Kierrätysvaiheiden käsittelyaika
Kierrätysvaiheille voidaan määritellä vaihekohtainen käsittelyaika päivissä. Kierrätysvaiheiden asetuksissa määritellään myös, lasketaanko käsittelyajan riittävyys tapahtuman eräpäivän vai käsittelyvaiheen alkupäivän perusteella.
Kun vaiheen käsittelyyn varattu käsittelyaika tulee täyteen, siirretään tapahtuma käsittelijän sijaiselle seuraavan ajastetun sähköpostilähetyksen yhteydessä. Lasku on kuitenkin aina alkuperäisen käsittelijän työlistalla 24 tuntia ennen kuin se siirretään sijaiselle. Kyseinen aika käsittää vain työpäivät.
Käyttäjän sijainen määritellään Käyttäjät-toiminnon poissaoloasetuksissa. Sijaiselle siirto tehdään, vaikka varsinainen käsittelijä olisi paikalla. Siirtoa sijaiselle ei tehdä, jos käsittelijän poissaoloasetuksiin on valittu tieto Ei sijaista.
Kierrätysasetuksissa määritellään, mitkä viikonpäivät ovat työpäiviä. Lisätietoja kohdassa Kierrätysasetukset.
Tapahtuman eräpäivään perustuva käsittelyajan laskenta
Eräpäivään perustuva käsittelyaika tarkoittaa, kuinka monta työpäivää ennen eräpäivää tai seuraavaa vaihetta kyseisen vaiheen pitäisi olla suoritettu. Kun eräpäivästä taaksepäin on työpäiviä jäljellä enää käsittelylle varattu määrä, eikä käsittelijä ole käsitellyt vaihettansa, siirtyy tapahtuma sijaiselle.
Kun tapahtuma on käsiteltävänä ensimmäisessä vaiheessa, niin kaikkien vaiheiden käsittelyajat lasketaan yhteen käsittelyajan riittävyyttä laskettaessa.
Esimerkki
Käsittelyaika: Tarkastus-vaiheessa 3 päivää ja Hyväksyntä-vaiheessa 2 päivää. Työpäiviä ovat maanantai–perjantai. Käsittelyajat ovat siis yhteenlaskettuina 5 työpäivää.
Laskun eräpäivä: 26.10.2010 (tiistai).
Lasku tallennetaan 12.10.2010 ja on aluksi tarkastettavana.
Lasku odottaa tarkastusta 18.10.2010 asti, jolloin jäljellä on 5 päivää eräpäivään, ennen kuin lasku välittyy sijaiselle tarkastettavaksi (19 TI, 20 KE, 21 TO, 22 PE, 23 LA, 24 SU, 25 MA, 26 TI).
Jos käsittelyajat ovat useita päiviä, siirtyy tapahtuma sijaiselle aikaisin, jos alkuperäinen käsittelijä ei ajoissa käsittele tapahtumaa. Jos kahdelle vaiheelle on varattu käsittelyajaksi kummallekin vaikkapa 5 päivää, siirtyy tapahtuma tarkastajan sijaiselle jo 10 työpäivää ennen eräpäivää, jos tarkastaja ei siihen mennessä ole käsitellyt tapahtumaa. Jos halutaan, että sijaiselle siirto tapahtuu vasta lähellä eräpäivää, täytyy käsittelyaikojen olla lyhyemmät.
Käsittelyvaiheen alkupäivään perustuva käsittelyajan laskenta
Käsittelyvaiheen alkupäivään perustuva käsittelyaika tarkoittaa,että käsittelyajan laskenta suoritetaan tapahtumanaktiivisena olevan käsittelyvaiheen alkupäivää seuraavasta työpäivästä lähtien. Käsittelyvaiheen alkupäivällä tarkoitetaan sitä päivää, jolloin esimerkiksi ensimmäiselle käsittelyvaiheelle on tallennettu käsittelijä tai tapahtuma on siirtynyt edellisestä vaiheesta seuraavan vaiheen käsittelijälle.
Kun käsittelyvaiheen alkupäivää seuraavasta työpäivästä eteenpäin on kulunut käsittelyvaiheelle määritetty määrä työpäiviä, eikä käsittelijä ole käsitellyt vaihetta, siirtyy tapahtuma käsittelijän sijaiselle.
Esimerkki
Käsittelyaika: Tarkastus-vaiheessa 8 päivää ja Hyväksyntä-vaiheessa 5 päivää. Työpäiviä ovat maanantai–perjantai.
Tarkastus-vaiheen alkupäivä: 4.10.2010 (maanantai).
Laskun eräpäivä: 4.11.2010 (torstai).
Lasku odottaa tarkastusta 15.10.2010 asti, jolloin se siirtyy tarkastajan sijaiselle, jos tarkastaja ei ole käsitellyt vaihetta (4 MA, 5 TI, 6 KE, 7 TO, 8 PE, 9 LA, 10 SU, 11 MA, 12 TI, 13 KE, 14 TO).
Hyväksyntä-vaiheen alkupäivä on se päivä, jolloin lasku on siirtynyt hyväksyjälle.
Jos laskun Tarkastus-vaihe on käsitelty esimerkiksi torstaina 14.10.2010, lasku odottaa hyväksyntää 22.10.2010 asti, jolloin se siirtyy hyväksyjän sijaiselle, jos hyväksyjä ei ole vaihetta käsitellyt (Hyväksyntä-vaiheelle varatut viisi työpäivää: 14 TO, 15 PE,16 LA, 17 SU, 18 MA, 19 TI, 20 KE, 21 TO).