Matkasuunnitelman syöttäminen

Sijainti: Matkasuunnitelmat > Matkasuunnitelman syöttö

Jos sinulla keskeneräisiksi tallennettuja tai hylättyjä matkasuunnitelmia, valitse Täydennystä odottavat -ikkunalta se matkasuunnitelma, jota haluat käsitellä. Lisätietoja kohdassa Täydennystä odottavat matka- ja kululaskut ja matkasuunnitelmat.

Saat keskeneräisiksi tallennetut ja hylätyt matkasuunnitelmat näkyviin myös painamalla Matkasuunnitelman syöttö -näytöllä Keskeneräiset-painiketta.

Jos et halua käsitellä täydennystä odottavia tapahtumia, napsauta Täydennystä odottavat -ikkunalla Palaa.

Määritä matkan tiedot:
- Yritys. Oletuksena valittuna on se yritys, jolle olet edellisen kerran tallentanut matkasuunnitelman.
- Organisaatioyksikkö
- Henkilö
- Liikekumppani: Kirjoita tekstikenttään matkaan liittyvä kumppani tai kumppanit.
- Tarkoitus: Kirjoita tekstikenttään matkan tarkoitus. Jos matkan tarkoitus edellyttää laajaa selvitystä (esim. kurssin sisältö), on suositeltavaa, että tämä tehdään erilliseen liitteeseen. Lisätietoja kohdassa Liitteiden lisääminen matkasuunnitelmalle.
- Matkakohde: Kirjoita tekstikenttään lähtöpaikka ja matkan kohde. Lisäksi on hyvä eritellä matkareitti.
- Lähtöaika: Syötä tai valitse matkan alkamispäivä ja kellonaika.
- Paluuaika: Syötä tai valitse matkan loppumispäivä ja kellonaika.
- Matkaennakko: Syötä tarvitsemasi matkaennakon määrä. Ennakko voidaan maksaa joko tilille tai kassasta käteisenä.
Valitse Matkan tyyppi -valikosta matkan tyyppi. Oletuksena valittuna on se matkan tyyppi, jonka olet tallentanut edelliselle matkasuunnitelmalle.
Syötä tai valitse valintalistasta seurantakohteet (esim. kustannuspaikka, projekti, osasto, jne.), joihin matkan kulut halutaan kohdistaa kirjanpidossa.
Matkasuunnitelma tiliöidään vain siinä tapauksessa, jos siihen liittyy matkaennakkoa.
- Jos matkaennakon kululajille on annettu tiliöinti kululajin tiedoissa, matkasuunnitelma tiliöityy tällöin automaattisesti.
- Jos matkasuunnitelma tiliöidään itse tai haluat tarkistaa tiliöinnin, napsauta Tiliöi.
Matkasuunnitelma ohjautuu automaattisesti sovelluksessa määritellyllä tavalla joko käyttäjän esimiehelle, matkasihteerille tai muulle matkasuunnitelmia käsittelevälle henkilölle. Valmiiksi määriteltyjä käsittelijöitä voi tarkastella ja muuttaa napsauttamalla Käsittelijät-painiketta. Jos haluat jatkaa matkasuunnitelman tallennusta myöhemmin, valitse kohta Tallenna keskeneräiseksi ja paina Tallenna. Matkasuunnitelma tallentuu tällöin Keskeneräinen-tilaan, eikä lähde vielä käsittelijöiden työlistalle.
Huomautus: Matkasuunnitelma on mahdollista tallentaa suoraan hyväksytyksi Tallenna, hyväksy -painikkeella, jolloin sitä ei tarvitse kierrättää. Käyttäjän käyttäjäprofiilissa tulee tällöin olla sallittuna kohta "Matkasuunnitelmat, hyväksyntä tallennuksessa".

Huomautus: Käyttäjä ei kuitenkaan voi hyväksyä omaa matkasuunnitelmaansa eli Tallenna, hyväksy -toimintoa voi käyttää vain syötettäessä matkasuunnitelmaa toiselle käyttäjälle.
Napsauta Tallenna.
Huomautus: Tallennetun matkasuunnitelman tietoja voidaan muuttaa tallentamisen jälkeen. Lisätietoja kohdassa Matkasuunnitelman muuttaminen.