Maksatusjärjestelmät

Sijainti: Ostolaskut > Siirto maksatukseen

Maksatusjärjestelmän asetuksia pääsee tarkastelemaan napsauttamalla Siirto maksatukseen -näytöllä Maksatusjärjestelmät-painiketta. Kyseisellä näytöllä määritellään mm. maksatusjärjestelmän oletustositelaji, järjestelmätyyppi, liittymätyyppi, siirrossa muodostettavan tiedoston nimi ja siirrettyjen tapahtumien käsittelytapa. Maksatusjärjestelmät on voitu perustaa yleiselle tasolle, yritysryhmittäin tai yrityksittäin.

Perustiedot-välilehti

Perustiedot-välilehden Järjestelmätyyppi-kohdassa määritetään maksatusjärjestelmän tyyppi:

Maksatusjärjestelmä-valinta tarkoittaa normaalia maksatusjärjestelmää, jonka avulla laskut siirretään maksatukseen ulkopuoliseen maksatusjärjestelmään. Maksatukseen siirron yhteydessä ostolaskut saavat tositenumeron ja siirtoajan. Lisäksi ostolaskujen tilaksi merkitään Siirretty.
Muu ulkopuolinen järjestelmä -valintaa käytetään kun ostolaskujen tietoja halutaan siirtää johonkin muuhun ulkopuoliseen järjestelmään kuin varsinaiseen maksatusjärjestelmään, esimerkiksi kolmannen osapuolen kassasuunnitteluohjelmistoon tai siirtovelkojen siirtämiseksi kirjanpitoon.

Maksatusjärjestelmää, jonka järjestelmätyyppi on "Muu ulkopuolinen järjestelmä", ei voi valita ostolaskun maksatusjärjestelmäksi. Myöskään siirtoa tällaisen järjestelmään ole mahdollista suorittaa manuaalisesti Siirto maksatukseen -sivulla, vaan siirto suoritetaan automaattisten siirtopohjien avulla. Siirto ulkopuoliseen järjestelmään ei anna ostolaskuille tositenumeroa eikä merkitse niitä Siirretty-tilaisiksi.

Liittymätyyppi-valinnalla määritellään maksatusjärjestelmän käyttämä siirtotapa. Liittymätyyppi vaikuttaa myös siihen, mitä tietoja Tiedostot-välilehdellä on tarpeen syöttää. Liittymätyypin vaihtoehdot ovat:

BaswareXML = Ostolaskut siirretään maksatukseen erillisellä xml-tiedostolla, jonka muoto on BaswareXML.
Basware anyERP = Ostolaskut siirretään maksatukseen Basware anyERP -sovelluksen avulla.
ASCII = Ostolaskut siirretään maksatukseen erillisellä ASCII-tiedostolla.
XSLT = Ostolaskut siirretään maksatukseen erillisen tiedoston avulla, joka muodostetaan XSLT-muunnoksen avulla.
Analyste Maksuliikenne = Ostolaskut siirettään maksatukseen Analyste Maksuliikenne -sovellukseen.

Korvaa maksatusjärjestelmä -valintaruutua voi käyttää, jos käytössä on yhteinen toimittajarekisteri, mutta maksatusjärjestelmät ovat yrityskohtaisia. Kun toimittajarekisteri on yhteinen, toimittajille voi tallentaa oletusmaksatusjärjestelmäksi vain yleisen maksatusjärjestelmän. Yleinen maksatusjärjestelmä korvautuu laskun tallennuksessa laskulle valitun yrityksen yrityskohtaisella maksatusjärjestelmällä, jos Maksatusjärjestelmät-näytöllä on määritelty yrityskohtaiselle maksatusjärjestelmälle, että yrityskohtainen korvaa yleisen maksatusjärjestelmän.

Hyväksy myös -kohdassa määritellään, voidaanko maksatusjärjestelmään siirtää kierrätykseltään keskeneräisiä eli avoimia ja/tai tiliöinniltään keskeneräisiä eli tiliöimättömiä tapahtumia. Jos kohtia ei ole valittu, niin maksatukseen siirrossa poimintaan ei tule mukaan avoimia tai tiliöimättömiä tapahtumia, vaikka Laskun tila -kenttään valittaisiin jotain muuta kuin Kierrätetty tai Tiliöintitila-kenttään valittaisiin jotain muuta kuin Tiliöinti tasan tai Tiliöinti lukittu. Kun maksatusjärjestelmä hyväksyy myös tiliöimättömät tapahtumat ja siirretään osittain tiliöityjä tapahtumia Analyste Maksuliikenne -ohjelmistoon, ei maksatusjärjestelmään siirry laskun tiliöinniltä mitään tietoa.

Lukitse-kohdassa määritellään, lukitaanko maksatukseen siirron yhteydessä tapahtuma ja/tai sen tiliöinti.

Jos Tapahtuma-kohta on valittu, siirron jälkeen tapahtuma on lukittu, ja sitä voi muuttaa vain sellainen käyttäjä, jonka käyttäjäprofiilissa on annettu oikeus lukitun tapahtuman muutokseen.

Jos Tiliöinti-kohta on valittu, siirron jälkeen tapahtuman tiliöinti on lukittu ja tiliöintiä voi muuttaa vain käyttäjä, jolla on käyttäjäprofiilissa oikeus lukitun tiliöinnin muutokseen. Tapahtuman ja/tai tiliöinnin lukitus on voitu määritellä tapahtuvaksi myös jonkin kierrätysvaiheen yhteydessä. Lisätietoja kohdassa Tapahtumien kierrätysvaiheet. Jos maksatukseen siirretään uudelleen tapahtuma, jonka tiliöinti on lukittu siirron yhteydessä, täytyy uusintasiirrossa valita poimintaehtoihin tiliöintitilaksi Tiliöinti lukittu.

Maksatusjärjestelmien ylläpidossa määritellään, onko SEPA-maksu käytössä kyseisessä maksatusjärjestelmässä. SEPA-maksun voi määritellä käyttöön erikseen kotimaisille ja ulkomaisille tapahtumille. Jos SEPA-maksu on käytössä, ostolaskun syötössä Maksu- ja kurssitiedot -välilehdellä Maksutapa-kenttään on valittava "SEPA-maksu", mikäli ostolaskun valuutta on EUR. Tällöin Kulut-valinnaksi on valittava "Omat kulut (SLEV)". Jos SEPA-maksu ei ole käytössä, ei Maksutapa-kentässä ole valittavana valintaa "SEPA-maksu".

Perustiedot-välilehdellä määritellään myös maksatusjärjestelmän oletustositelajit kotimaan ja ulkomaan laskuille. Kun laskulle on valittu tietty maksatusjärjestelmä, saadaan maksatusjärjestelmän tiedoista tällöin myös laskulle tositelaji.

Tiedostot-välilehti

Tiedostot-välilehdellä määritellään muodostettavien siirtotiedostojen nimiöinti sekä tiedostojen muodostuksessa käytettävät kuvaus- ja muunnostiedostot.

Huomautus: Tiliöintitiedostoa ei muodosteta, jos tiedostonnimeä ei ole määritetty. Pelkästään kuvaustiedoston määrittäminen ei siis riitä.

Siirtotiedostojen nimiöinnissä voidaan käyttää < > -merkkien väliin syötettäviä ohjausmerkkejä, joiden avulla jokainen siirtotiedosto on mahdollista nimiöidä yksilöivästi.

Ostolaskutiedostolle mahdolliset ohjausmerkit ovat: YRITYSTUNNUS, pp, kk, vv/vvvv ja nnn.

Tiliöintitiedostolle mahdolliset ohjausmerkit ovat: YRITYSTUNNUS, TILIKAUSI, pp, kk, vv/vvvv ja nnn.

Ohjausmerkkien selitykset:

YRITYSTUNNUS = maksajayrityksen kirjanpitotunniste
TILIKAUSI = laskun tositelajin tilikauden tunnus
pp = päivä
kk = kuukausi
vv = vuosi 2 merkillä
vvvv = vuosi 4 merkillä
nnn = juokseva numero (n-kirjaimien määrä kertoo numeroiden määrän)

Päivämäärää kuvaavat parametrit voivat olla missä järjestyksessä tahansa (esim. ppkk, kkppvv, vvvvppkk).

Tiedostonimiöinti voisi siis olla esimerkiksi C:\neo\ostolaskut<vvkkpp><nnn>.dat, jolloin siirtotiedoston nimeen tulee mukaan siirtopäivämäärä ja kolmemerkkinen juokseva numero.

Tapahtumien esikirjaus -kohdan asetuksilla määritellään esikirjauksen siirrossa muodostettavat tiedostot.

Valinnalla Muodosta ostolaskutiedosto myös esikirjauksessa muodostetaan ostolaskutiedosto sekä esikirjauksen siirrossa että normaalissa maksatukseen siirrossa. Mikäli tätä ei ole valittu, ostolaskutiedosto muodostetaan pelkästään maksatukseen siirrossa.
Valinnalla Muodosta tiliöintitiedosto vain esikirjauksessa muodostetaan tiliöintitiedosto ainoastaan esikirjauksen siirrossa. Mikäli tätä ei ole valittu, tiliöintitiedosto muodostetaan sekä esikirjauksen siirrossa että normaalissa maksatukseen siirrossa.

Tilaukset-välilehti

Tilaukset-välilehdellä määritellään tilauspohjaisten ostolaskujen tietojen siirtäminen takaisin tilausjärjestelmään. Välilehti on näkyvissä, mikäli lisenssissä on käytössä maksullinen lisäpiirre Ostotilausten täsmäytys.

Tilausten siirtotapa -valinnalla määritellään tilauspohjaisten ostolaskujen täsmäytystietojen siirtotapa. Kun täsmäytystiedot siirretään erillisellä tiedostolla, otetaan tiedostoon mukaan vain täsmäytetyt ostolaskut. Siirtotavan vaihtoehdot ovat:

Ostolaskujen liittymä = Täsmäytystietojen siirtämiseen käytetään ostolaskujen siirtämiseen määriteltyä liittymää, eli täsmäytystiedot siirretään tilausjärjestelmään Tiedostot-välilehden asetusten mukaisesti.
BaswareXML = Täsmäytystiedot siirretään tilausjärjestelmään erillisellä xml-tiedostolla, jonka muoto on BaswareXML.
ASCII = Täsmäytystiedot siirretään tilausjärjestelmään erillisellä ASCII-tiedostolla.
XSLT = Täsmäytystiedot siirretään erillisen tiedoston avulla, joka muodostetaan XSLT-muunnoksen avulla.
Basware anyERP = Täsmäytystietojen siirtäminen tapahtuu Basware anyERP sovelluksen avulla.

Tiedosto-kenttään määritellään muodostettavan erillisen täsmäytystiedoston nimiöinti. Kenttä on käytettävissä kun tilauksen siirtotavaksi on valittu BaswareXML, ASCII tai XSLT.

Täsmäytystiedoston nimiöinnissä voidaan käyttää < > -merkkien väliin syötettäviä ohjausmerkkejä, joiden avulla jokainen siirtotiedosto on mahdollista nimiöidä yksilöivästi. Mahdolliset ohjausmerkit ovat YRITYSTUNNUS, pp, kk, vv/vvvv ja nnn.

Huomautus: Ohjausmerkkien selitykset vastaavat Tiedostot-välilehti -kohdassa mainittujen ohjausmerkkien selityksiä.

Kuvaustiedosto-valinnalla määritetään erillisen ASCII-tiedoston muodostukseen käytettävä kuvaustiedosto. Valintalistassa näkyy samat ostolaskuille määritetyt kuvaustiedosto kuin Tiedosto-välilehden Kuvaustiedosto-valintalistassa. Valintalista on käytettävissä kun tilauksen siirtotavaksi on valittu ASCII.

Muunnostiedosto-valinnalla määritellään XSLT-muunnokseen käyttettävä muunnostiedosto. Valintalista on käytettävissä kun tilauksen siirtotavaksi on valittu ASCII tai XSLT.

Merkistö-valinnalla valitaan merkistö, jolla erillinen täsmäytysaineisto muodostetaan. Valintalista on käytettävissä kun tilauksen siirtotavaksi on valittu ASCII tai XSLT.

anyERP kutsupiste -kentän avulla määritellään tilauspohjaiset ostolaskut ja niiden täsmäytystiedot siirtymään tilausjärjestelmään Basware anyERP -sovelluksen välityksellä. Kutsupisteeksi syötetään Basware anyERP:ssä määritelty samanniminen entrypoint. Kenttä on käytettävissä kun tilauksen siirtotavaksi on valittu Basware anyERP.

On mahdollista, että siirrettäessä ostolaskuja Basware anyERP -sovellukseen, osa siirrettävistä ostolaskuista onnistuu ja osa epäonnistuu. Siirtopäiväkirjamerkinnästä on nähtävissä onnistuneet ja epäonnistuneet ostolaskut. Epäonnistuneille ostolaskuille näkyy mahdollisesti siirtokohteesta saatu virheilmoitus.

Huomautus: Epäonnistuneille ostolaskuille tallentuu siirtoyrityksen aikana tositenumero, joka säilytetään ostolaskulla. Epäonnistuneen ostolaskun siirto ei muuta tositenumeroa paitsi mikäli asetus "Uudet tositenumerot" on valittu ostolaskujen siirtoikkunalla.

Uusintasiirto-asetuksella määritellään, onko uusintasiirto tilausjärjestelmään käytössä. Asetus on käytettävissä kun tilauksen siirtotavaksi on valittu muu kuin Ostolaskujen liittymä.

Huomautus: Uusintasiirron käytön edellytyksenä on, että tilausjärjestelmän toiminnallisuus mahdollistaa jo siirrettyjen laskujen uusintasiirron.

Tiliöintirivit-asetuksella määritellään siirretäänkö vain täsmäytyksen muodostamat tiliöintirivit. Asetus on käytettävissä kun tilauksen siirtotavaksi on määritelty ASCII.

Lisätiedot-välilehti

Lisätiedot-välilehdellä määritellään siirretäänkö maksatukseen siirron yhteydessä myös tapahtuman liitetiedostot. Liitetiedostot voidaan siirtää joko omaan erilliseen hakemistoon tai siirtotiedoston kanssa samaan hakemistoon. Jos Liitteiden siirto -kohtaan on valittu Ei siirretä, liitteitä ei siirretä. Jos Liitteiden siirto -kohtaan on valittu Siirretään kaikki liitteet, siirretään maksatukseen siirron yhteydessä laskun kuva sekä muut tapahtuman liitteet.

Jos Liitteiden kohdehakemisto -kenttään ei ole annettu hakemistoa, kirjoitetaan siirrossa liitteet samaan hakemistoon kuin itse siirtotiedosto.

Liitteiden nimiöinti -tieto kertoo, millä tavalla liitteiden nimet muodostetaan. Tiedoston päätteenä käytetään liitteen alkuperäistä päätettä. Nimiöintiin voidaan syöttää <> merkkien väliin varattuja ohjausmerkkejä. Näitä ovat YRITYSTUNNUS, TOSITELAJI, TOSITENUMERO, TILIKAUSI, LASKUNUMERO, NIMI, NNN.

Ohjausmerkkien selitykset:

YRITYSTUNNUS = maksajayrityksen kirjanpitotunniste
TOSITELAJI = laskun tositelajin tunnus
TOSITENUMERO = laskun tositenumero
TILIKAUSI = laskun tositelajin tilikauden tunnus
LASKUNUMERO = laskun laskunumero
NIMI = liitteen nimi sovelluksessa
NNN = liitteen juokseva numero. N-merkkien lukumäärä kertoo juoksevan numeroinnin pituuden. Juokseva numerointi voi olla 1 - 8 merkkiä pitkä.

Lisäksi voidaan määritellä, siirretäänkö maksatusjärjestelmään laskun tiliöintien jaksotustiedot. Jaksotuksesta löydät lisätietoja kohdasta Tiliöinnin jaksotus.

Erillinen XML-tiedosto -kentässä voidaan määritellä, että siirron yhteydessä tallennetaan siirrosta Basware XML -muotoinen tiedosto hakemistoon, joka määritellään XML-tiedoston hakemisto -kentässä. Tiedoston nimeä ei määritellä XML-tiedoston hakemisto -kentässä, vaan se muodostuu tapahtumatyypin englanninkielisestä nimestä, jonka lisäksi tiedostonimeen tulee tallennushetki. Toimintoa voidaan käyttää kaikilla liittymätyypeillä.

anyERP kutsupiste, esikirjaus -kentän avulla voidaan määritellä ostolaskun esikirjaus siirtymään Basware anyERP järjestelmään. Mikäli kyseistä ominaisuutta halutaan hyödyntää, tulee kutsupisteeksi määritellä Basware anyERP:ssä määritelty samanniminen entrypoint.

Tapahtuman arkistointi -asetuksen Maksupalautteen jälkeen -valinnalla määritellään tapahtumat arkistoitumaan vasta kun niille on luettu maksupalautteet ulkopuolisesta järjestelmästä. Lisätietoja löytyy kohdista Maksupalautteen luku sekä Arkistointiviiveet.