Tuoteluettelot

Sijainti: Hankinnat > Tuoteluettelot

Tuoteluottelot-toiminnossa luodaan hankinnoilla hyödynnettävät tuoteluettelot. Sovelluksen pääkäyttäjän tai hankintavastaavan ylläpitämien tuoteluetteloiden avulla voidaan hallita ja tehostaa organisaation hankintaprosessia sekä vähentää hankintaaehdotuksen syötössä tehtäviä virheitä, koska tuoteluettelon tuotteet sisältävät valmiiksi hankintaprosessin kannalta tärkeät tuote- ja hintatiedot.

Tuoteluettelot koostuvat kolmesta eri kategoriasta: Tuoteluettelo, tuoteryhmä ja tuote. Minimivaatimus, jota Hankinnan syöttö -toiminto edellyttää on, että sovellukseen on perustettu vähintään yksi tuoteluettelo ja yksi tuoteryhmä. Tuotetiedoista saadaan hankinnan tilausriville siirrettyä useita tärkeitä tietoa, kuten tuotteen nimi, tuotekoodi, hinta ja veroprosentti, joten tuotteiden käyttäminen nopeuttaa myös hankintaehdotuksen syöttämistä.

Tuoteluetteloita voidaan perustaa ja ylläpitää asetustasokohtaisesti. Asetustasolle voidaan perustaa useita tuoteluetteloita. Tuoteluettelot voivat olla esimerkiksi toimittajakohtaisia. Tuoteluettelot ja tuoteryhmät perustetaan manuaalisesti, mutta tuotteet voidaan lukea myös ASCII- tai XML-muotoisesta siirtotiedostosta.

Tuoteryhmä tai tuote voidaan siirtää toiselle tasolle tuoteluettelossa raahaamalla ryhmä tai tuote halutulle tasolle. Tuoteryhmiä käytetään myös raportointitarkoituksiin, niillä voidaan hakea tietoa arkistosta. Kaikista tuoteluettelon ylläpitotoimista kirjoitetaan merkinnät muutospäiväkirjalle.

Tuoteluettelot-toiminnossa aktiiviset, käytössä olevat, tuoteryhmät ja tuotteet näkyvät Tuoteluettelo-välilehdellä. Keskeneräiset tuotteet -välilehdellä näkyvät tuotteet odottavat täydennystä tietoihinsa, ennen kuin niitä voidaan valita hankintaehdotuksille.

Toiminnot

Tuoteluettelon selaus

Tuoteluetteloiden selaus avautuu painamalla Tuoteluettelo-kentän viereistä selauspainiketta . Mikäli valitulle asetustasolle ei ole perustettu tuoteluetteloita, selauspainike näytetään harmauttettuna.

Haku

Välilehtien läheisyydessä sijaitsevalla hakutoiminnolla on mahdollista hakea tuoteryhmää ja tuotetta. Haku kohdistetaan tuoteryhmän ja tuotteen nimeen sekä tuotteen avainsanoihin. Myös osahaku on mahdollinen.

Haku-kenttään kirjoitetaan hakusana ja haku suoritetaan painamalla -kuvaketta. Hakutuloksissa hakukriteeriin täsmäävä tieto (tuoteryhmä tai tuote) näytetään tummennettuna. Lisäksi puurakenne näytetään tarvittaessa avattuna, jotta käyttäjä näkee helposti, miten löydetty tieto sijoittuu tuoteluettelon hierarkiaan. Hakutuloksessa ei näytetä sellaisia ryhmiä tai tuotteita, joissa määritelty hakuehto ei toteudu. Kaikki ryhmät ja tuotteet saadaan takaisin näkyviin tyhjäämällä Haku-kenttä ja suorittamalla haku ilman hakuehtoa.

Kopioi kaikki / Kopioi valittu

Kopiointi-toiminnolla kopioidaan tuoteluetteloita, tuoteryhmiä tai yksittäisiä tuotteita. Tuoteluettelo kopioidaan asetustasolta toiselle uudeksi tuoteluetteloksi. Tuoteryhmä ja tuote on mahdollista kopioida asetustason tai jopa saman tuoteluettelon sisällä tuoteluettelosta tai tuoteryhmästä toiseen.

Kopioi kaikki -painike näytetään silloin, kun puurakenteesta on valittuna ylin, koko tuoteluetteloa kuvaava, taso. Tämä toiminto kopioi tuoteluettelon tuoteryhmineen ja tuotteineen.
Kopioi valittu -painike kopioi valitun tuoteryhmän tai yksittäisen tuotteen.

Painikkeesta avautuu Kopioi-ikkuna, jossa määritellään minne valittu nimike kopioidaan. Määriteltävät kohdetiedot riippuvat kopioitavasta nimikkeestä: Tuoteluettelolle valitaan vain asetustaso. Tuoteryhmälle valitaan lisäksi vähintään myös tuoteluettelo, ja tarvittaessa tuoteryhmä. Tuotetta kopioidessa on valittava kaikki kohdetiedot.

Huomautus: Tuoteryhmille mahdollisesti määriteltyjä oletustiliöintejä ja oletuskäsittelijöitä ei kopioida tuoteryhmien mukana.

Poista kaikki

Kaikki valitun tuoteluettelon Keskeneräiset tuotteet -välilehdellä näkyvät keskeneräiset tuotteet on mahdollista poistaa kerralla painamalla Poista kaikki -painiketta.

Lue tuotteet

Tuotteiden luku ASCII- tai XML-muotoisesta tiedostosta aloitetaan painamalla Lue tuotteet -painiketta. Painike on aktiivinen, jos käyttäjän käyttäjäprofiilissa on sallittuna toiminto Tuoteluetteloiden luku.

Ennen kuin tiedostosta luku on käytettävissä, tulee sovellukseen määritellä erikseen tuotteiden lukemiseen käytettävä liittymä. Lisätietoja tuotteiden lukemisesta sekä liittymän määrittämisestä löytyy kohdasta Tuoteluetteloiden luku.

Tuoteluettelo-välilehti

Toiminnot

Uusi tuoteluettelo

Uusi tuoteluettelo lisätään painamalla -kuvaketta. Tuoteluettelolle määritellään nimi ja vihjeteksti.

Uusi tuoteryhmä

Tuoteryhmät luodaan painamalla tuoteluettelon tiedoissa Uusi ryhmä -painiketta. Perustetuille tuoteryhmille voidaan myös luoda alaryhmiä valitsemalla ylemmän tason ryhmä aktiiviseksi ja painamalla tuoteryhmän tiedoissa Uusi ryhmä -painiketta. Alaryhmä voidaan luoda myös olemassa olevalle alaryhmälle, eli alaryhmiä voi olla useammassa tasossa allekkain.

Tuoteryhmälle määritellään nimen ja vihjetekstin lisäksi oletusarvoja, kuten kirjanpidon tilinumero, tiliöinnin seurantakohteet, UNSPSC-koodi ja oletuskäsittelijät. Tarkemmin tuoteryhmän tiedoista on kerrottu alempana tällä sivulla kohdassa Tuoteryhmän tiedot.

Tuoteryhmä voidaan siirtää tasolta toiselle. Siirto tehdään valitsemalla hiiren painikkeella siirrettävä tuoteryhmä aktiiviseksi, pitämällä hiiren toimintopainike pohjassa ja raahaamalla ryhmä halutulle tasolle. Hiiren painikkeen vapautus toteuttaa siirron.

Tuoteryhmä poistetaan painamalla tuoteryhmän tiedoissa Poista-painiketta. Tuoteryhmän poisto poistaa kaikki valitun ryhmän alaisuudessa olevat alaryhmät ja tuotteet.

Uusi tuote

Tuote luodaan painamalla tuoteryhmän tiedoissa Uusi tuote -painiketta. Tuotteelle määritellään tuotetiedot, kuten nimi, tuotekoodi, kuvaus, hinta, veroprosentti, tuotteen kuva sekä tuotehaussa käytettävät avainsanat. Tarkemmin tuotteen tiedoista on kerrottu alempana tällä sivulla kohdassa Tuotteen tiedot.

Tuote voidaan siirtää tuoteryhmästä toiseen. Siirto tehdään samalla tavalla kuin tuoteryhmän siirto. Tuote poistetaan painamalla tuotteen tiedoissa Poista-painiketta.

Keskeneräiset tuotteet -välilehti

Keskeneräiset tuotteet -välilehdellä näkyvät sellaiset tuotteiden luvun kautta luetut uudet tuotteet, joille ei ole tunnistettu tuoteryhmää. Ilman tuoteryhmää tuotetta ei voida näyttää tuoteluettelossa. Keskeneräistä tuotetta ei myöskään ole mahdollista valita hankintaehdotuksille ennen kuin tuotteen tiedot on täydennetty ja tuote lisätty jonkin tuoteryhmän alaisuuteen.

Toiminnot

Tuotteen tietojen täydennys

Keskeneräiselle tuotteelle on mahdollista syöttää kaikki samat tiedot kuin uuden tuotteen lisäyksessä. Näiden lisäksi keskeneräiselle tuotteelle on Tuoteryhmä-kenttään määritettävä tuoteryhmä, johon tuote lisätään tallennuksen yhteydessä. Keskeneräinen tuote tallennetaan painamalla Tallenna-painiketta, jolloin tuote siirtyy valitun tuoteryhmän alaisuuteen Tuoteluettelot-välilehdelle.

Poista

Valittu keskeneräinen tuote poistetaan painamalla Poista-painiketta.

Tuoteluettelon tiedot

Nimi: Tuoteluettelon vapaamuotoinen nimi on pakollinen tieto.

Vihjeteksti: Tuoteluettelon vihjeteksti näkyy esimerkiksi tuoteluetteloiden selauksessa sekä hankinnan tilausrivin tuote- ja tuoteryhmäselauksessa. Kentän pituus on 50 merkkiä.

Tuoteryhmän tiedot

Nimi: Tuoteryhmän nimi on pakollinen tieto. Nimi voidaan syöttää kaikilla sovelluksessa käytössä olevilla kielillä.

UNSPSC-koodi: Koodilla voidaan yksilöidä tuoteryhmät kansainvälisen standardin mukaisesti. Kentän pituus on 10 merkkiä.

Sovellus ei tarkista UNSPSC-koodin yksilöllisyyttä, mutta se on suositeltavaa syöttää yksilöivänä. Tuotteiden luvussa UNSPSC-koodia käytetään tunnistamaan uuden tuotteen tuoteryhmä.

Vihjeteksti: Tuoteryhmälle on mahdollista syöttää vihjeteksti kaikilla sovelluksessa käytössä olevilla kielillä. Vihjeteksti näytetään hankinnalla tilausrivin tuote- ja tuoteryhmäselauksessa. Kentän pituus on 50 merkkiä.

Tiliöinnin asetukset: Kenttiin voidaan syöttää tuoteryhmäkohtaiset tiliöinnin oletusarvot: kirjanpidon tili, seurantakohteet ja verokoodi. Hankinnan tilausriville haetaan oletustiliöintitiedot ensisijaisesti tuoteryhmän tiedoista. Jos tuoteryhmälle ei ole annettu kaikkia tiliöinnin oletusarvoja, haetaan hankinnan tilausriville puuttuvia arvoja toissijaisesti organisaatiorakenteesta hankinnalle valitun henkilön ja kolmanneksi organisaatioyksikön sekä sitä ylempien organisaatioyksiköiden tiedoista.

Oletuskäsittelijät: Hankintojen oletuskäsittelijät haetaan ensisijaisesti tuoteryhmän tiedoista, mikäli hankintojen kierrätysvaiheissa on kyseinen kohta valittuna.

Tuotteen tiedot

Nimi: Tilattavan tuotteen tai palvelun nimi. Tuotteen nimi on pakollinen tieto.

Tuotekoodi: Tilattavan tuotteen tai palvelun tuotekoodi tai lyhenne. Tuotekoodi on pakollinen tieto.

Sovellus ei tarkista tuotekoodin yksilöllisyyttä tuotteen tallennuksen yhteydessä. Tuotekoodi on suositeltavaa syöttää yksilöivänä, sillä tuotteiden luvussa olemassa olevat tuotteet tunnistetaan ja päivitetään tuotekoodin perusteella.

Yksikkö: Tuotteen yksikkö, esimerkiksi kpl.

Hinta ja valuutta: Tuotteen veroton yksikköhinta, joka ei voi olla negatiivinen. Oletusvaluuttana käytetään asetustason kotivaluuttaa.

Vero-%: Tuotteen veroprosentti. Sallitut arvot ovat 0-100.

Oletustoimittaja: Tuotteen oletustoimittaja on informatiivinen tieto. Oletustoimittaja näytetään hankinnan tilausrivillä sekä tilausrivin tuote- ja tuoteryhmäselauksessa.

Selite: Tuotteen vapaamuotoinen kuvaus, joka näytetään hankinnan tilausrivin tuote- ja tuoteryhmäselauksessa.

Kuva: Tuotteen kuva, joka näytetään hankinnan tilausrivin tuote- ja tuoteryhmäselauksessa. Kuvan tiedostomuoto voi olla esimerkiksi JPEG, TIFF, GIF, PNG, BMP.

WWW-osoite: Esimerkiksi tuotteen valmistajan tai toimittajan web-sivun avaava osoite, joka näytetään hankinnan tilausrivin tuote- ja tuoteryhmäselauksessa.

Avainsanat: Avainsanoja käytetään hakutoiminnoissa Tuoteluettelot-sivulla sekä hankinnan tuote- ja tuoteryhmäselauksessa. Avainsanojen avulla haku kohdistuu tuotteeseen. Avainsanat syötetään puolipisteellä erotettuna.