arkistointiviiveet

Sijainti: Arkisto > Arkistointiviiveet

Sovelluksessa kierrätettävien tapahtumien (ostolaskut, hankinnat, sopimukset, matkasuunnitelmat ja matka- ja kululaskut) arkistointi tapahtuu automaattisesti tehtyjen määritysten mukaisesti. Arkistointiviiveet kertovat, kuinka monen päivän kuluttua arkistointikelpoiseksi tulosta tapahtuma siirtyy arkistoon. Arkistointi tapahtuu päivittäin Arkisto > Arkiston asetukset -sivulla kerrottuna aikana.

Huomautus: Tapahtumien arkistointikelpoisuuteen vaikutta se, mitä arkistointiviiveitä tapahtumille käytetään. Viive (pv) -sarakkeen viiveitä käytetään oletuksena. Tapahtumat voidaan myös määrittää arkistoitumaan vasta maksupalautteen saapumisen jälkeen, jolloin arkistointiin käytetään Viive (pv), maksupalaute -sarakkeen viiveitä. Maksupalautteen vaikuttaminen tapahtuman arkistointiin määritetään tapahtuman maksatusjärjestelmän asetuksissa.

Arkistointiviiveet vaikuttavat tapahtumien arkistointiin seuraavasti:

Ostolaskut
Viive (pv): Ostolasku siirtyy arkistoon, kun viiveen mukainen aika on kulunut tapahtuman kierrätyksestä ja siirrosta maksatukseen.

Viive (pv), maksupalaute: Ostolasku siirtyy arkistoon, kun ensimmäisen viivekentän mukainen aika on kulunut maksupalautteen saapumisesta tapahtumalle. Mikäli maksupalautetta ei tapahtumalle ole saapunut, arkistoituu se viimeistään kun toisen viivekentän mukainen aika on kulunut tapahtuman kierrätyksestä ja siirrosta maksatukseen.

Ostolaskua ei arkistoinnin jälkeen voi enää muuttaa eikä siirtää maksatukseen. Arkistoituneet ostolaskut eivät ole enää käsiteltävissä Ostolaskujen käsittely -näytöllä.
Matkasuunnitelmat
Viive (pv): Matkasuunnitelma siirtyy arkistoon, kun arkistointiviiveen mukainen aika on kulunut tapahtuman kierrätyksestä ja matkan paluupäivästä. Jos matkasuunnitelmaan liittyy maksettavaksi pyydettävää matkaennakkoa, otetaan huomioon myös matkaennakon siirtopäivä maksatukseen.

Viive (pv), maksupalaute: Matkasuunnitelma siirtyy arkistoon, kun ensimmäisen viivekentän mukainen aika on kulunut maksupalautteen saapumisesta tapahtumalle. Mikäli maksupalautetta ei tapahtumalle ole saapunut, arkistoituu se viimeistään kun toisen viivekentän mukainen aika on kulunut tapahtuman kierrätyksestä ja siirrosta maksatukseen.

Arkistoituneet matkasuunnitelmat enää ole käsiteltävissä Matkasuunnitelmien käsittely -näytöllä.
Matka- ja kululaskut
Viive (pv): Matka- ja kululasku siirtyy arkistoon, kun arkistointiviiveen mukainen aika on kulunut tapahtuman kierrätyksestä ja siirrosta maksatukseen.

Viive (pv), maksupalaute: Matka- ja kululasku siirtyy arkistoon, kun ensimmäisen viivekentän mukainen aika on kulunut maksupalautteen saapumisesta tapahtumalle. Mikäli maksupalautetta ei tapahtumalle ole saapunut, se arkistoituu viimeistään kun toisen viivekentän mukainen aika on kulunut tapahtuman kierrätyksestä ja siirrosta maksatukseen.

Arkistoituneet matka- ja kululaskut eivät enää ole käsiteltävissä Matkalaskujen käsittely -näytöllä.
Sopimukset
Sopimukselle ei käytetä arkistointiviiveitä, vaan sopimus arkistoituu heti kun se on hyväksytty. Sopimuksen muutos arkistoi sopimuksen uudelleen.
Hankinnat
Hankinnan arkistointiviive lasketaan siitä, kun:
1. kaikki vastaanotetuiksi merkityt hankintaehdotuksen tilausrivit on merkitty täsmäytetyiksi. Tilausriveillä ei ole enää toimitusta odottavia kappalemääriä, eli joko kaikki tilatut tavarat on merkitty täysin vastaanotetuiksi tai osittaisen vastaanoton jälkeen tilaus on suljettu.
  Huomautus: Kaikkien hankintaan täsmäytettyjen ostolaskujen täytyy olla arkistoituneita, ennen kuin hankinta arkistoituu.
  
  TAI
2. yhtään vastaanottomerkintää ei ole tehty ja tilaus on suljettu käyttäjän toimesta.

Jos arkistointiviiveeksi määritellään 0, tapahtuma arkistoituu arkistointikelpoiseksi tulohetkeä seuraavana päivänä tapahtuvassa arkistointiajossa. Jos arkistointiviiveeksi määritetään -1, tapahtuma arkistoituu heti seuraavassa arkistointiajossa arkistointikelpoiseksi tulonsa jälkeen.

Hylätyt ostolaskut -kohdassa määritellään, arkistoidaanko hylätyt ostolaskut vai ei. Valinnalla Arkistoidaan hylätyt ostolaskut arkistoidaan ostolaskuille määritellyn arkistointiviiveen mukaisesti. Hylätyt ostolaskut arkistoituvat kuten kierrätetyt ostolaskut, joten myös niiden tilaksi tulee Arkistoitu. Valinnalla Säilytetään x pv hylätyt ostolaskut säilyvät ostolaskujen käsittelyssä määritellyn ajan, jonka jälkeen ne poistuvat sovelluksesta lopullisesti.

Poistetut ostolaskut -kohdassa määritellään, arkistoidaanko poistetut ostolaskut vai ei. Valinnalla Arkistoidaan poistetut ostolaskut arkistoidaan ostolaskuille määritellyn arkistointiviiveen mukaisesti. Arkistoitumisen jälkeen poistettuja ostolaskuja voidaan hakea arkistohaussa valinnalla Hae poistetuksi merkittyjä. Valinnalla Säilytetään x pv, poistetut ostolaskut säilyvät ostolaskujen käsittelyssä määritellyn ajan, jonka jälkeen ne poistuvat sovelluksesta lopullisesti.