Ostotilausten luku

Sijainti: Asetukset > Muut asetukset ja aineistot > Ostotilausten luku

Ostotilausten luku -toiminnolla tuodaan sovellukseen ostotilauksia ulkoisesta tilausjärjestelmästä. Tilausjärjestelmä muodostaa ostotilauksista siirtotiedostoaineiston, jonka tiedostomuoto voi olla XML tai CSV. Siirrettävä tieto voi koostua ostotilauksen otsikkotiedoista sekä tilaus- ja vastaanottoriveistä.Toiminto on käytettävissä, mikäli lisenssissä on käytössä maksullinen lisäpiirre Ostotilausten täsmäytys.

Vihje: On suositeltavaa tuoda sovellukseen ainoastaan täsmäytettäväksi tarkoitettuja ostotilauksia, esimerkiksi vastaanottoja sisältäviä ostotilauksia.

Asetustaso:

Asetustasoksi valitaan haluttu asetustaso.

Liittymä:

Liittymä-valintalistasta valitaan liittymä, jolla tietoja luetaan sovellukseen. Katso lisätietoja kohdasta Liittymän määritteleminen.

Luettava aineisto:

Luettava aineisto -asetuksella valitaan luetaanko aineisto palvelimelta tai työasemalta. Vaihtoehdot ovat:

Työasemalla-valinnalla siirrettävä aineisto voidaan lukea käyttäjän käyttämän työaseman näkemältä levyresurssilta. Siirrettävä aineisto valitaan painamalla Valitse luettava aineisto -kentän perässä olevaa -painiketta. Valintaikkunasta valittu tiedosto tulee näkyviin Valitse luettava aineisto -kenttään. Yhdellä kertaa voi käsitellä vain yhtä aineistoa.
Palvelimella-valinnalla luettava aineisto luetaan Liittymät-toiminnon kautta määritellystä hakemistosta.

Ostotilaukset luetaan sovellukseen Lue-painikkeella. Siirrosta tulee merkintä siirtopäiväkirjalle.

Vihje: Ostotilaukset on mahdollista lukea myös automaattisesti, jolloin käyttäjän ei tarvitse manuaalisesti käynnistää ostotilausten lukua, vaan sovellus lukee siirtohakemistoon muodostuvat tiedostot automaattisesti ja poistaa hakemiston sisällön onnistuneen sisäänluvun päätteeksi. Automaattinen luku otetaan käyttöön liittymän Automaattinen luku -asetuksella.

Liittymän määritteleminen

Liittymät-painiketta painamalla pääsee muokkaamaan ostotilausten lukemiseen tarkoitettuja liittymiä. Painike on aktiivinen, jos käyttäjän käyttäjäprofiilissa on sallittuna toiminto Ostotilausten luku, Liittymät. Uuden liittymän määrittäminen aloitetaan painamalla Uusi-painiketta. Avautuvassa ikkunassa valitaan oikea asetustaso, annetaan liittymälle nimi ja painetaan lopuksi Ok-painiketta.

Olemassa olevan liittymän tietoja voi tarkastella valitsemalla ensin oikean asetustason ja Liittymän nimi -kenttään halutun liittymän.

Perustiedot-välilehti

Liittymän perustiedoissa määritetään liittymätyyppi sekä se käyttääkö liittymä automaattista lukua. Liittymien on oltava perustettuna ennen luvun suorittamista.

Liittymätyyppi:

Liittymätyyppi-valinnalla määritetään luettavan tiedoston muoto. Yleensä käytetään valintaa ASCII.

Automaattinen luku:

Automaattinen luku -valinnalla määritetään käytetäänkö liittymää automaattiseen ostotilausten lukuun. Automaattisen luvun ollessa valittuna käyttäjän ei tarvitse manuaalisesti käynnistää ostotilausten lukua, vaan sovellus lukee siirtohakemistoon muodostuvat tiedostot automaattisesti ja poistaa hakemiston sisällön onnistuneen sisäänluvun päätteeksi.

Huomautus: Täysin samaa (saman sisältöistä) aineistoa ei ole mahdollista lukea uudestaan seuraavalla lukukerralla.

Sovellus siis tarkistaa luettavan aineiston sisällön, ja jättää aineiston lukematta, mikäli aineiston sisältö on täysin sama kuin edellisellä kerralla onnistuneesti luetun aineiston. Muuttumaton aineisto poistetaan ja asiasta tehdään merkintä siirtopäiväkirjalle.

Vastaanotto:

Lisää vastaanotto tilausrivin perusteella -valinnalla määritetään muodostetaanko vastaanottorivi tilausriville määritettyjen vastaanottotietojen perusteella, vai luetaanko vastaanottotiedot erilliseltä vastaanottoriviltä. Mikäli Lisää vastaanotto tilausrivin perusteella -valinta on valittuna, ei aineistossa mahdollisesti olevia erillisiä vastaanottorivejä huomioida vaan vastaanoton tiedot luetaan aina pelkästään tilausriviltä. Mikäli valintaa ei ole valittu, täytyy vastaanoton tiedot sijaita aineistossa erillisillä vastaanottoriveillä eikä tilausrivillä mahdollisesti olevia vastaanoton tietoja huomioida lainkaan.

Ilmoituksen vastaanottaja ja Vastaanottajan sijainen:

Ostotilausten luvun yhteydessä havaituista ja siirtopäiväkirjaan kirjatuista virheistä lähetetään sähköposti-ilmoitus Ilmoituksen vastaanottaja- ja Vastaanottajan sijainen-kentissä määritellyille käyttäjille. Lisätietoja löytyy kohdasta Ajastettujen toimintojen virhetilanteet.

Tiedostot-välilehti

Tiedostot-välilehdellä määritellään siirtohakemisto, luvussa käytettävä kuvaustiedosto sekä siirtoaineiston merkistö.

Hakemisto:

Luettavan siirtoaineiston sisältämä hakemisto. Hakemisto kerrotaan sovelluksen palvelimen näkökulmasta. Tiedostonimeä ei erikseen määritetä, vaan kaikki hakemiston tiedostot luetaan sovellukseen.

Kuvaustiedosto:

Kuvaustiedosto määrittelee, minkä muotoista sisään luettava aineisto on. Kuvaustiedoston täytyy vastata luettavaa aineistoa. Valintalista on käytettävissä kun liittymätyypiksi on valittu ASCII.
Kuvaustiedostoja voi tarkastella näytöllä Asetukset > Muut asetukset ja aineistot > Kuvaustiedostojen ylläpito.

Muunnostiedosto:

XSLT-muunnostiedosto, jonka avulla sisään luettava aineisto muunnetaan BaswareXML-aineistoksi. Ohjelmaan tiedot luetaan sisään BaswareXML-aineistosta. Valintalista on käytettävissä kun liittymätyypiksi on valittu XSLT.

Merkistö:

Merkistö, jolla luettava aineisto on muodostettu. Länsi-Euroopassa yleisimmin käytetty merkistö on Latin-1.