Sijaiskäytännöt
Sijaiskäsittely tehdään sovelluksessa ajastetun sähköpostien lähetyksen yhteydessä. Jos sähköpostien lähetystä ei ole ajastettu, tapahtumia ei siis siirretä sijaisille. -näytöllä määritellään sähköpostilähetyksen ajastus sekä työpäivät, joiden mukaan lasketaan käsittelyaikojen riittävyys (lisätietoja kohdassa Kierrätysasetukset). Lisäksi sijaiselle siirtoon vaikuttaa tapahtumien kierrätysvaiheille määritellyt käsittelyajat (lisätietoja kohdassa Tapahtumien kierrätysvaiheet).
Käyttäjä voi asettaa oman poissaoloaikansa sekä sijaisensa näytöllä . Jos käyttäjän käyttäjäprofiilissa on sallittu oikeus Poissaoloasetukset, toiset käyttäjät, voi käyttäjä asettaa poissaoloajan ja sijaisen myös toiselle käyttäjälle valitsemalla Poissaoloasetukset-näytöllä toisen käyttäjän Käyttäjä-kenttään. Pääkäyttäjä voi asettaa toisen käyttäjän poissaoloajan ja sijaisen näytöllä Poissaolo-painikkeen kautta. Poissaoloasetusten määrittämisestä löydät lisätietoja kohdista Poissaoloasetusten muokkaaminen sekä Käyttäjät-sivun toiminnot.
Kun tapahtuma välitetään sijaiselle, se on edelleen myös varsinaisen käsittelijän käsiteltävissä. Kumpi tahansa voi käsitellä loppuun kyseisen käsittelyvaiheen. Kun toinen on käsitellyt tapahtuman, toisen käsittelyvaihe vaihtuu tiedoksisaanniksi.
Tapahtuma välittyy sijaiselle seuraavissa tilanteissa:
- Käyttäjä on poissa niin kauan, ettei ehdi käsitellä tapahtumaa ajoissa ennen eräpäivää.
- TAI tapahtumaa ei ole käsitelty sille varatussa ajassa. Käsittelyajat määritellään tapahtumien kierrätysvaiheissa (katso Kierrätysvaiheiden käsittelyaika). Tämä tarkoittaa, että tapahtuma voi siirtyä sijaiselle, vaikka varsinaisella käsittelijällä ei ole voimassaolevaa poissaoloasetusta. Käsittelijälle annetaan kuitenkin aina vähintään 24 tuntia aikaa käsitellä vaihe. Tämä lasketaan hetkestä, jolloin vaihe on tullut aktiiviseksi.
Huomautus: Tapahtuma on siis tässä tilanteessa ensin varsinaisen käsittelijän työlistalla 24 tuntia ja siirtyy sijaiselle vasta tätä seuraavan ajastetun sähköpostien lähetyksen yhteydessä, jos muut ehdot täyttyvät.
- Käyttäjälle on määritelty sijainen poissaoloasetuksiin. Huomaa, että käyttäjälle voidaan tehdä sijaismääritykset myös yrityskohtaisesti. Katso lisätietoja kohdasta Käyttäjät-sivun toiminnot.
- Sijainen ei ole jo käsittelijänä vaiheessa. Jos saman vaiheen käsittelijöillä olisi sama sijainen, tämä lisätään sijaiseksi kuitenkin vain toiselle käsittelijöistä.
- Sijaisella on riittävä käsittelyraja kyseiseen vaiheeseen tai vaiheella ei ole käsittelyrajatarkistusta käytössä.
- Sijaisella on oikeus käsittelyvaiheeseen käyttäjäprofiilissa.
- Sijainen ei ole poissa.
- Sijainen ei ole käsittelijänä missään vaiheessa, jos käsittelijä saa olla tapahtumalla vain yhdessä vaiheessa. Tähän vaikuttaa tapahtumien kierrätysvaiheissa määritelty asetus (katso Tapahtumien kierrätysvaiheet).
Jos kaikki yllä mainitut ehdot eivät täyty, käsittelijälle ei lisätä sijaista ja hän jää käsittelijäksi toistaiseksi.
Odottavia, hylättyjä tai tiedoksi saatuja tapahtumia ei siirretä sijaiselle. Sijaiselle siirtoa ei myöskään tehdä silloin, kun kaikki vaiheen käsittelijät eivät ole käsitelleet tapahtumaa, mutta yksi saman vaiheen käsittelijöistä on merkinnyt laskun odottavaksi tai hylätyksi.
Tapahtuma ei siirry sijaisen sijaiselle missään vaiheessa.
Käsittelijälle ja sijaiselle jää oikeus katsoa tapahtumaa myös arkistosta.
Käsittelijän poissaoloasetuksen voi tallentaa jo ennen poissaolon alkamista. Tapahtuma siirtyy sijaiselle vasta käsittelijän poissaolon alettua, jos käsittelijä ei sitä ennen ole käsitellyt tapahtumaa.