Tilauksen tekeminen

Sijainti: Tapahtuman käsittely -sivu

Hankintaehdotuksesta voidaan tehdä tilaus sen jälkeen, kun hankinta on Kierrätetty-tilassa eli sen kaikki normaalit käsittelyvaiheet on käsitelty loppuun. Sen jälkeen hankinta siirtyy automaattisesti Tilaus-vaiheeseen. Tilaus-vaiheen käsittelijä saa sähköposti-ilmoituksen tapahtumasta ja se odottaa käsittelijän työlistalla käsittelyä.

Tapahtumalla voi olla useita Tilaus-vaiheen käsittelijöitä. Vain yhden käsittelijän käsittely riittää, muut käsittelijät merkitään tiedoksisaajiksi tilanteessa, jossa joku käsittelijöistä merkitsee vaiheen käsitellyksi.

Tehdäksesi hankinnasta tilauksen, napsauta Tapahtuman käsittely -sivulla Tilaa- tai Tilaa, seuraava -painiketta.

Huomautus: Jos hankinnalle ei ole vielä tässä vaiheessa tallennettu toimittajaa, aukaisee sovellus toimittajan valintaikkunan ja antaa seuraavan ilmoituksen: "Lisää tapahtumalle toimittaja, jotta voit suorittaa tilauksen". Toimittajan valinnan jälkeen sovellus päivittää hankinnan kuvan vastaamaan toimittajan tietoja.

Hankinnan toimittajan asetusten mukaisesti tilaus tehdään joko puhelimitse tai sähköpostitse.

Tilaus puhelimitse
Jos toimittajakohtainen tilaustapa on Puhelin, Tilaa- tai Tilaa, seuraava -painikeen painamisen jälkeen sovellus merkitsee hankinnan käsittelyketjuun käsittelyvaiheen Tilaus suoritetuksi. Käsittelyketjun Kommentti-sarakkeessa näkyy merkintä Tilaus puhelimitse.
Tilaus sähköpostitse
Jos toimittajakohtainen tilaustapa on Sähköposti, Tilaa- tai Tilaa, seuraava -painikkeen painaminen avaa Tilauksen lähetys -ikkunan, jossa on kentät vastaanottajan sähköpostiosoitteelle, kopionsaajan sähköpostiosoitteelle, lähettäjän sähköpostiosoitteelle, viestin otsikolle ja viestille. Käyttäjä voi muuttaa sovelluksen kenttiin täydentämiä tietoja.
- Vastaanottaja-kenttään sovellus tuo toimittajatietojen Perustiedot-välilehdeltä toimittajan sähköpostiosoitteen.
- Kopio-kenttään täytetään automaattisesti tilaajan käyttäjätiedoissa oleva sähköpostiosoite.
- Lähettäjä-kenttään täytetään automaattisesti tilaajan käyttäjätiedoissa oleva sähköpostiosoite.
- Aihe-kenttään täytetään automaattisesti Tilaus <tilausnumero>, <Tilauksen aihe>.
- Viesti-kenttään voidaan kirjoittaa vapaamuotoinen viesti toimittajalle. Sovellus lisää automaattisesti viestiin liitteeksi tilauksen PDF-kuvan.
- Tallenna viesti oletusviestiksi -rastivalinta tallentaa Viesti-kenttään kirjoitetun viestin käyttäjän oletusviestiksi. Kerran tallennettua oletusviestiä voi muuttaa kirjoittamalla uuden viestin ja tallentamalla sen jälleen oletusviestiksi.
- Ok-painike sulkee ikkunan ja suorittaa viestin lähetyksen.
- Peruuta-painike sulkee ikkunan, jolloin tilausta ei tehdä.
Kun tilauksen lähetys on hyväksytty Ok-painikkeella, sovellus merkitsee hankinnan käsittelyketjuun käsittelyvaiheen Tilaus suoritetuksi. Käsittelyketjun Kommentti-sarakkeessa näkyy merkintä Tilaus sähköpostitse. Sovellus lisää hankinnan liitteeksi lähetetyn sähköpostiviestin html-muotoisena kuvana.

Tilaus on mahdollista lähettää uudelleen palauttamalla tapahtuma takaisin Tilaus-käsittelyvaiheeseen. Uudelleen lähetetystä tilauksesta kirjataan käsittelyketjuun uusi merkintä ja lähetetty viesti liitetään tapahtumalle uutena liitteenä.

Kun tapahtuman Tilaus-vaihe on käsitelty, ei tapahtuman tietoja voi enää muuttaa. Jos tapahtuman tietoja pitää muuttaa, se on palautettava ensin johonkin Tilaus-vaihetta edeltävään käsittelyvaiheeseen.