Sopimukset
Sopimukset automatisoivat ja nopeuttavat toistuvaislaskujen käsittelyä. Tällaiset laskut toistuvat kaudesta toiseen samansisältöisinä. Tällaisia laskuja ovat esimerkiksi Vuokrat, Leasing-vuokrat, Siivous, Sähkö, Huoltopalvelut, Yritysturvallisuuspalvelut, Puhelin jne. Noin 30% kaikista laskuista on tyypillisesti toistuvaislaskuja.
- Toistuvaislaskua varten tallennetaan sopimuksen tiedot. Tähän voidaan liittää esimerkiksi PDF-muotoinen sopimusdokumentti ja muut mahdolliset liitteet. Sopimus luodaan sovellukseen Sopimusten syöttö -sivulla.
- Sopimus voidaan tarvittaessa kierrättää hyväksyttävänä. Sopimus on myös mahdollista hyväksyä tallennusvaiheessa ilman kierrätystä.
- Sopimukseen perustuva lasku saapuu. Pääkäyttäjä kirjaa laskun sovellukseen kuten muutkin laskut. Lasku kohdistuu sopimukseen automaattisesti, jos laskulla on riittävät tunnistetiedot sopimuksen tunnistamista varten. Kohdistus tapahtuu laskulla olevan Tilaajan viite -tiedon avulla. Muussa tapauksessa pääkäyttäjä kohdistaa laskun sopimukseen.
- Lasku hyväksytään sopimuksen perusteella automaattisesti, jos ostolasku vastaa sopimusta ja sopimuksen mukaan automaattinen hyväksyntä on sallittu. Jos laskua ei hyväksytä sopimuksen perusteella, lasku menee normaaliin hyväksymiskiertoon.
- Lasku tiliöityy automaattisesti, jos sopimukselle tai toimittajalle on annettu laskun tiliöintisäännöt.
Päättyvistä ja tarkistettavista sopimuksista lähetetään muistutus sopimuksen vastuuhenkilölle.
Sopimusta voidaan muuttaa, mutta muutoksien jälkeen sopimus on hyväksyttävä uudestaan. Arkistossa muutetusta sopimuksesta on linkki aikaisempiin sopimuksen versioihin, joten tehtyjä muutoksia voidaan tarkastella jälkeenpäin.