Työlista

Käyttäjillä voi olla sovelluksessa käsiteltävänä ostolaskuja, hankintoja, matkasuunnitelmia, matkalaskuja ja sopimuksia. Organisaation tarpeiden mukaisesti jokaiselle tapahtumalle voidaan määritellä tarvittavat käsittelyvaiheet. Käsittelyvaiheita voivat olla esimerkiksi ostolaskujen tarkistus, ostolaskujen hyväksyntä, matkalaskujen tarkistus jne. Tässä ohjeessa käytetään erityyppisistä tapahtumatyypeistä yhteistä nimitystä tapahtuma. Jos jokin toiminto on mahdollinen vain tietyn tapahtuman käsittelyn yhteydessä, käytetään ohjeiden yhteydessä tapahtumatyypin nimeä.

Sovellus lähettää sähköpostitse muistutusviestin kaikille niille käyttäjille, jotka ovat jonkin tapahtuman aktiivisen vaiheen käsittelijöitä. Viesti sisältää linkin käyttäjän työlistaan. Tiedoksisaanti lähetetään tapahtumista vain yhden kerran. Viestiä ei lähetetä käyttäjille, jotka on merkitty poissaoleviksi.

Työlista

Työlistalla näkyvät kaikki tietyn käyttäjän käsittelyä odottavat tapahtumat. Jos käsittelijälle on annettu oikeudet, hän voi täydentää tapahtuman perus- tai tiliöintitietoja käsittelyn yhteydessä.

Käsittelyä odottavat -valinta näyttää tapahtumat, joita käsittelijä ei ole vielä käsitellyt tai jotka käyttäjä on asettanut odottamaan. Kaikkien aiempien kierrätysvaiheiden pitää olla hyväksyttynä ennen kuin tapahtuma näkyy käyttäjän työlistalla Käsittelyä odottavat -tilassa.
- Jos tapahtuman kierrätysvaiheina ovat esimerkiksi Tarkastus ja Hyväksyntä, hyväksyjä näkee tapahtuman työlistallaan Käsittelyä odottavat -tilassa vasta sitten, kun tarkastaja on tarkastanut tapahtuman. Jos tarkastaja merkitsee tapahtuman odottavaksi tai hylkää sen, tapahtuma ei etene hyväksyjälle asti ennen kuin tarkastaja hyväksyy sen.
- Myös sijaiselle siirtynyt tapahtuma näkyy alkuperäisellä käsittelijälläkin Käsittelyä odottavat -tilassa siihen saakka kunnes sijainen tai alkuperäinen käsittelijä käsittelee tapahtuman. Kun sijainen tai alkuperäinen käsittelijä on käsitellyt tapahtuman, tapahtuman kierrätysvaihe muuttuu toisella heistä tiedoksisaanniksi. Tällöin tapahtuma näkyy Tiedoksi-tilassa, eikä kyseistä tapahtumaa tarvitse välttämättä käsitellä.
Tiedoksi-kierrätysvaiheen käsittelijä näkee tapahtuman työlistallaan Tiedoksi-tilassa heti kierron alettua riippumatta siitä, mitä muiden kierrätysvaiheiden käsittelijät tekevät. Tiedoksi-kierrätysvaiheen käsittelijä ei voi hylätä tapahtumaa tai asettaa sitä odottamaan, vaan ainoastaan hyväksyä tapahtuman. Tiedoksi-kierrätysvaiheen käsittelijän toimenpiteillä ei ole merkitystä tapahtuman kierrätyksen tai maksatukseen siirron kannalta. Tapahtuma näkyy Tiedoksi-kierrätysvaiheen käsittelijän työlistalla, kunnes tapahtuma on arkistoitutai kunnes Tiedoksi-kierrätysvaihe on hyväksytty. Tapahtumat, joissa käyttäjä on hyväksynyt Tiedoksi-kierrätysvaiheen näkyvät Vanhat-valinnan alla.
Vanhat-valinta näyttää tapahtumat, jotka käyttäjä on aiemmin käsitellyt eli hyväksynyt tai hylännyt. Lisäksi Vanhat-valinta näyttää tapahtumat, joissa käyttäjä on hyväksynyt tiedoksisaannin.