Ostolaskujen asetukset

Sijainti: Ostolaskut > Ostolaskujen asetukset

Ostolaskujen asetukset -sivun asetusten avulla vaikutetaan ostolaskujen luvun, ostolaskun syötön ja ostolaskun tiliöinnin sekä Tilausten täsmäytys -toiminnon toimintaan. Tilausten täsmäytykseen liittyvät asetukset ovat käytettävissä, mikäli lisenssissä on käytössä maksullinen lisäpiirre Ostotilausten täsmäytys.

Asetustaso-valinnalla vaikutetaan siihen, että mille yritykselle tai yritysryhmälle asetusten halutaan vaikuttavan. Tämän lisäksi on mahdollista muuttaa myös järjestelmätason asetusta, jota käytetään, mikäli yritykselle tai yritysryhmälle ei ole määritelty omia asetuksia.

Tallennus kiertoon automaattisesti

Tallennus kiertoon automaattisesti -osion asetuksilla vaikutetaan ajastetusti luettavien verkkolaskujen tallentamiseen. Käytännössä näillä asetuksilla määritetään halutaanko tietyt kriteerit täyttävät verkkolaskut tallentuvan automaattisesti kiertoon (Tallennettu-, Täsmäytyksessä- tai Kierrätetty-tilaan) vai normaalisti keskeneräisiksi.

Tallennus kiertoon automaattisesti -ominaisuus voidaan määrittää käyttöön erikseen tilauksettomille ostolaskuille ja tilauksellisille ostolaskuille:

Mikäli Tallennus automaattisesti kiertoon -ominaisuus ei ole käytössä, tallentuvat ostolaskut aina Keskeneräinen-tilaan. Kiertoon saattamiseksi keskeneräiset ostolaskut tulee tallentaa manuaalisesti tai ostolaskujen nipputallennuksen avulla.
Mikäli Tallennus automaattisesti kiertoon -ominaisuus on käytössä, tallentuvat automaattisesti kiertoon tallennuksen kriteerit täyttävät tilauksettomat ostolaskutTallennettu-tilaan, tai Kierrätetty-tilaan, mikäli laskut kiinnitetään sopimukseen ja hyväksytään sopimukseen perustuen.

Tallennuksen kriteerit täyttävät tilaukselliset ostolaskut tallentuvat Täsmäytyksessä-tilaan, tai Kierrätetty-tilaan, mikäli laskut täsmäytyvät automaattisesti sovelluksen sisäiseen hankintaan tai sovelluksen ulkopuoliseen ostotilaukseen ja ne hyväksytään täsmäytykseen perustuen.

Ostolaskut, jotka eivät täytä automaattisen kiertoon tallennuksen kriteerejä, tallentuvat Keskeneräinen-tilaan.

Automaattisesti kiertoon tallennuksen kriteerit ovat seuraavat:

Laskun on täytettävä ostolaskujen nipputallennuksen ehdot, joten laskulla täytyy olla kaikki pakolliset tiedot.
Tilauksettomalla laskuilla on ensimmäisessä käsittelyvaiheessa oltava vähintään yksi käsittelijä. Mikäli tilaukseton lasku hyväksytään automaattisesti sopimukseen perustuen, ei käsittelijää vaadita ensimmäiselle käsittelyvaiheelle.
Mikäli Tiliöinti vaaditaan -asetus on valittuna, täytyy laskulla olla valmis tiliöinti. Myös tämä asetus on mahdollista määrittää erikseen tilauksettomille ostolaskuille ja tilauksellisille ostolaskuille.

Ostolaskun syöttö

Laskunumerolinkin toiminta -valinnalla määritellään Laskunumero-linkin toiminta. Laskunumero on ostolaskujen syöttösivulla näkyvä linkki, josta voidaan avata ostolaskulle valitun maksajayrityksen ja toimittajan viimeisimmät laskut uuteen ikkunaan. Toiminnon tarkoituksena on helpottaa ostolaskujen syöttämistä ja mahdollistaa ostolaskua syötettäessä toimittajan edellisten laskujen tarkistaminen. Vaihtoehdot ovat:

Näytä toimittajan edelliset laskut: Avaa uuden ikkunan, jossa näytetään kyseisen yrityksen ja toimittajan uusimmat laskut.
Tarkista laskunumeron yksilöllisyys: Tarkistaa, löytyykö yritykseltä ja toimittajalta samalla laskunumerolla aikaisempaa laskua. Mikäli löytyy, näytetään kaikki löytyneet laskut uudessa ikkunassa.
Tarkista ja näytä edelliset laskut: Tarkistaa, löytyykö yritykseltä ja toimittajalta samalla laskunumerolla aikaisempaa laskua. Mikäli löytyy, näytetään ne avautuvalla ikkunalla. Mikäli laskuja ei löytynyt, näytetään yrityksen ja toimittajan edelliset laskut avautuvalla ikkunalla.

Näytettävien laskujen määrä -syöttökentän avulla voidaan määrittää montako laskua Näytä toimittajan edelliset laskut ja Tarkista ja näytä edelliset laskut -valinnoilla näytetään avautuvassa ikkunassa.

Huomautus: Laskunumero-linkin hakutuloksessa näytetään vain ne tapahtumat, joihin käyttäjällä on oikeudet. Käyttäjän oikeudet tapahtumiin määritellään Organisaatiorakenne-toiminnon kohdassa Oikeudet arkistohaussa.

Huomautus: Jos käyttäjän oikeudet arkistohaussa ovat esimerkiksi Omat tapahtumat (Itse käsitellyt), näytetään hakutulossivulla vain ne ostolaskut, joissa käyttäjä on itse käsittelijänä. Käyttäjä ei siis näe hakutuloksessa esimerkiksi sellaisia toimittajan samalla laskunumerolla tallennettuja ostolaskuja, joissa hän ei ole ollut käsittelijänä.

Veromäärä otsikolla -valinnan avulla voidaan määrittää, näytetäänkö Vero yhteensä -kenttää Ostolaskun syöttö- tai käsittely -näytöillä.

Näytä veromäärän erotus, jos suurempi kuin -syöttökentän avulla voidaan määrittää raja-arvo laskun ja tiliöintirivien veron määrän väliselle erotukselle. Mikäli ero on annettua arvoa suurempi, käyttäjää informoidaan asiasta tiliöinnissä.Veromäärän erotus on käytössä mikäli Veromäärä otsikolla -valinta on valittu käyttöön.

Tilausten täsmäytys

Sallittu vaihteluväli -asetuksella määritetään Tilausten täsmäytys -toiminnossa ostolaskun hyväksynnän perusteena käytettävä vaihteluväli. Vaihteluväli voidaan määritellä myös toimittajakohtaisesti toimittajatietojen ylläpidossa Tilaukset-välilehdellä. Ostolaskujen asetuksissa määriteltyä vaihteluväliä käytetään, mikäli ostolaskun toimittajalle ei ole määritelty toimittajakohtaista vaihteluväliä.

Hyväksynnän perusteena voidaan käyttää prosentuaalista tai rahamäärään perustuvaa vaihteluväliä, jossa tutkitaan ostolaskun loppusumman ja laskuun täsmäytettyjen tilausrivien summien erotusta. Jos summien erotus pysyy sallittujen vaihteluvälien sisällä, lasku hyväksytään täsmäytyksen yhteydessä. Jos summien erotus ylittää tai alittaa asetetun vaihteluvälin, lasku lähetetään normaaliin hyväksyntäkiertoon. Vaihtoehdot ovat:

Prosentuaalinen ero: Vaihteluväli määritetään prosentuaalisena raja-arvona erikseen ylittävälle ja alittavalle summalle. Prosentuaalinen raja-arvo voi olla välillä 0-100.
Rahamääräero: Vaihteluvälin raja-arvot määritetään rahamäärinä erikseen ylittävälle ja alittavalle summalle. Rahamääräinen raja-arvo ei voi olla negatiivinen.

Rahamääräinen raja-arvo määritetään valitun asetustason valuutassa. Mikäli raja-arvon valuutta ja laskun valuutta eroavat toisistaan, muunnetaan summat vertailukelpoisiksi sovelluksen valuuttakurssirekisterin kurssien avulla. Raja-arvo tulkitaan ylittyneeksi, jos sopivaa kurssia ei löydy.

Huomautus: Valuuttakurssien lukemisesta ja syöttämisestä löytyy lisätietoja kohdista Valuuttakurssit sekä Valuuttakurssit ja pankkipäivät.

Saapumiserien täsmäytys -valinnan avulla määritetään onko Tilausten täsmäytys -toiminnossa käytössä saapumiserien täsmäytys. Jos saapumiserin täsmäytys on käytössä, Tilausten täsmäytys -toiminnossa ostolasku täsmäytetään tilauksen vastaanottoriviin. Muutoin ostolasku täsmäytetään tilauksen tilausriviin.

Tiliöintirivin selite ostotilaukselta -valinnalla vaikutetaan täsmäytyksen perusteella muodostettavien ostolaskun tiliöintirivien selitteisiin. Jos Tiliöintirivien selite ostotilauksilta on käytössä, ostolaskun tiliöintirivien selite poimitaan tilauksen rivitiedoista. Muutoin ostolaskujen tiliöintirivien selitteeksi poimitaan laskun toimittajan nimi.

Automaattinen uudelleentäsmäytys -valinnalla määritetään, onko Täsmäytyksessä-tilaisten ostolaskujen automaattinen uudelleentäsmäytys käytössä. Käytettäessä automaattista uudelleentäsmäyttämistä, sovellus yrittää täsmäyttää kaikkia Täsmäytyksessä-tilassa olevia ostolaskuja Täsmäytysaika-asetuksessa määritettynä ajankohtana. Täsmäytysaika voi olla klo 20:00 ja klo 6:00 välillä.

Jokainen automaattinen uudelleentäsmäytysyritys kirjataan siirtopäiväkirjalle. Lisäksi kyseisen tapahtuman käsittelyketjuun kirjataan tärkeimmät tiedot uudelleentäsmäytyksistä. Kaikkia täsmäytyskertoja ei kuitenkaan lisätä käsittelyketjuun, jotta sinne ei kirjautuisi turhaa toistuvaa tietoa. Seuraavissa tilanteissa tapahtuman käsittelyketjuun kirjataan merkintä automaattisesta uudelleentäsmäytyksestä:

Ensimmäinen epäonnistunut uudelleentäsmäytysyritys sekä epäonnistumisen syy.
Epäonnistunut uudelleentäsmäytys aina kun epäonnistumisen syy muuttuu.
Onnistunut uudelleentäsmäytys.

Tilausnumeroiden etuliitteet -kohdassa määritetään tilausjärjestelmässä olevien tilausnumeroiden numerosarjat, joiden perusteella sovellus tunnistaa saapuvat ostolaskut tilauksellisiksi laskuiksi. Ostolaskun Tilaajan viite -kentässä olevien tietojen on täsmättävä Tilausnumeroiden etuliitteet -kohdassa määritettyihin etuliitteisiin, jotta ostolaskut tunnistetaan tilauksellisiksi laskuksi. Tilaukselliset ostolaskut tallentuvat Tallennettu-tilan sijasta Täsmäytyksessä-tilaan odottamaan manuaalista täsmäytystä, vaikka ostolaskun tallennushetkellä ei löytyisikään täsmäytyskelpoista ostotilausta tai sisäistä hankintaa.

Huomautus: Automaattisen täsmäytyksen kannalta etuliitteiden käyttö on pakollista vain, jos etuliitteitä käytetään muutenkin tilauksellisten laskujen tunnistamiseen. Mikäli etuliitteet eivät ole käytössä, automaattista täsmäytystä yritetään, jos ostotilaus löytyy laskun tilaajan viitteen perusteella.

Huomautus: Automaattinen täsmäytys on mahdollista myös sovelluksen sisäisille hankinnoille. Hankintojen kannalta täytyy huomioida tilausnumeron etuliitteen tarpeellisuus: Mikäli etuliitteitä käytetään tilauksellisten laskujen tunnistamiseen, täytyy Tilausnumeroiden etuliitteet -kohdassa olla määritettynä myös sisäisten hankintojen tilausnumeron etuliite.