Verkkolaskujen oikeellisuus

Rakenteeltaan tai sisällöltään virheellisen verkkolaskuaineiston luku sovellukseen ei onnistu. Jotta verkkolasku olisi käyttökelpoinen, sen on vastattava tietosisällöltään sekä Finanssialan keskusliiton Finvoice-tuotekuvausta että XML-standardia.

Jos noudettu verkkolaskuaineisto sisältää virheellistä Finvoice-aineistoa, niin verkkolaskujen luvussa aineistossa oikein olevat verkkolaskut luetaan sovellukseen ja virheelliset verkkolaskut hylkääntyvät.

Luettavassa aineistossa voi olla periaatteessa kahdenlaisia virheitä:

Verkkolaskuaineistossa havaitaan niin paha rakenteellinen vika, ettei laskujen erottelu yksittäisiin laskuihin onnistu. Tällöin koko aineisto hylätään. Hylätty aineisto tallentuu sovelluksen palvelimelle ja siirtopäiväkirjalle kirjataan ilmoitus havaituista virheistä.

Yksittäisten laskujen tarkistuksessa havaitaan, että aineisto on rakenteellisesti oikein, mutta se ei ole Finvoice-standardin mukaista, esimerkiksi pakollisia kenttiä puuttuu, kentistä puuttuu pakollisia tietoja yms. Tällöin käsiteltävä lasku ohitetaan ja muut aineiston laskut luetaan sisään sovellukseen. Tiedot havaitusta virheestä kirjataan siirtopäiväkirjalle.

Siirtopäiväkirja

Siirtopäiväkirjalle (Asetukset > Päiväkirjat > Siirtopäiväkirja) kirjataan yhdeksi päiväkirjatapahtumaksi kullekin yritykselle tietyllä lukukerralla onnistuneesti luettujen laskujen kappalemäärä ja yhteissumma. Lisäksi siirtopäiväkirjan erittelyyn kirjataan tarkempi erittely jokaisesta onnistuneesti luetusta laskusta. Onnistuneesti luetuista laskuista kerrotaan toimittajan nimi, laskunumero, laskupäivä ja laskun summa. Erittely avataan napsauttamalla päiväkirjatapahtuman Aika-sarakkeen linkkiä. Jos verkkolaskujen luvussa on mukana laskuja, jotka eivät ole kohdistunut millekään ostajayritykselle, kirjataan siirtopäiväkirjalle omaksi tapahtumakseen kohdistumattomien verkkolaskujen tiedot.

Saman lukukerran virheellisten laskujen kappalemäärä kirjataan omaksi siirtopäiväkirjatapahtumaksi. Myös jokaisesta virheellisistä laskusta kirjataan oma erittely. Virheellisistä laskuista näytetään toimittajan nimi, laskunumero, laskupäivä ja laskun määrä sekä selitys havaitusta virheestä, mikäli nämä tiedot on tunnistettavissa virheellisessä aineistossa. Jos virheitä on useita, näytetään vain ensiksi havaittu virhe.

Siirtopäiväkirjan erittelyissä on myös linkki laskutiedostoon, jonka kautta on mahdollista avata tai tallentaa onnistuneesti ja epäonnistuneesti luetut verkkolaskutiedostot sovelluksen palvelimelta. XML-tiedosto aukeaa siihen sovellukseen, johon XML-pääte on assosioitu. Jos assosiointi on selaimeen, selain ei näytä rakenteeltaan virheellistä XML-tiedostoa, mutta sen pystyy tallentamaan ja avaamaan sitten jollakin sopivalla sovelluksella, esim. Notepadilla.

Vihje: Verkkolaskutiedosto on mahdollista avata ja tallentaa myös suoraan ostolaskun Liite-sivulta. Lisätietoja kohdasta Tapahtumien liitteiden käsitteleminen.

Laskutiedosto-linkistä voi siis helposti tarkastella laskuaineistoa esimerkiksi silloin, kun halutaan selvittää, mikä virhe on estänyt laskuaineiston sisäänluvun tai esimerkiksi silloin, kun verkkolasku ei ole kohdistunut oikealle ostajayritykselle tai toimittajalle ja halutaan tarkistaa, mitä tunnistetietoja aineisto sisältää. Lisätietoja tunnistuksesta kohdassa Verkkolaskun ostajayrityksen tunnistaminen ja Verkkolaskun toimittajan tunnistaminen.