Ostolaskun kohdistus sopimukseen ja automaattinen hyväksyntä
Ostolasku kohdistetaan oikeaan sopimukseen joko automaattisesti tai käyttäjä voi tehdä kohdistuksen Ostolaskun syöttö -näytöllä. Ostolasku voi kohdistua vain hyväksyttyyn ja voimassa olevaan sopimukseen. Kohdistuksesta tulee merkintä ostolaskun käsittelyketjuun.
Automaattinen kohdistus tapahtuu siten, että sovellus etsii ostolaskun tallennuksen yhteydessä tai verkkolaskuja luettaessa, löytyykö ostolaskua vastaavaa voimassa olevaa ja hyväksyttyä sopimusta. Jos löytyy täsmälleen yksi sopimus, jolla on sama yritys, tilaajan viite ja toimittaja, sovellus kohdistaa laskun sopimukseen automaattisesti, kun sopimuksen tyyppi on Ostolaskun kohdistaminen sallittu, Ostolaskujen muodostus sopimuksesta tai Budjettisopimus.
Huomautus: Mikäli budjettisopimukselle ei ole määritetty toimittajaa, ei sopimus kohdistu ostolaskuun automaattisesti. Kohdistus tällöin tehtävä manuaalisesti.
Huomautus: Budjettisopimuksen tapauksessa ostolaskun kohdistaminen ei ole mahdollista lainkaan, mikäli ostolaskun summa ylittää jäljellä olevan budjettimäärän.
Kun ostolasku on kohdistettu sopimukseen, sopimuksen tiedot vaikuttavat kierrätykseen seuraavasti:
- Ostolasku kuitataan hyväksytyksi sopimuksen perusteella, jos sopimuksen Käsittelysäännöt-väliehdellä Hyväksyntä-asetuksen valinnaksi on määritetty valinta Automaattisesti ja seuraavat ehdot täyttyvät:
- Ostolaskun summa on pienempi kuin sopimukselle mahdollisesti määritelty laskukohtainen yläraja.
- Sopimukseen kohdistettujen ostolaskujen kumulatiivinen summa (mukaan lukien kohdistettavan ostolaskun summa) ei ylitä sopimuksen arvoa.
- Sopimukselle määritelty laskujen enimmäislukumäärä tietyllä ajanjaksolla ei ylity.
- Jos kyseessä on sopimuksen perusteella muodostettu ostolasku ja sopimukselle on määritelty toimittajan tili, tulee automaattisesti hyväksyttävällä ostolaskulla olla sama pankkitili kuin sopimuksella.
- Jos yllä olevat ehdot eivät täyty tai jos sopimuksen Käsittelysäännöt-välilehdellä Hyväksyntä-kohdassa on merkintä Käyttäjän toimesta, ostolasku kierrätetään normaalisti ostolaskujen kierrätysvaiheiden mukaisesti. Mitään ostolaskun käsittelyvaihetta ei tällöin merkitä automaattisesti suoritetuksi.
- Jos sopimuksen Käsittelysäännöt-välilehden Käsittelijät-ikkunalla on määritelty, että ostolasku pitää lähettää tiedoksi tilaajalle tai muulle henkilölle, ostolasku välitetään tiedoksi asetetulle käyttäjälle tai käyttäjille ostolaskun käsittelystä riippumattomasti.
- Jos sopimukselle on määritelty laskun oletustiliöinti, ostolasku tiliöidään sopimukselle määritellyllä oletustiliöinnillä.
Sopimukseen kohdistettujen ostolaskujen hakeminen
- Valitse sopimus Sopimusten käsittely -näytöllä ja klikkaa sen Summa-kentän linkkiä. Tapahtuman käsittely -sivu avautuu.
- Tiliöinti-osion Kohdistetut ostolaskut -välilehdellä näkyy lista sopimukseen kohdistetuista ostolaskuista.Huomautus: Kirjautuneen käyttäjän arkistohakuoikeudet vaikuttavat kohdistettujen ostolaskujen näyttämiseen. Mikäli käyttäjällä ei ole oikeutta nähdä kaikkia kohdistettuja ostolaskuja, välilehdellä näytettävä lista ei ole täydellinen.
- Jos haluat tarkastella tai muokata ostolaskun tietoja, klikkaa Tositepv-sarakkeen linkkiä.