Hankinnat

Hankintojen käsittely

Tuoteluettelot

Hankintojen asetukset

Hankinnat-toiminnolla tehostetaan organisaation hankintaprosessia varmistamalla, että hankinnat on oikeaoppisesti hyväksytty ennen tuotteen tai palvelun tilaamista. Hankintojen tilaaminen on mahdollista keskittää nimetyille vastuuhenkilöille. Hyväksytystä hankintaehdotuksesta muodostetaan tilaus, jonka perusteella tavara tai palvelu toimitetaan. Hankinnasta aiheutuva ostolasku täsmäytetään tilaukseen, jolloin ostolaskun tiliöinti ja hyväksyntä saadaan automatisoitua.

1. Hankinta luodaan sovellukseen Hankinnan syöttö -sivulla, syöttämällä hankintaa koskevat tiedot. Tapahtumalle voidaan liittää liitteitä, kuten tarjouksia.
2. Hankinta kierrätetään hyväksyttävänä. Hankinta on myös mahdollista hyväksyä tallennusvaiheessa ilman kierrätystä.
3. Hyväksytty hankintaehdotus etenee tilaukseksi. Toimittaja toimittaa tilatun hyödykkeen tai palvelun, jonka perusteella tilaus merkitään vastaanotetuksi.
4. Tilaukseen perustuva lasku saapuu. Pääkäyttäjä kirjaa laskun sovellukseen kuten muutkin laskut. Lasku täsmäytetään tilattuun hankintaan käyttämällä Tilausten täsmäytys -toimintoa. Lasku kohdistetaan oikeaan tilaukseen laskun Tilaajan viite -kentässä olevan tilausnumeron perusteella.
5. Lasku voidaan hyväksyä täsmäytyksen perusteella, jos ostolasku vastaa tilausta. Jos laskua ei hyväksytä täsmäytyksen perusteella, lasku menee normaaliin hyväksymiskiertoon.
6. Lasku tiliöityy automaattisesti, jos hankinnalle tai toimittajalle on annettu laskun tiliöintisäännöt.

Hankinnalle jää merkintä täsmäytetyistä ostolaskuista. Vastaavasti ostolaskulle jää merkintä täsmäytetyistä hankinnoista. Merkintöjen avulla voidaan porautua ostolaskulta täsmäytettyihin hankintoihin ja päinvastoin.

Hankinnat arkistoituvat automaattisesti.