Basware InvoiceReady Käytönaikainen ohje
Basware InvoiceReady on ostolaskujen, matkalaskujen, matkasuunnitelmien, sopimusten ja hankintojen sähköiseen käsittelyyn tarkoitettu ohjelmisto. Sen avulla voidaan myös arkistoida ostolaskuja, matkalaskuja, sopimuksia, hankintoja ja muita taloushallinnon aineistoja.
Ostolaskun käsittely alkaa verkkolaskun noudosta tai paperilaskun skannauksesta. Tämän jälkeen sovelluksen pääkäyttäjä täydentää laskutiedot ja määrittää laskun kiertoketjun. Laskukierron käsittelijät voidaan asettaa automaattisesti toimittajan, yrityksen tai organisaatioyksikön mukaan. Laskun käsittelijät saavat sähköpostiviestin ja tarkastavat ja hyväksyvät laskut InvoiceReadyn työlistan kautta. Kun laskut on hyväksytty, ne siirretään maksatukseen. Sopimukseen perustuvat toistuvaislaskut, kuten esimerkiksi vuokrat, siivous-, sähkö- ja huoltopalvelut, voidaan siirtää automaattisesti suoraan maksatukseen ilman kierrätystä.
Matkalaskut syötetään käsin ja sen jälkeen ne kierrätetään, siirretään maksatukseen ja arkistoon kuten ostolaskutkin. Ennen matkaa on mahdollista laatia matkasta matkasuunnitelma sovellukseen.
InvoiceReadyn arkistoon tallennetaan automaattisesti ostolaskut, matkalaskut, sopimukset, hankinnat, pankkien tiliotteet ja viitesiirrot sekä Basware-ohjelmistojen tuottamat aineistot. Arkistoon voidaan tallentaa myös muiden taloushallinnon järjestelmien aineistoja. Arkistosta voidaan hakea aineistoja useilla hakuehdoilla.
Tässä ohjeessa InvoiceReadysta on käytetty yleisnimitystä sovellus. Ohje jakautuu seuraaviin osioihin:
- Perustoiminnot-osio sisältää ohjeita liittyen työlistaan, tapahtumien käsittelyyn eli ostolaskujen, matkalaskujen ja -suunnitelmien, hankintojen sekä sopimusten tarkistamiseen ja hyväksymiseen, hankintojen, matkalaskujen ja -suunnitelmien tallentamiseen sekä tapahtumien etsimiseen arkistosta. Ohjeiden sisältö on suunnattu ostolaskujen ja matkalaskujen käsittelijöille sekä hankintojen ja matkalaskujen tallentajille.
- Pääkäyttäjätoiminnot-osio sisältää ohjeita sovelluksen pääkäyttäjän tehtäviin sekä sovelluksen asetuksiin liittyen. Ohjeen sisällysluettelo mukailee sovelluksen valikkorakennetta.
- Mitä teen, jos... -osiossa on yleisimpiä kysymyksiä sovelluksen käytöstä sekä kustakin kysymyksestä linkki kyseisen aihealueen ohjeeseen.
- SaaS-palvelussa ohjelmalisenssi ei rajoita piirteiden käyttämistä, mutta joidenkin piirteiden käyttöönotto saattaa edellyttää konsultin tekemää käyttöönottotyötä.
- Lisenssiasiakkaille joidenkin piirteiden käyttöönotto saattaa edellyttää lisenssilaajennusta ja/tai konsultin tekemää käyttöönottotyötä.
Ota tarvittaessa yhteyttä sovelluksen toimittajaan, mikäli tarvitset apua piirteiden käyttöönottamisessa.