Sopimuksen syöttö

Perustiedot-välilehti

• Määritä Yritys, jolle sopimus tallennetaan. Tarvittaessa voit määritellä myös organisaatioyksikön.
• Vastuuhenkilö: Sopimuksen vastuuhenkilö.
• Sopimuksen tyyppi: Valitse sopimuksen tyyppi.
  • Ei ostolaskuja = Ostolaskujen kohdistaminen sopimukseen ei ole sallittu. Sopimukseen ei liity ostolaskuja. Sopimus kierrätetään omana itsenäisenä dokumenttina, joka arkistoidaan kierrätyksen jälkeen.

  • Ostolaskujen kohdistaminen sallittu = Sopimukseen on mahdollista kohdistaa ostolaskuja. Ostolasku hyväksytään automaattisesti sopimukseen perustuen, mikäli ostolasku vastaa sopimukselle määritettyä maksusuunnitelmaa. Muussa tapauksessa ostolasku siirtyy normaaliin hyväksymiskiertoon.

  • Ostolaskun muodostus sopimuksesta = Ostolaskut muodostetaan sopimuksen ja sille määritetyn maksusuunnitelman perusteella. Muodostettu ostolasku kohdistuu sopimukseen automaattisesti. Edellytyksenä ostolaskujen muodostamiselle on, että sopimukselle on tallennettu Tiliöinti-toiminnossa laskurivi(t), sopimuksella on seuraava laskutuspäivä, sopimus on Hyväksytty-tilassa ja Sopimusten asetuksiin on tehty tarvittavat määritykset ostolaskujen muodostamista varten.

  • Budjettisopimus = Budjettisopimukseen on mahdollista kohdistaa yhden tietyn toimittajan tai useiden eri toimittajien ostolaskuja. Sopimus määrittää budjetin, jota ei voi ylittää. Sovellus siis seuraa sopimuksessa määritellyn budjetin käyttöä, eikä salli uuden ostolaskun kohdistamista, mikäli lasku ylittäisi budjetin. Sopimuksen vastuuhenkilö saa etukäteen tiedon sähköpostitse, kun riittävän suuri osa budjetista on kulutettu. Etukäteistiedon raja määritetään Lisätiedot-välilehden Ilmoitusraja-asetuksessa.

• Viite-kenttään syötetään sopimuksen viite tai sopimusnumero. Kun ostolaskua liitetään sopimukseen, verrataan täsmääkö ostolaskun Tilaajan viite -kentässä oleva tieto sopimuksen Viite-tietoon.
• Valitse sopimukseen liittyvien ostolaskujen Toimittaja.
  Huomautus: Toimittajaa ei ole pakko valita budjettisopimukselle. Mikäli Budjettisopimukselle ei ole määritetty toimittajaa, samaan sopimukseen voidaan kohdistaa useiden eri toimittajien ostolaskuja (mikä ei ole mahdollista muilla sopimustyypeillä). Ilman toimittajaa olevalle budjettisopimukselle ostolaskut eivät kuitenkaan kohdistu automaattisesti, vaan kohdistaminen on tehtävä manuaalisesti.
• Yhteyshenkilö: Kumppanin yhteyshenkilö. Oletuksena kenttään tuodaan sopimukselle valitun toimittajan tietoihin tallennettu yhteyshenkilö.
• Aihe: Sopimuksen aihe tai nimi.
• Sopimuspäivä: Sopimuksen päiväys.
• Voimassaolo: Sopimuksen voimassaolon alkamis- ja päättymispäivämäärä. Ostolaskuja voi kohdistaa vain sellaiseen sopimukseen, joka on voimassa ostolaskun tositepäivänä.
  Huomautus: Toistaiseksi voimassaolevien sopimusten päättymispäivämäärä tulee jättää tyhjäksi. Sopimuksen päättymispäivämäärä on kuitenkin määriteltävä, kun sopimuksen tyyppi on Ostolaskun muodostus sopimuksesta.
• Sopimuksen arvo: Sopimuksen arvo valuutassa. Sopimuksen valuutta on oletusarvoisesti yrityksen kotivaluutta, mutta tarvittaessa voit vaihtaa valuuttakoodin. Sopimuksen arvolla on merkitystä erityisesti silloin, kun sopimuksen käsittelijällä on käytössä käsittelyraja. Sopimuksen arvon perusteella määritellään, riittääkö käsittelijän käsittelyraja käsittelyvaiheen hyväksyntään. Kun sopimuksen perusteella muodostetaan ostolaskuja, sopimuksen arvo muodostuu Käsittelysäännöt-välilehden Laskujen määrä- ja Summa enintään -tietojen perusteella.
• Sopimuksen vasta-arvo: Sopimukseen arvo yrityksen kotivaluutassa.
• Lisätiedot: Sopimukseen liittyvä selite tai kuvaus.

Käsittelysäännöt-välilehti

• Hyväksyntä: Valitse hyväksyykö käyttäjä ostolaskun vai hyväksytäänkö se automaattisesti. Jos valinta on kohdassa Käyttäjän toimesta, sopimukseen liitetyt ostolaskut kierrätetään normaalisti ostolaskujen kierrätysvaiheiden mukaisesti. Jos valinta on kohdassa Automaattisesti, sopimukseen liitetyt ostolaskut menevät automaattisesti hyväksytyiksi, mikäli edellytykset tälle täyttyvät. Lisätietoja kohdassa Ostolaskun kohdistus sopimukseen ja automaattinen hyväksyntä.
• Laskujen määrä: Sopimuksen perusteella automaattisesti hyväksyttävien ostolaskujen enimmäislukumäärä.
• Summa enintään: Sopimuksen perusteella automaattisesti hyväksyttävän ostolaskun enimmäissumma.
• Käsittelijät: Jos sopimukseen liitettyä ostolaskua ei hyväksytä automaattisesti, lisätään ostolaskulle käsittelijöiksi ensisijaisesti tässä määritellyt käsittelijät, jos ostolaskujen kierrätysvaiheissa on näin määritelty. Jos käsittelijöitä ei ole määritelty, haetaan puuttuvat käsittelijät kuten ostolaskulle, johon ei liity sopimuksia. Lisätietoja löydät kohdasta Tapahtumien kierrätysvaiheet.

Ostolaskun muodostus sopimuksesta -tyyppisellä sopimuksella aktiivisena ovat seuraavat kentät:

• Seuraava laskunumero: Seuraavaksi muodostettavan ostolaskun laskunumero. Numero koostuu kiinteästä alkuosasta ja juoksevasta loppuosasta.
• Seuraava laskutuspäivä: Seuraavaksi muodostettavan ostolaskun laskutuspäivä sekä laskujen muodostusväli.
  • Kun Seuraava laskutuspäivä -kenttä jätetään tyhjäksi, ei sopimuksen perusteella muodosteta ostolaskuja.
  • Kun sopimus halutaan päättää ennenaikaisesti siten, että sen perusteella ei enää muodostu ostolaskuja, tämä tehdään tyhjentämällä Seuraava laskutuspäivä ja muuttamalla uusi päättymispäivämäärä Perustiedot-välilehden Voimassaolo-kenttään.

• Laskun tositepäivä: Valinnalla määritellään sopimuksesta muodostettavan ostolaskun tositepäivä sekä toimituspäivä.
  • Valinnalla Laskupäivä toimitus- ja tositepäivä on sama kuin ostolaskun laskutuspäivä.
  • Valinnalla Eräpäivä toimitus- ja tositepäivä on sama kuin ostolaskun eräpäivä.
  • Valinnalla Eräpäivän kuukausi toimitus- ja tositepäiväksi muodostuu ostolaskun eräpäivää vastaavan kuukauden ensimmäinen päivä.

• Laskun eräpäivä: Muodostettavan ostolaskun eräpäivä. Tämän asetuksen valintojen perusteella muodostetaan ostolaskulle eräpäivä.
  • Valinnalla Maksuaika, pv ostolaskun eräpäivä muodostetaan lisäämällä laskupäivään viereiseen kenttään syötetty maksuaika.
  • Valinnalla Laskupäivän kuukausi ostolaskun eräpäivä muodostuu laskupäivän kuukaudesta ja viereiseen alasvetovalikkoon valitusta kalenteripäivästä. Vuosi määräytyy kuukauden perusteella.
  • Valinnalla Laskupäivän kuukausi +1kk ostolaskun eräpäivä muodostuu laskupäivän kuukautta seuraavasta kuukaudesta ja viereiseen alasvetovalikkoon valitusta kalenteripäivästä. Vuosi määräytyy kuukauden perusteella.

• Maksuviite: Muodostettavan ostolaskun viite. Viitteeksi voidaan määrittää yksi kiinteä viite tai vaihtoehtoisesti laskupäiväkohtaiset viitteet.
  Vihje: Suomalaisen kiinteän viitteen voi lisäksi määrittää siten, että jokaiselle ostolaskulle muodostuu yksilöllinen viite. Syöttämällä esim. "11nnnnn11t", syntyy ensimmäiselle ostolaskulle viite "11000001111", seuraavalle "1100002110", jne. Eli n-kirjaimet korvataan laskunumeron juoksevalla osalla ja t-kirjain tarkistemerkillä.
• Toimittajan tili: Muodostettavan ostolaskun toimittajan tili. Valinnalla on mahdollista määrittää muodostettavalle osotlaskulle haluttu toimittajan tili. Valinnalla Ei valintaa toimittajan tiliksi ostolaskulle muodostuu toimittajan oletustili.
• BIC: Toimittajan tilinumeron BIC-koodi. BIC-koodi näytetään toimittajan tilin perusteella automaattisesti, joten sitä ei voi muuttaa.
  Huomautus: Kun sopimukselle muutetaan voimassaoloaikaa, seuraavaa laskutuspäivää ja/tai laskujen muodostusväliä, vaikuttavat nämä muutokset sopimuksen perusteella hyväksyttävien ostolaskujen kappalemäärään ja sopimuksen arvoon.

Lisätiedot-välilehti

• Sopimuksen tarkistamisväli: Toistaiseksi voimassaolevan sopimuksen tarkistamisväli. Vastuuhenkilö asetetaan Tiedoksi-vaiheeseen sopimukselle tarkistamisvälin mukaisesti ja hän saa ajastetun sähköpostilähetyksen yhteydessä ilmoituksen Tiedoksi-vaiheesta.

• Ilmoitus päättymisestä: Määrittää, montako päivää ennen sopimuksen päättymistä sopimuksen vastuuhenkilö asetetaan Tiedoksi-vaiheeseen sopimukselle. Vastuuhenkilö saa ajastetun sähköpostilähetyksen yhteydessä ilmoituksen Tiedoksi-vaiheesta.

• Ilmoitusraja: Budjettisopimuksen ilmoitusraja määrittää, milloin sopimuksen vastuuhenkilölle lähetetään ilmoitus budjetin käyttämisestä. Ilmoitus lähetetään ajastetun sähköpostilähetyksen yhteydessä, kun budjetin käyttö (sopimukseen kohdistettujen ostolaskujen yhteenlaskettu bruttosumma) saavuttaa määritellyn käyttörajan. Valittavissa olevat ilmoitusrajat ovat: 60%, 70%, 80% ja 90% budjetista käytetty.

Jos haluat lisätä sopimukseen liitteen, napsauta Lisää-painiketta lisätäksesi liitetiedoston. Lisätietoja kohdassa Tapahtuman liitteiden käsitteleminen.

Käytä tietoja seuraavan tapahtuman oletusarvoina -rastivalinta kopioi uudelle sopimukselle valitun sopimuksen tiedot sekä mahdolliset lasku- ja tiliöintirivit.

Jos sopimusten kierrätysasetuksissa (Sopimukset > Kierrätysvaiheet) on määritelty sopimuksille käsittelyvaiheet, eri vaiheille pitää määritellä käsittelijät (esimerkiksi tarkastaja ja hyväksyjä). Käsittelyvaiheiden käsittelijät voidaan saada sopimukselle myös oletuksena organisaatiorakenteesta, jos sopimusten kierrätysvaiheissa on niin määritelty ja organisaatiorakenteeseen on tallennettu sopimusten oletuskäsittelijät. Lisätietoja kohdassa Tapahtumien oletuskäsittelijöiden määritteleminen.

Jos sopimukselle ei ole määritelty kierrätysvaiheita, sopimukselle ei tallenneta käsittelijöitä, vaan sopimus on hyväksytty suoraan tallennuksen jälkeen.

Sopimusten tiliöiminen

Sopimusta ei viedä kirjanpitoon, joten sopimusta ei myöskään tiliöidä. Sopimukselle voidaan kuitenkin syöttää sopimukseen kohdistettavien ostolaskujen tiliöintisääntö. Tiliöinnissä määritellään, miten ostolaskun summa jaetaan eri tiliöintiriveille. Tiliöintirivin määrä voidaan antaa prosenttiosuutena ostolaskun summasta, prosenttiosuutena tiliöimättömästä määrästä tai kiinteänä määränä. Sopimuksen tiliöinnissä voidaan kirjanpitotilien sijaan käyttää myös tililuettelon tiliöintimalleja.