Organisaatiorakenne
Sijainti:
Käyttäjien liittäminen organisaatiorakenteeseen
Organisaatiorakenne-toiminnossa perustetaan sovelluksessa käytettävät yritykset. Yritykset jaetaan todellista organisaatiorakennetta vastaaviin yksiköihin, joita voisivat olla esimerkiksi Myynti, Talous ja Tuotanto. Käyttäjät lisätään yksiköihin tai yritystasolle jäseniksi. Jotta käyttäjän voi lisätä yrityksen tai yrityksen yksikön jäseneksi, kyseinen yritys pitää ensin lisätä sallituksi käyttäjälle (). Lisätietoja kohdassa Käyttäjien liittäminen organisaatiorakenteeseen.
Organisaatiorakenteessa näytetään tiedot tasoittain aakkosjärjestyksessä. Organisaatiorakenteessa näkyvät myös sovellukseen perustetut yritysryhmät. Organisaatiorakenteen kautta ei kuitenkaan voida muuttaa eikä ylläpitää yritysryhmän tietoja, vaan se tehdään Yritysryhmät -näytöllä.
Organisaatiorakenne-sivun yläreunan hakutoiminnolla on mahdollista hakea yritysryhmää, yritystä, yksikköä tai jäsentä nimen tai sen osan perusteella. Hakutuloksissa hakukriteeriin täsmäävä tieto (yritysryhmä, yritys, yksikkö tai jäsen) näytetään tummennettuna. Lisäksi puurakenne näytetään tarvittaessa avattuna, jotta käyttäjä näkee helposti, miten löydetty tieto sijoittuu organisaatiorakenteessa. Hakutuloksessa ei näytetä sellaisia yrityksiä, joissa määritelty hakuehto ei toteudu.
Perustiedot-välilehti
Yritys
Yritys lisätään organisaatiorakenteeseen painamalla Uusi yritys -painiketta. Painike on aktiivinen, jos käyttäjän käyttäjäprofiilissa on sallittuna oikeus Yrityksen lisäys. Yrityksen perustiedoissa määritellään yrityksen kirjanpitotunnus. Tämän tunnuksen tulee olla sama kuin maksatusjärjestelmässä käytetty tunnus.
Y-tunnus ja OVT-tunnus toimivat sähköisen laskutusaineiston osalta tunnistetietoina, joilla verkkolaskut ohjautuvat oikealle yritykselle. Katso lisätietoja kohdasta Verkkolaskun ostajayrityksen tunnistaminen.
Vastuuhenkilö on yksikön tai yrityksen esimies. Esimies on erikoisasemassa erityisesti tapahtumien kierrätyksessä. Henkilön sijaisena toimii oletuksena joko yksikön vastuuhenkilö, tai jos sijaista määritellään vastuuhenkilölle, organisaatiorakenteen hierarkiassa ylempänä olevan yksikön vastuuhenkilö. Tarvittaessa voidaan määritellä myös organisaatiorakenteesta poikkeava sijainen käyttäjätietoihin, jolloin organisaatiorakennetta ei käytetä sijaista määriteltäessä. Lisätietoja kohdassa Sijaiskäytännöt.
Toimittajaluettelo-kenttään valitaan yrityksen käyttämä toimittajaluettelo. Kun valittuna on tieto <Oletus>, yritys käyttää yleisissä asetuksissa määriteltyä toimittajaluetteloa.
Tiliöinnin asetukset
Tililuettelo-kenttään valitaan yrityksen käyttämä tililuettelo. Kun valittuna on tieto <Oletus>, yritys käyttää yleisissä asetuksissa () määriteltyä tililuetteloa. Lisätietoa tililuettelon perustamisesta kohdassa Tililuettelot.
- Selitteeksi toimittajan/henkilön nimi -asetuksen ollessa päällä tulee tiliöinnissä vastavienti- ja verorivien selitteeksi ostolaskuilla aina toimittajan nimi ja matkalaskuilla ja matkasuunnitelmilla henkilön nimi. Asetuksen ollessa poissa päältä vastaviennin selite muodostuu ensimmäisen kuluviennin perusteella.
- Näytä vero- ja vastaviennit tiliöinnissä -asetuksen ollessa päällä tiliöinnissä näytetään oletuksena kuluvientien lisäksi myös vero- ja vastaviennit. Tiliöinnissä olevan kuvakkeen avulla käyttäjä voi halutessaan myös näyttää/piilottaa vero- ja vastaviennit.
Ostolaskujen täsmäytys -asetuksella ohjataan ostolaskujen täsmäyttämistä. Valittavissa olevat valinnat riippuvat sovelluksen lisenssistä: Mahdolliset valinnat ovat Hankinnat, Ulkoinen tilausjärjestelmä, Automaattinen otsikkotason täsmäytys ja Automaattinen rivitason täsmäytys. Hankinnat- ja Ulkoinen tilausjärjestelmä-valinnoilla määritellään ostolaskujen Tiliöinti-toiminnossa olevan Täsmäytys-painikkeen toiminta. Asetuksesta riippuen tiliöinnin Täsmäytys-painike avaa joko hankintojen sisäisen täsmäytysnäkymän tai ulkoisen tilausjärjestelmän täsmäytysnäkymän. Jos molemmat vaihtoehdot ovat käytössä, tiliöinnissä näkyy Sisäinen täsmäytys -painike ja Ulkoinen täsmäytys -painike.
Automaattinen otsikkotason täsmäytys- ja Automaattinen rivitason täsmäytys-valinnoilla määritellään onko automaattinen täsmäyttäminen käytössä yrityksen ostolaskuille. Asetukset voidaan valita toistaan riippumattomasti. Lisätietoa kohdassa Ostolaskun täsmäytys automaattisesti.
Käsittelijä tiliöintiriville -asetus liittyy tapahtumien rivikohtaiseen hyväksyntään. Asetuksella valitaan se seurantakohde, jolle halutaan määritellä tapahtumien rivikohtaisen hyväksynnän oletuskäsittelijöitä. Ei valintaa -vaihtoehdolla millekään seurantakohteelle ei voi määritellä oletuskäsittelijöitä. Asetus määrittelee samalla myös seurantakohteen, jota voidaan käyttää määriteltäessä käyttäjäkohtaisia käsittelyrajoja.
Ostolaskun esikirjaus -kenttään valitaan esikirjauksen tyyppi. Valittavina on Raportti, Liittymä tai Ei käytössä. Oletuksena ostolaskujen esikirjaus ei ole käytössä. Esikirjausta ei voi käyttää, jos maksatus tapahtuu Analyste Maksuliikenne -ohjelmiston kautta.
Oletuskäsittelijät-välilehti
Oletuskäsittelijät-välilehdellä voidaan määritellä eri tapahtumatyyppien oletuskäsittelijät yritystasolle. Lisätietoja kohdassa Tapahtumien oletuskäsittelijöiden määritteleminen.
Muut tiedot-välilehti
Laskentasääntö-kenttään määritellään yrityksen matkalaskuilla käytettävä laskentasääntö. Ei päivärahalaskentaa -valinnalla automaattinen päivärahalaskenta ei ole käytössä ja tällöin yrityksen organisaatioyksiköiden tai jäsenten laskentasääntöasetuksilla ei ole merkitystä.
Analyste Finance -ohjelmistoa käytettäessä voidaan ostolaskuilta ja matkalaskuilta siirtää tapahtumien summat Financen Kassasuunnitteluun ennakoiduiksi tapahtumiksi. Tällöin valitaan asetus Analyste Finance -liittymä Käytössä. Finance tili, ostot -kenttään valitaan se kassasuunnittelun tili, jolle halutaan ostolaskujen summien siirtyvän ennakoiduiksi tapahtumiksi. Finance tili, matkat -kenttään valitaan vastaavasti kassasuunnittelulun tili matkalaskujen summia varten. Kassasuunnittelun tili voidaan määritellä myös toimittajakohtaisesti Toimittajat-näytöllä. Tapahtumasta siirtyy Financeen tieto siinä vaiheessa, kun tapahtuma tallennetaan, mikäli kassasuunnittelun tili on joko syötetty tapahtumalle tai se on tullut oletustiedoista.
Yrityksen tunnistetietoja käytetään tarvittaessa yrityksen tunnistamiseen/yksilöimiseen, kun yrityksellä on skannauspalvelu käytössä. Kenttien sisältö voi vaihdella käytettävästä skannauspalvelusta riippuen.
Skannauspalvelu-kenttään valitaan yrityksen käyttämä skannauspalvelu.
Hankinnat-välilehti
Hankinnat-välilehdellä voidaan syöttää hankinnalle tulevat laskutus-, toimitus- ja postitusosoitteet omiin osoitekenttiinsä yritys-, yksikkö- ja/tai jäsentasoille. Nämä kolme osoitekenttää ovat itsenäisiä eli niitä voidaan käyttää eri tasoilla. Yritystasolle voidaan esimerkiksi antaa laskutusosoite, yksikkötasolle postitusosoite ja jäsentasolle toimitusosoite. Tällä tavoin samoja tietoja ei tarvitse ylläpitää jokaiselle tasolle, vaan riittää, että jäsen- ja yksikkötasolle määritellään vain yritystasosta poikkeavat tiedot. Osoitekenttiin mahtuu 10 riviä tietoja.
Yritystasolla on myös Lisätietoa-syöttökenttä, jota voidaan käyttää, kun toimittajalle halutaan välittää lisätietoa tai ohjeistusta esimerkiksi tilauksen toimittamista varten. Lisätietoja-kentän sisältö lisätään hankinnan kuvalle Lisätietoja-otsikon alle.
Yritystasolla on lisäksi syöttökentät seuraaville yritykseen liittyville hankinnan tiedoille: Y-tunnus, VAT-tunnus, OVT-tunnus, puhelinnumero, faksinumero, sähköpostiosoite sekä internet-osoite.
Logotiedosto-kenttään voidaan tallentaa hankinnan kuvalla käytettävä yrityksen logo kuvatiedostona. Kuvan tiedostomuoto voi olla esimerkiksi JPEG, TIFF, GIF, PNG, BMP. Valittu logo skaalataan hankinnan kuvalla kokoon leveys 316px x korkeus 120px siten, että kuvan suhteet eivät vääristy. Jos logotiedostoa ei ole tallennettu, näkyy hankinnan kuvassa yrityksen nimi.
Yritystasolla olevat lisätietokentät ja logo ovat yhteisiä kaikille kyseisen yrityksen yksiköille ja jäsenille.
Tilitoimisto-välilehti
Tilitoimistokäyttäjä on lisenssipiirre. Tilitoimistokäyttäjällä tarkoitetaan käyttäjää, jolla on oikeudet hänelle käyttäjätiedoissa sallittujen yritysten tapahtumiin ilman käyttäjän liittämistä organisaatiorakenteeseen. Arkistohaussa tilitoimistokäyttäjän hakuoikeudet vastaavat organisaatiojäsenen Kaikki yrityksen -hakuoikeutta.
Tilitoimistokäyttäjille ei voi syöttää matkalaskuja eikä häntä voida liittää organisaatiorakenteeseen. Vain tilitoimistokäyttäjät näkevät toiset tilitoimistokäyttäjät käyttäjien valintalistoilla. Tilitoimistokäyttäjä voi toimia vain toisen tilitoimistokäyttäjän sijaisena.
Tilitoimistokäyttäjiä voidaan tarkastella organisaatiorakenteessa eri asetustasoilla Tilitoimisto, käyttäjät -välilehdellä. Välilehdellä näytetään tilitoimistokäyttäjälle mahdollisesti määritelty poissaolo sekä poissaolosijainen. Poissaolosijainen näytetään vain, mikäli sijainen on määritelty samalle organisaatiotasolle tai mikäli käyttäjälle on määritelty vain yksi sijainen ja tämä sijainen on määritelty järjestelmätasolle.
Tiliöintisäännöt-painike
- Ostovelkatili sekä kotimaisille että ulkomaisille ostolaskuille (Ostovelkatiliöinti ja Ulk.ostovelkatiliöinti)
- Matkalaskujen vastatili
- Matkalaskujen vastatili - ei korvattavat
Käytetään matkalaskuilla kun Ei-korvattaville kuluille halutaan tiliöinnissä muodostuvan oma vastavientinsä. Mikäli Ei-korvattaville kuluille ei määritellä omaa vastatiliä, käytetään näiden kulujen kirjaamiseen matkalaskujen normaalia vastatiliä. Lisätietoa Ei-korvattavista kuluista kohdassa Kululajien summatasot.
- Kassa-alennuksen tili -tiliöintisääntö
- ALV-tili esikirjauksessa -tiliöintisääntö
Tiliöintisäännöt Kassa-alennuksen tili ja ALV-tili esikirjauksessa on kuvattu kohdassa Toimittajan tiliöintisäännöt.
- Yritykselle voidaan myös tallentaa tapahtumien tiliöinnissä käytettävä oletustiliöinti. Lisätietoa kohdassa Ostolaskujen automaattitiliöinti.
- Esikirjauksen kulutili
Käytetään ostolaskuilla esikirjausten kulutilinä.
- Esikirjauksen ostovelkatili
Käytetään ostolaskuilla esikirjausten ostovelkatilinä.
- Täsmäytyksen vaihteluvälin tili
Tiliöintisääntö Täsmäytyksen vaihteluvälin tili on kuvattu kohdassa Toimittajan tiliöintisäännöt.
Käsittelijäryhmät-painike
Käsittelijäryhmät-ikkunalla voidaan luoda, poistaa ja muokata yrityksen ostolaskujen käsittelijäryhmiä. Käsittelijäryhmälle pakollisia tietoja ovat tunnus ja nimi. Tunnus on yrityskohtaisesti yksilöivä tieto. Ostolaskujen käsittelijäryhmiä voi käyttää ostolaskun Käsittelijät-toiminnossa. Käyttäjä voi tällöin kerralla siirtää kaikki ryhmän käsittelijät ostolaskun käsittelijöiksi.
Syöttöarvojen avulla on myös mahdollista tunnistaa verkkolaskulta haluttu tieto käsittelijäryhmän tunnukseksi. Näin voidaan automatisoida käsittelijäryhmän käsittelijöiden asettaminen ostolaskuille.
Jotta käyttäjä voi muokata käsittelijäryhmiä, tulee käyttäjän käyttäjäprofiilissa olla sallittuna toiminto Käsittelijäryhmät.