Ostolaskun täsmäytys sovelluksen sisäiseen tilaukseen

Ostolaskun täsmäytys voidaan tehdä sellaisille sovelluksen sisäisille tilauksille, joiden tila on Vastaanotettu ja Tilattu. Jos tapahtuman tila on Tilattu, tapahtumalla on oltava tehtynä vastaanottomerkintä vähintään yhdelle tilausriville. Vastaanotoksi riittää osittainen vastaanotto, eli osa tilausrivin tilatusta määrästä on merkitty vastaanotetuksi.

Täsmäytys voidaan kohdistaa tilauksen otsikkotietoihin tai tilauksen yksittäisiin tilausriveihin. Yksi ostolasku voidaan kohdistaa manuaalisesti useaan erilliseen tilaukseen, joko otsikko- tai rivikohtaisesti. Vastaavasti yhteen tilaukseen voi kohdistaa useampia ostolaskuja.

Tilausten täsmäytys -toiminto

Tilausten haku

Jos ostolaskun Tilaajan viite -kentässä on tilausnumero, sovellus hakee Tilausten täsmäytys -näytölle ostolaskun toimittajalta automaattisesti tilausnumeroa vastaavat hankinnat. Näytölle haetaan kaikki kyseisen toimittajan tapahtumat, joiden tilausnumero alkaa ostolaskun Tilaajan viite -kentässä olevalla tiedolla, joiden tila on Vastaanotettu tai Tilattu ja joille on tehty vähintään yksi vastaanottomerkintä.

Jos Tilaajan viite -kenttä on tyhjä tai siinä olleella tilausnumerolla ei löydy hankintaehdotusta, sovellus hakee näytölle kaikki ostolaskulla olevan toimittajan hankintaehdotukset, joiden tila on Vastaanotettu tai Tilattu ja joille on tehty vähintään yksi vastaanottomerkintä.

Käyttäjä voi etsiä tapahtumia tilausnumerolla kirjoittamalla Tilausnumero-hakukenttään tilausnumeron tai sen alkuosan ja painamalla Päivitä. Käyttäjä voi myös vaihtaa toimittajaa valitsemalla Toimittaja-alasvetovalikosta haluamansa toimittajan. Toimittaja-alasvetovalikossa näytetään ostolaskun yrityksen mukaisen toimittajarekisterin toimittajat, joilla on kierrossa olevia hankintaehdotuksia. Täsmäytyksen tila -alasvetovalikon valinnalla Avoimet näytetään ne tilaukset, joihin voi sillä hetkellä tehdä täsmäytyksiä. Kaikki-valinnalla näytetään kaikki tilaukset.

Huomautus: Avoimet-valinnalla ei näy osittain vastaanotettu tilaus, jonka kaikki vastaanotetut rivit on täsmäytetty, koska siihen ei voi vielä sillä hetkellä tehdä lisää täsmäytyksiä. Tilaus alkaa näkyä Avoimet-valinnalla, kun tilaukseen vastaanotetaan lisää tuotteita, jotka voi täsmäyttää.

Täsmäytettävien rivien valinta

Jokaisen tapahtuman otsikkorivin alussa on täsmäytyspainike. Jokaisella tapahtumarivillä on Laajenna-painike, jolla avataan tapahtuman tilausrivit näkyviin valitun otsikkorivin alapuolelle. Jokaisen tilausrivin alussa on myös täsmäytyspainike.

Huomautus: Tilausrivin Yksikköhinta, netto - ja Täsmäytettävä määrä -kentät ovat syöttökenttiä, joissa näytetään oletuksena tilauksella oleva yksikköhinta ja täsmäytettävissä oleva kappalemäärä. Näiden kenttien tietoja on mahdollista muuttaa, mikäli laskulla oleva yksikköhinta ja toimitettu määrä poikkeavat tilausrivillä olevista tiedoista. Muissa sarakkeissa olevia tietoja ei voi muuttaa.

Täsmäytykseen valinta suoritetaan painamalla halutun tapahtumarivin täsmäytyspainiketta, joko tapahtuman otsikkoriviltä tai tilausriviltä. Toiminto voidaan suorittaa perätysten useammalle riville, mikäli samaan ostolaskuun pitää täsmäyttää useampia tapahtumia. Valitut rivit näytetään Täsmäytettäväksi valitut tilaukset -osiossa.

Jokaisen rivin edessä on peruutuspainike Täsmäytettäväksi valitut tilaukset -luettelossa. Tällä painikkeella voidaan peruuttaa täsmäytysvalinta valitulta riviltä, jolloin valittu tapahtumarivi poistuu Täsmäytettäväksi valitut tilaukset -osioista. Peruutuspainikkeella poistettu tapahtumarivi on mahdollista valita uudelleen täsmäytettäväksi toistamalla täsmäytykseen valinta.

Täsmäytyksen tekeminen

Täsmäytä-painike merkitsee Täsmäytettäväksi valitut tilaukset -luettelossa olevat tapahtumat ja niiden tilausrivit täsmäytetyiksi ja palaa Tilausten käsittely -näkymästä ostolaskun tiliöintitilaan.

Täsmäytä, hyväksy -painike merkitsee Täsmäytettäväksi valitut tilaukset -luettelossa olevat tapahtumat ja niiden tilausrivit täsmäytetyiksi ja palaa Tilausten käsittely -näkymästä ostolaskun tiliöintitilaan. Ostolaskun viimeinen käsittelyvaihe merkitään käsitellyksi, eli ostolaskun tilaksi muutetaan Kierrätetty. Painike on näkyvissä, mikäli käyttäjäprofiilissa on sallittu Hankinnat, hyväksyntä täsmäytyksessä. Ostolasku merkitään kierrätetyksi täsmäytyksen perusteella. Täsmäytystä tekevällä käyttäjällä ei tarvitse olla oikeutta ostolaskujen viimeisen käsittelyvaiheen käsittelyyn.

Täsmäytettävien tapahtumien tiliöintirivit tuodaan ostolaskun tiliöintiriveiksi. Toiminnossa Ostolaskujen asetukset määritetään poimitaanko tiliöintirivien selite ostotilauksen rivitiedoista vai tuodaanko selitteeksi ostolaskun toimittajan nimi. Jos tilausrivin tiliöinnistä ei saada arvoa johonkin tiliöinnin kenttään, etsitään puuttuvia arvoja ostolaskujen automaattitiliöintilogiikan mukaisesti. Täsmäytyksen muodostamien tiliöintirivien poistaminen on estetty, mutta niiden muokkaaminen on mahdollista. Ostolaskun tiliöinnissä täsmäytyksen perusteella muodostetut rivit osoitetaan-kuvakkeella.

Peruuta-painike sulkee Tilausten täsmäytys -näkymän ja palaa ostolaskun tiliöintitilaan. Mitään muutoksia ei tallenneta ja täsmäytettäväksi valitut tilaukset peruutetaan takaisin aikaisempaan tilaan.