Basware

Yrityksen poisto

Yrityksen poisto poistaa ohjelmistosta kaikki yrityksen tiedot. Sovelluksen arkistohaun kautta ei voi enää selata yrityksen arkistoituneita tietoja yrityksen poiston jälkeen, vaan arkistomateriaalit löytyvät vain pysyväisarkistosta.

Yrityksen poisto on mahdollista vain kun

Kun käyttäjän käyttäjäprofiilissa on oikeus yrityksen poistoon, yrityksen ylläpitonäytöllä Organisaatiorakenteessa näkyy Poista-painike aktiivisena. Painike on Tallenna-painikkeen oikealla puolella.

Yrityksen poisto varmistetaan toimenpiteellä, jossa käyttäjän on kirjoitettava poistettavan yrityksen nimi syöttökenttään. Poistossa poistetaan kaikki yritykseen liittyvä tieto tietokannasta sekä arkiston hakemistoista. Yrityksen poistosta tehdään merkintä muutospäiväkirjaan.

Yrityksen poiston yhteydessä poistetaan käyttäjiltä oikeus poistettavaan yritykseen. Mikäli poistettava yritys on jonkun käyttäjän ainoa sallittu yritys, tulee yrityksen poistossa kysymys: "Poistetaanko myös käyttäjät, joiden ainoa sallittu yritys on poistettava yritys?".

Jos kaikki yrityksen aineistot eivät ole arkistoituneet, tulee poistossa ilmoitus: "Yritystä ei voi poistaa. Yrityksellä on arkistoitumattomia tietoja." Tällöin täytyy tarkistaa, että sovelluksen omia sisäisiä tapahtumatyyppejä ei ole arkistoitumatta kyseiselle yritykselle. Kannattaa myös tarkistaa, että yritykselle ei ole esimerkiksi Poistettu-tilaisia ostolaskuja valitsemalla Ostolaskujen käsittely -näytöllä Laskun tila -kenttään Poistettu. Poistetut laskut poistuvat sovelluksesta tai arkistoituvat Arkistointiviiveet -näytöllä määritellyn asetuksen mukaisesti.

Jos yrityksellä on keskeneräisiä tapahtumia ulkopuolisille arkiston tapahtumatyypeille, tulee yrityksen poistossa ilmoitus: "Yritystä ei voi poistaa. Yrityksellä on keskeneräisiä tapahtumia arkistossa." Keskeneräiset tapahtumat voi tarkistaa Arkisto > Arkistointi -näytöltä valitsemalla näytölle haluttu yritys. Jos yritykselle on keskeneräisiä tapahtumia, niin Hakemisto-rivin alapuolella mainitaan keskeneräisten arkistointien määrä. Nämä täytyy käsitellä loppuun tai poistaa ennen kuin yrityksen poisto onnistuu.

Jos kaikkia yrityksen tapahtumia ei ole pysyväisarkistoitu, tulee yrityksen poistossa ilmoitus: "Yritystä ei voi poistaa. Kaikkia arkistoituja tapahtumia ei ole tallennettu pysyväisarkistoon." Tällöin täytyy tehdä pysyväisarkistointi niille tapahtumille, joita ei vielä ole pysyväisarkistoitu. Pysyväisarkistoituja tapahtumia voi tarkistaa esimerkiksi vertaamalla pysyväisarkistosta tapahtumien kappalemääriä niihin määriin, joita arkistohaun kautta löytyy kyseiselle yritykselle ja tapahtumatyypille. Käyttäjällä tulee olla arkistohaun oikeudet kaikkiin yrityksen tapahtumiin.

Jos yritykseltä löytyy sellaisia arkistoituja tapahtumia, joiden tapahtumatyyppi ei enää ole käytössä ja näitä tapahtumia ei ole pysyväisarkistoitu, tulee yrityksen poistossa kysymys: "Yrityksellä on käytöstä poistetuilla ulkopuolisilla tapahtumatyypeillä arkistoituja aineistoja, joita ei ole pysyväisarkistoitu. Mikäli tapahtumia ei pysyväisarkistoida, ne poistuvat lopullisesti yrityksen muiden tietojen mukana. Jatketaanko?" Jos nämä tapahtumat halutaan pysyväisarkistoida ennen yrityksen poistoa, tulee kysymykseen vastata Ei. Käytöstä poistettu tapahtumatyyppi otetaan tämän jälkeen käyttöön Arkisto > Arkiston tapahtumatyypit -näytöllä valitsemalla kohta Käytössä, jonka jälkeen tapahtumatyypille arkistoidut tapahtumat voidaan normaalisti pysyväisarkistoida.

Jos käyttäjäprofiileihin on perustettu poistettavan yrityksen asetustasolle käyttäjäprofiili, joka on käytössä jollakin tai joillakin käyttäjillä, tulee yrityksen poistossa ilmoitus: "Yritystä ei voi poistaa. Yritystasolle on tallennettu käytössä olevia käyttäjäprofiileja." Käyttäjätietoihin tulee tällöin vaihtaa jonkin muun asetustason käyttäjäprofiili ennen yrityksen poistoa. Käyttäjille määritellyt käyttäjäprofiilit voit tarkistaa esimerkiksi käyttäjätulosteelta.

Pysyväisarkistointien median täytyy olla tarkistettu ennen yrityksen poistoa. Lisätietoja pysyväisarkistoinnin tekemisestä ja median tarkistuksesta kohdassa Pysyväisarkiston muodostaminen.

Pääaihe: Organisaatiorakenne