Toimittajaluettelot
Sijainti:
Toimittajaluettelo voidaan perustaa yleisenä, tietylle yritysryhmälle tai tietylle yritykselle. Toimittajille tallennetaan Toimittajat-näytön Asetukset-sivulla oletusarvoja, kuten maksatusjärjestelmä ja oletuskäsittelijät. Jos oletuskäsittelijät ovat yrityskohtaisia, pitää myös toimittajaluettelot määritellä yrityskohtaisesti, koska yleisille toimittajille ei voi tallentaa yrityskohtaisia tietoja.
Maksatusjärjestelmien osalta on mahdollista käyttää yleistä toimittajaluetteloa, vaikka käytössä ovat yrityskohtaiset maksatusjärjestelmät. Tämä edellyttää, että on määritelty, että yleinen maksatusjärjestelmä korvataan yrityskohtaisella maksatukseen siirrossa. Lisätietoja kohdassa Maksatusjärjestelmät.
Toimittajanumerointi käytössä -asetus määrittelee sen, käytetäänkö toimittajanumeroinnissa Seuraava numero -kohdassa annettua toimittajanumerosarjaa. Näytä toimittajanumerot -asetuksella toimittajanumero näytetään toimittajan nimen yhteydessä kauttaviivalla erotettuna.
Toimittajan pankkitili on pakollinen -asetuksella määritellään toimittajan pankkitili pakolliseksi tiedoksi. Pankkitilin ollessa pakollinen, toimittajaa ja sen ostolaskua ei ole mahdollista tallentaa ilman toimittajalle perustettua pankkitiliä.
Ostolaskut
Maksutavat-kohdassa määritellään käytetäänkö ostolaskuilla suomalaisia vai kansainvälisiä maksutapoja.
- Suomalaisia-valinnalla ostolaskulle voidaan valita suomalaisia maksutapoja.
- Kansainvälisiä-valinnalla maksutavat ovat valittavissa maksajayrityksen kotimaan maksutavoista. Mikäli maksajayrityksen kotimaalle ei ole maakohtaisia maksutapoja, voidaan maksutavaksi valita vain maksumääräys.
Verkkolaskut
Toimittajan pankkitilit -asetuksella määritellään lisätäänkö toimittajalle automaattisesti uusia pankkitilejä verkkolaskunluvussa verkkolaskuaineistosta.
Toimittajan tiliksi laskulle -asetuksella määritellään tuleeko toimittajan tiliksi laskulle toimittajan oletustili vai aineiston EpiDetails-osion tili. Aineiston EpiDetails-osion tiliä ei voida tuoda ostolaskulle tilanteessa, jossa tilien lisäys automaattisesti ei ole sallittu, eikä toimittajalle ole tallennettu verkkolaskuaineiston EpiDetails-osiosta löytyvää pankkitiliä. Tässä tilanteessa ostolaskun pankkitiliksi tulee toimittajan oletuspankkitili. Mikäli verkkolasku on muodostettu sopimuksen perusteella ja kyseiselle sopimukselle on määritelty toimittajan tili, käytetään verkkolaskulla sopimukselle määriteltyä tiliä riippumatta toimittajaluettelon Toimittajan tiliksi laskulle -asetuksesta.
Laskun oletusvaluutta -asetuksella määritellään valitaanko verkkolaskun luvussa laskulle toimittajan oletusvaluutta vai verkkolaskuaineistossa tuleva valuutta.
Laskun eräpäivä -asetuksella määritellään valitaanko verkkolaskun luvussa laskun eräpäiväksi aineistossa tuleva eräpäivä vai käytetäänkö toimittajan maksuehdon mukaista eräpäivää.
Liittymät tilausjärjestelmiin
Sovelluksesta on mahdollista avata ostolaskuun liittyviä tilaustietoja ulkopuolisesta järjestelmästä uuteen selainikkunaan. Lisäksi tätä toimintoa on mahdollista hyödyntää esimerkiksi ostolaskun syöttämistä helpottavien Internet-sivujen avaamiseen. Kyseiset liittymät näkyvät ostolaskusivulla Tilaajan viite -kentässä. Sovellus tukee viiden ulkopuolisen liittymän käyttämistä.
Liittymät tilausjärjestelmiin määritetään toimittajaluettelokohtaisesti. Ensimmäinen määritelty liittymä toimii Tilaajan viite -tekstistä. Muille liittymille tulee syöttää 1–2-merkkinen tunniste, joka näytetään edellä mainitun kentän yhteydessä ostolaskusivulla. Tämän lisäksi jokaiselle liittymälle tulee määritellä URL-kutsuosoite ja mahdolliset parametrit. Mahdollinen käyttäjätunnistus tapahtuu joko toimialuekirjautumisena tai URL-kutsussa välitettävien käyttäjätunnus- ja salasanatietojen perusteella.
Liittymät tilausjärjestelmiinon erikseen tilattava lisäpiirre.
Toiminnot
Lue toimittajat -toiminnolla toimittajatietoja voidaan tuoda ulkoisesta järjestelmästä. Siirrossa valitaan, mitä toimittajaluettelossa olemassa olevien toimittajien tiedoille tehdään. Toimittajien tuonti edellyttää, että tuomista varten on tallennettu sopivat liittymämääritykset. Toimittajatiedot voidaan lukea sovellukseen myös ajastetusti. Ajastetussa toimittajaluvussa on käytössä samat asetukset kuin manuaalisessakin luvussa. Katso lisätietoja kohdasta Perustietojen tuominen sovellukseen.
Lue toimittajat -toiminnossa on myös mahdollista päivittää olemassa oleville toimittajille uudet toimittajanumerot muuttamatta muita toimittajan tietoja. Lisätietoja kohdassa Toimittajanumeroiden päivittäminen.
Tulosta-toiminnolla toimittajatiedot voidaan viedä tiedostoon tai tulostaa raportille. Haluttu toiminto valitaan Tulosta-painikkeesta avautuvassa valikossa. Toimittajatiedoista muodostettava tiedosto on vakiomuotoinen CSV-tiedosto, jossa toimittajan tiedot ovat eroteltu puolipisteellä.