Kululajit

Sijainti: Matka- ja kululaskut > Kululajit

Kululajit-sivulla perustetaan matkalaskujen kululajit, joita ovat esimerkiksi kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset. Matkalaskulla voi käyttää vain kululajeihin perustettuja kuluja. Päivärahat ovat maakohtaisia. Koska korvaukset vaihtelevat vuosittain, kululajit pitää päivittää ajan tasalle vuodenvaihteessa. Uudet korvaukset selviävät vuodenvaihteessa saatavasta verottajan ohjeesta.

Kululajit kannattaa perustaa yleiselle tasolle. Jos kuitenkin yrityksillä on käytössä erilaiset tiliöintirakenteet ja halutaan käyttää kululajeihin ja matkan tyyppiin perustuvaa tiliöintiautomatiikkaa, on kululajit tällöin perustettava yrityskohtaisesti. Myös monimaaympäristössä eri maissa olevilla yrityksillä tulee olla omat kululajit.

Kululaji-kenttä yksilöi annetun kululajin.

Maa ja Alue -kentän maatieto on merkityksellinen silloin, kun päivärahan tyyppi on Ulk.päiväraha, Osapäiväraha, Kokopäiväraha, Muu päiväraha ja Muu osapäiväraha. Muiden kululajien kohdalla annetulla maatiedolla ei ole merkitystä.

Alue-tieto kuvaa tarkempaa matkakohdetta kyseisen maan sisällä. Aluetietoa käytetään vain ulkomaisten päivärahakululajien yhteydessä silloin, kun maksettavan päivärahan suuruus riippuu siitä mille alueelle kyseiseen maahan matkustus on tapahtunut. Kululajin syöttö- ja muutostilassa näytetään Maa ja Alue -sarakkeessa Maa-alasvetolistan alapuolella Alue-syöttökenttä. Jos samalle maakoodille tallennetaan useampia Ulk.päiväraha -tyyppisiä kululajeja, Alue-syöttökentän voi jättää tyhjäksi yhdelle kyseisen maakoodin Ulk. päiväraha -tyyppiselle kululajille. Muille saman maakoodin Ulk. päiväraha -tyyppisille kululajeille alue on syötettävä.

Huomautus: Automaattinen päivärahalaskenta on mahdollista vain suomalaisilla matkalaskuilla. Tällöin maksettava ulkomaan päiväraha määräytyy matkalaskun matkareitin maatietojen mukaan. Matkareitin maatiedolla määritellään käytettävä ulkomaan päiväraha. Myös kotimaan matkalaskuja tehtäessä tarkistetaan päivärahaa laskettaessa kululajin maakoodi. Muiden maiden päivärahalaskenta-automatiikkaa ei ole. Päiväraha määräytyy tällöin käsin valitun kululajin ja sille annettujen korvausmäärien mukaan.

Summataso määrittelee kuluraportilla sen tason, johon kyseinen kululaji kuuluu ja johon kuuluvien kululajien määrät ja summat lasketaan raportille yhteen. Summatasot perustetaan toiminnossa Kululajien summatasot.

Hinta on kululajin kautta matkalaskulle ehdotettava korvauksen yksikköhinta.

Huomautus: Päivärahojen ja muiden kululajien hintojen muuttaminen vaikuttaa uusiin tallentamisen jälkeen kirjattaviin matkalaskuihin.

Verovapaa on kululajin verovapaan määrän suurin mahdollinen korvaus. Esimerkiksi päivärahoissa tässä käytetään verottajan ilmoittamaa suurinta mahdollista verovapaata korvausmäärää. Tämän ylittävältä osalta maksetut päivärahat ovat siis veronalaista tuloa.

Huomautus: Jos kululaji on määritelty Verovapaa kulukorvaus -tyyppiseksi kuluksi, ei Verovapaa-sarakkeessa olevalla tiedolla ole merkitystä. Tässä tapauksessa kulu on aina verovapaa.

Tyyppi määrittelee kululajin tyypin. Pääsääntöisesti nämä ovat käytössä suomalaisilla yrityksillä ja suomalaisissa matkalaskuissa. Tietoa voidaan kuitenkin käyttää myös ulkomaisten yritysten kohdalla tietojen ryhmittelyyn. Osa tyypeistä on sellaisia että ko. tyyppi on käytössä vain yhdellä kululajilla. Nämä on merkitty * merkillä.

Ateriakorvaus-tyyppinen kululaji tarkoittaa työehtosopimuksen mukaisia maksettuja ateriakorvauksia.
Ennakko-tyyppinen kululaji tarkoittaa matkasuunnitelman kautta kirjattua matkaennakkoa tai muuta ennakkomaksua.
Km.korvaus (käyttöetuauto) -tyyppinen kululaji tarkoittaa käyttöetuautosta maksettua kilometrikorvausta.
Km.korvaus (oma auto) -tyyppinen kululaji tarkoittaa oman auton käytöstä maksettua kilometrikorvausta.
Km.korvaus (korotus) -tyyppinen kululaji tarkoittaa kilometrikorvauksen päälle maksettavaa ylimääräistä korvausta, esimerkiksi mukana olevien henkilöiden määrän mukaan tai kuljetettavan tavaran mukaan maksettavaa korotusta kilometrikorvaukseen.
*Kokopäiväraha -tyyppinen kululaji tarkoittaa sovellettavasta laskentasäännöstä riippuen joko yli 10 tunnin tai yli 12 tunnin työmatkasta maksettavaa yhden matkavuorokauden päivärahakorvausta.
*Osapäiväraha -tyyppinen kululaji tarkoittaa sovellettavasta laskentasäännöstä riippuen joko yli 6 tunnin mutta alle 10 tunnin tai yli 8 tunnin mutta alle 12 tunnin työmatkasta maksettavaa osapäivärahakorvausta.
*Muu päiväraha -tyyppinen kululaji tarkoittaa puolitettua päivärahaa kotimaassa ja se on puolet verohallinnon ilmoittamasta kokopäivärahasta.
*Muu osapäiväraha -tyyppinen kululaji tarkoittaa puolitettua osapäivärahaa kotimaassa ja se on puolet verohallinnon ilmoittamasta osapäivärahasta.
Ulk.päiväraha -tyyppinen kululaji tarkoittaa kyseiseen maahan suuntautuvasta matkavuorokaudesta maksettavaa päivärahaa.
Ennakonp. alainen korvaus -tyyppinen kululaji tarkoittaa kaikkia sellaisia muita veronalaisia kulukorvauksia, jotka eivät sisälly yllä määriteltyihin kululajityyppeihin.
Verovapaa kulukorvaus -tyyppinen kululaji tarkoittaa kaikkia sellaisia muita verovapaita kulukorvauksia, jotka eivät sisälly yllä määriteltyihin kululajityyppeihin.

Hinnan muutos sallittu määrittelee sen, voiko kulun korvattavaa hintaa muuttaa tapahtuman syöttösivulla. Ei-valinta tarkoittaa sitä, että kulun korvattava hinta on aina kululajin määritysten mukainen eikä sitä voi muuttaa käyttäjän toimesta kulua lisättäessä tai muokattaessa. Tällöin myöskään valuuttaa tai valuuttakurssia ei voi muuttaa. Kyllä-valinnalla kululle ehdotetaan kululajille määritettyä hintaa, mutta sekä hinta-, valuutta- että valuuttakurssitiedot ovat käyttäjän muutettavissa. Oletuksena uudelle kululajille valinnaksi tulee Ei.

Koodi on tunniste joka yhdistää kululajin ja palkanlaskennassa käytettävän palkkalajin. Tiedolla on merkitystä vain, jos matkalaskut siirretään palkanlaskentaan.

Vihje: Vuodenvaihteessa kululajit on helpoin kopioida edelliseltä vuodelta uudelle vuodelle ja sen jälkeen päivittää muuttuneet hinnat. Kululajit on perustettu joko yleisinä kululajeina tai yrityskohtaisina kululajeina. Jos käytössä ovat yrityskohtaiset kululajit, on uuden vuoden kululajit perustettava kaikille käytössä oleville yrityksille.

Tiliöinnit

Kululajeille voidaan määritellä oletustiliöintejä, joita käytetään matkalaskujen automaattitiliöinnissä. Saman kululajin oletustiliöinnit voidaan syöttää työsuhdemuotokohtaisesti sekä matkan tyyppi -kohtaisesti. Tällöin matkalaskun kululaji tiliöityy sen mukaan, mikä työsuhdemuoto matkalaskun henkilölle on tallennettu sekä sen mukaan, mikä matkan tyyppi matkalaskulle on valittu. Matkan tyyppejä ylläpidetään Kululajit-näytön Matkan tyypit -painikkeesta avautuvalla näytöllä.

Ensisijaisesti kululajilla käytettävä tiliöinti etsitään työsuhteen perusteella. Mikäli matkalaskun henkilön työsuhteen perusteella ei suoraan löydy kululajin tiliöintejä, etsitään tiliöintejä Päätoimiselta työsuhteelta.

Kun oikea työsuhdetaso on löytynyt, ratkaisee käytettävän tiliöinnin matkan tyyppi. Jos matkalaskulle valitun matkan tyypin tasolle ei ole määritelty tiliöintejä, etsitään tiliöintejä Työmatka-tyypin tasolta.

Alennetut matkakorvaukset

Osassa käytössä olevista työehtosopimuksista on sovittu kilometrikorvausten osalta kilometriraja, jonka jälkeen maksettava korvaus pienenee. Alennetut kilometrirajat voi määritellä Kululajit-näytön Alennettu matkakorvaus -ikkunalla.

Ikkunan syöttökentissä näytetään Kululajit-ikkunalla valitun vuoden mukaiset korvausmäärät ja korvausrajat valtiollisen, kunnallisen ja kirkollisen laskentasäännön osalta.
Myös yleiselle laskentasäännölle voidaan määritellä kilometriraja ja alennettu kilometrikorvauksen hinta. Tämä tehdään Alennettu matkakorvaus -ikkunalla valitsemalla yleiselle laskentasäännölle kohta Käytössä, syöttämällä Hinta- ja Korvausraja -kenttiin halutut arvot ja tallentamalla muutos.
Tallenna-painikkeesta tarkistetaan, että Hinta-sarakkeen syöttökenttiin on syötetty rahamääräksi kelpaava arvo. Korvausraja-sarakkeen syöttökentissä täytyy olla numeerinen arvo.
Palaa-painikkeesta ikkuna suljetaan tallentamatta muutettuja tietoja.

Kululajien summatasot

Summatasoja hyödynnetään kuluraportilla, jossa kululajit ryhmitellään summatasojen mukaisiksi kokonaisuuksiksi.

Uusi rivi-painikkeella lisätään uusi summataso. Summatasolle annetaan vapaavalintainen nimi sekä määritetään summatason tyyppi. Summatason tyyppi voi olla:

Ei korvausta: Matkaan liittyvät kulut, joita ei korvata matkustajalle. Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi luottokorttitapahtumat. Käyttämällä tätä summatasoa kaikki matkaan liittyvät kulut voidaan käsitellä yhden ja saman matkalaskun alaisuudessa.
Km. korvaus: Matkustajalle maksettavat verovapaat kilometrikorvaukset.
Muu korvaus: Muiden kustannusten korvaukset.
Päivärahat: Matkustajalle maksettavat verovapaat päivärahat ja ateriakorvaukset.

Summataso tallennetaan rivin Tallenna-painikkeella.