Muiden aineistojen arkistointi

Sijainti: Arkisto > Arkiston tapahtumatyypit

Sovellukseen arkistoitavat muut tiedostot voivat olla monia eri tiedostotyyppejä, suositeltavin muoto on PDF. Näistä aineistoista voidaan tunnistaa yritys, organisaatioyksikkö ja hakuavainten arvot tiedoston tai hakemiston nimestä, mutta ei aineiston sisällöstä. Tapahtumatyypin määritykset tehdään seuraavasti:

Napsauta -painiketta. Asetustasot-valintaikkuna avautuu. Valitse listasta haluamasi organisaatiotaso ja napsauta Valitse.

Kun muokkaat olemassa olevaa tapahtumatyyppiä, valitse Tapahtumatyyppi-valikosta oikea tapahtumatyyppi. Kun perustat uutta tapahtumatyyppiä, napsauta Uusi-painiketta ja anna tapahtumatyypille nimi Lisää uusi tapahtumatyyppi -ikkunalla ja paina Tallenna.

Käytössä-kohta määrittelee, onko tapahtumatyyppi käytössä vai ei. Jos Käytössä-kohtaa ei ole valittu, tapahtumatyyppi ei näy Arkisto > Haku- eikä Arkistointi-näytöillä.

Tiedostot-välilehti

Määrittele Tiedostot-välilehdelle seuraavat tiedot:

Lähdehakemisto: Hakemisto, joka on arkiston asetuksissa määritetyn hakemiston alihakemisto. Jos lähdehakemistomäärityksessä kuitenkin käytetään unc-polkua, annetaan Arkiston tapahtumatyypin lähdehakemistoksi koko hakemistopolku. Kullekin tapahtumatyypille täytyy määritellä oma, yksilöivä lähdehakemistonsa.
Muita tietoja ei tarvitse täydentää Tiedostot-välilehdelle.

Yrityksen tunnistus -välilehti

Anna seuraavat tiedot Yrityksen tunnistus -välilehdelle:

Tunnistus: Valitse, tehdäänkö tunnistus aineistoittain vai tapahtumittain. Yleensä käytetään Tapahtumittain-valintaa.

Tiedosto: Yritystieto voidaan tunnistaa tiedoston nimestä. Tunnistus edellyttää, että arkistoitavat aineistot on aina nimetty siten, että yritystieto on tietyssä kohtaa tiedostonimeä. Tunnistus voidaan tehdä myös hakemiston nimestä.
- Tunnistustapa määritellään painamalla Muuta-painiketta.
- Yrityksen tunnistuksessa voidaan Päättelytapa-asetuksena käyttää vain valintaa Tiedoston nimestä.
- Tiedostonimi-kohtaan määritellään, mistä kohtaa arkistoitavan aineiston hakemistopolkua ja tiedostonimeä yritystieto löytyy.
- Määrittele Hakupolun taso, Positio ja Pituus. Hakupolun taso 1 tarkoittaa levyasematunnusta C:\. Tästä eteenpäin seuraava numero tarkoittaa aina hakemistopolun seuraavaa tasoa. Jos arkistoitavan tiedoston hakemistopolku on esimerkiksi C:\neo\import\paakirja\100xxx.xml, jossa 100 on yritystunnus, joka pitää tunnistaa tiedostonimestä, määrittele hakupolun tasoksi 5, positioksi 1 ja pituudeksi 3.
Tunnistustapa: Valitse käytetty tunnistustapa. Yrityksen tiedot on määritelty Organisaatiorakenne-sivulla. Yleensä käytetään valintaa Kirjanpitotunniste:
- Kirjanpitotunniste: Yrityksen kirjanpitotunniste
- Nimi: Yrityksen nimi
- Y-tunnus: Yrityksen Y-tunnus
- Tunus: Sovelluksen sisäinen tunnus, joka yksilöi sovellukseen perustetut yritykset. Tämä tieto ei näy käyttöliittymässä ja sitä voi käyttää tunnistukseen vain tietyissä erikoistilanteissa.
- OVT-tunnus: Yrityksen OVT-tunnus
Oletusarvo: Yrityksen oletusarvo arkistoitavalle aineistolle. Oletusarvoa ei käytetä, jos Tiedosto-kenttään on määritelty, että yritys tunnistuu tiedoston nimestä.
Huomautus: Jos haluat muuttaa yrityksen tunnistusta siten, että yritystä ei tunnisteta tiedostonimestä, vaan yrityksenä käytetään oletusarvoa, poista ensin Muuta-painikkeen takaa tiedot Poista-painikkeella, lisää riville XML-kenttä jokin tieto (esimerkiksi .) ja valitse Oletusarvo-kenttään oikea yritystieto.

Organisaatioyksikön tunnistus -välilehti

Määrittele tiedot Organisaatioyksikön tunnistus -välilehdelle samoin kuin edellä Yrityksen tunnistus -välilehden ohjeistuksessa on kerrottu. Organisaatioyksikön tunnistus ei ole pakollinen, mutta ainakin välilehden XML-kenttä -riville on annettava jokin tieto.

Hakuavaimet

Määrittele hakuavaimet napsauttamalla Hakuavaimet-painiketta. Hakuavaimiin määritellään muut aineiston sisällöstä tai tiedostonimestä tulkittavat kentät kuin yritys ja organisaatioyksikkö. Hakukentät voi vapaasti määritellä aineistotyypin mukaan (esimerkiksi Määrä, Valuutta, Päivä jne.). Tositepäivä on aina pakollinen hakuavain. Jos tositepäivä tai muu päivämäärätieto halutaan tunnistaa tiedostonimestä, on päivämäärän oletusmuoto yyyy-MM-dd. Määrittele hakuavaimelle seuraavat tiedot:

Hakuavain: Nimi kaikilla ohjelmiston tukemilla kielillä. Hakuavain tulee näkymään arkiston haussa yhtenä hakukriteerinä. Tositepäivä-hakuavaimen nimeä, tyyppiä tai pakollisuutta ei voi muuttaa.
Tyyppi: Tiedon tyyppi sovelluksessa. Lisätietoja soveltuvin osin voit katsoa kohdasta XML-aineistojen arkistointi.
Pakollisuus: Jos hakuavain on aineiston arkistoinnin kannalta pakollinen, määrittele se pakolliseksi. Jos pakollinen tieto puuttuu arkistoitavasta aineistosta, aineisto ei arkistoidu, vaan käyttäjän pitää täydentää ja arkistoida keskeneräiset aineistot Arkisto > Arkistointi -sivulla napsauttamalla Keskeneräiset tapahtumat.
Määritykset-painike: Jos hakuavain tunnistetaan tiedoston päiväyksestä tai tiedoston nimestä, määritellään Määritykset-ikkunan Tiedosto-välilehdellä tiedon päättelytapa sekä hakupolun taso, positio ja pituus. Katso ohjeet ylempää tältä sivulta kohdasta Yrityksen tunnistus.

Muotoilu-välilehdellä määritellään päivämäärätiedoille oletuksesta poikkeava päivämärämuoto. Katso lisätietoja kohdasta XML-aineistojen arkistointi.

Tallenna tapahtumatyypin tiedot Tallenna-painikkeella.

Tarkista, että uusi tapahtumatyyppi on Käyttäjäprofiilit-näytön Tapahtumatyypit-välilehdellä sallittuna sellaisilla profiileilla, joiden käyttäjillä tulee olla oikeus hakea arkistosta tapahtumatyypin aineistoja.