Ostolaskujen automaattitiliöinti

Ostolaskun automaattinen tiliöinti tehdään silloin, kun luettu ostolasku tallennetaan tietokantaan keskeneräisenä eli ennen kuin se tuodaan näytölle tietojen täydentämistä varten. Keskeneräisen laskun tietojen täydennyksen aikana automaattinen tiliöinti tehdään uudestaan, jos käyttäjä ei ole tehnyt tiliöintiä manuaalisesti ja jos yritys, organisaatioyksikkö, käsittelijä tai toimittaja vaihtuu Ostolaskun syöttö -sivulla. Automaattista tiliöintiä ei tehdä enää uudestaan, jos lasku on tallennuksen osalta valmis.

1. Verkkolaskun ollessa kyseessä ja mikäli toimittajan Käytä verkkolaskun tiliöinnissä -asetus on Tiliöintisääntöä yhdistettynä oletustiliöintiin, luetaan ensin seurantakohdearvot laskurivin kentästä RowAccountDimensionText. Muilla Käytä verkkolaskun tiliöinnissä -valinnoilla tämä kohta ohitetaan.
2. Toimittajalle tallennetuista tiliöintisäännöistä otetaan tili, seurantakohdearvot puuttuviin kenttiin, verokoodi ja selite.

   Verkkolaskuilla selitteenä voidaan käyttää myös verkkolaskuaineistossa rivitasolla olevaa Kuvaus-tietoa (elementti ArticleName). Selitteen poimintaa ohjaa toimittajan Tiliöintirivin selite verkkolaskun riviltä -asetus.

3. Jos ensimmäisessä kierrätysvaiheessa on yksi käsittelijä ja tämä on jäsenenä vain yhdessä yksikössä, ensimmäisen vaiheen käsittelijän oletusseurantakohteista haetaan seurantakohteet niihin kenttiin, joissa ei vielä ole arvoa, jos jäsenen tiedoissa on valittu Oletusten vaikutus -kohtaan Ostolaskut, eikä jäsentä ole määritelty organisaatiorakenteeseen kyseiselle yritykselle vastuuhenkilöksi.
4. Organisaatioyksikön oletusseurantakohteista haetaan seurantakohteet niihin kenttiin, joissa ei vielä ole arvoa.
5. Yrityksen oletustiliöinnistä haetaan tili, seurantakohteet ja verokoodi niihin kenttiin, joissa ei vielä ole arvoa.
6. Jos tiliöintirivillä ei ole vielä selitettä, otetaan selitteeksi toimittajan nimi.
7. Jos verokoodi puuttuu yhä, haetaan verokoodi kirjanpitotilin tiedoista.

Jos kyseessä on verkkolasku, voidaan automaattitiliöinnissä poimia tiliöintitietoja verkkolaskuaineistosta riippuen siitä, mitä toimittajan asetuksiin on määritelty kohdassa Käytä verkkolaskun tiliöinnissä:

• Vain tiliöintisääntöä -valinnalla verkkolasku tiliöidään käyttäen vain toimittajan tiliöintisääntöjä, verkkolaskuaineiston oletustiliöintiä ei käytetä missään tilanteessa.
• Tiliöintisääntöä yhdistettynä oletustiliöintiin -valinnalla otetaan verkkolaskun oletustiliöinnistä aina seurantakohteet kohdassa 1. kuvatulla tavalla, tässä vaiheessa automaattitiliöintiä ei verkkolaskuaineistosta poimita enää muita tiliöintitietoja.
• Tiliöintisääntöä tai verkkolaskun oletustiliöintiä -asetuksella kaikkia tiliöintitietoja yritetään päätellä suoraan verkkolaskuaineiston laskurivien tiedoista, jos kohdissa 2. - 7. mainituilla tavoilla yhtäkään tiliöintitietoa ei ole saatu.

Verkkolaskulta haetaan tietoja seuraavasti:

• Kirjanpidon tili laskurivin kentästä RowShortProposedAccountIdentifier
• Seurantakohdearvot laskurivin kentästä RowAccountDimensionText. Kun samassa kentässä on useita seurantakohdearvoja, voidaan seurantakohteet erotella toisistaan joko puolipisteillä tai oikealla määrällä välilyöntejä.
• Verokoodi ja verotili päätellään laskurivillä RowVatRatePercent-kentässä olevan veroprosentin perusteella. Mikäli veroprosentilla löytyy vain yksi verokoodi, käytetään sitä tiliöinnissä. Itselaskulle verokoodi ja verotili haetaan ensisijaisesti RowVatCode-kentän sisällön perusteella, ja toissijaisesti RowVatRatePercent-kentän perusteella.
• Jos toimittajan asetuksissa on määritelty verokäsittelyksi Tiliöitävä summa -kohtaan Ei verolaskentaa, ei ostolaskun tiliöintiin tehdä verkkolaskulta verotiliöintiä, vaikka laskurivin veroprosentti täsmäisi sovellukseen tallennettuun verokoodiin.

Vastatili (ostovelkatili) haetaan ensisijaisesti toimittajalta. Jos se puuttuu toimittajalta, se haetaan yritykseltä.

Edellä kuvatulla prosessilla luodut tiliöintirivit tarkistetaan syöttösääntöjen osalta ennen rivin tallennusta laskun tiliöintiriviksi. Mikäli tiliöintirivit eivät läpäise syöttösääntötarkastuksia, kirjataan tiliöinnin tila keskeneräiseksi. Tiliöintirivit tallennetaan laskulle ja syöttösääntöjen vastaiset tiliöintirivit korostetaan punaisella taustalla.