Organisaatioyksiköt
Perustiedot
Organisaatioyksikkö lisätään rakenteeseen valitsemalla ensin haluttu yritys tai organisaatioyksikkö, jonka alle uusi yksikkö halutaan lisätä ja painamalla sen jälkeen Uusi yksikkö -painiketta.
Organisaatioyksikön perustiedoissa määritellään organisaatioyksikön OVT-tunnus. Tämän avulla saapuvat verkkolaskut on mahdollista kohdistaa suoraan haluttuun organisaatioyksikköön.
Yksikön perustiedoissa voidaan määritellä myös kirjanpidon seurantakohteille oletusarvoja. Näitä oletusseurantakohteita käytetään tapahtuman tiliöinnissä, jos tapahtuma on liitetty kyseiseen organisaatioyksikköön. Lisätietoja kohdassa Ostolaskujen automaattitiliöinti.
Yksikölle voidaan valita vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö on yksikön jäsenten esimies. Jos yksikön jäsenillä on käytössä käsittelyraja, siirtyy käsiteltävä tapahtuma, mikäli näin on määritelty, esimiehelle käsiteltäväksi, kun jäsenen käsittelyraja ei riitä tapahtuman käsittelemiseen. Lisätietoja kohdassa Kierrätysvaiheiden käsittelyraja.
Kentät PO Box tunnus ja Skannaustunniste ovat käytettävissä, kun yrityksen tiedossa on valittu skannauspalvelu käyttöön. Tällöin kenttiä käytetään yksiköiden tunnistamiseen/yksilöintiin.
Oletuskäsittelijät
Organisaatioyksikölle voidaan määritellä tapahtumien oletuskäsittelijöitä Oletuskäsittelijät-välilehdellä. Lisätietoja kohdassa Tapahtumien oletuskäsittelijöiden määritteleminen.
Sallitut tilit
Organisaatiorakenteeseen voidaan määritellä Sallitut tilit -välilehdellä jäsen- ja yksikkötasolla käyttäjille sallitut kirjanpitotilit, seurantakohteet ja verokoodit. Nämä arvot tarkistetaan tapahtuman tiliöinnissä siten, että käyttäjä ei voi käyttää tiliöinnissä kuin kyseisiä arvoja. Käyttäjä ei näe tiliöinnissä arvojen selausikkunoilla kuin ne arvot, jotka hänelle on sallittu. Hän ei voi myöskään käsin syöttää ja tallentaa tiliöintiin kuin niitä arvoja, jotka hänelle on sallittu.
- Jos sallitut arvot on määritelty jäsentasolle siten, että arvoja on rajattu, otetaan huomioon vain jäsenen tiedoissa olevat rajaukset.
- Jos jäsentasolla ei ole rajoitettu arvoja, tarkistetaan sallitut arvot siitä organisaatioyksiköstä, joka on valittu tapahtumalle. Mikäli valitulla yksiköllä ei ole rajoituksia, käytetään yksikön yläpuolella mahdollisesti olevan yksikön rajoituksia. Mikäli tapahtumalle ei ole valittu yksikköä tai valitun yksikön kautta ei rajoituksia löydy, näkee käyttäjä tiliöinnissä kaikki arvot.
- Toisen yrityksen yksiköiden tai jäsenten rajoitukset eivät vaikuta toisen yrityksen tapahtumiin.
Yksikön poistaminen
Organisaatioyksikkö voidaan poistaa organisaatiorakenteesta valitsemalla yksikkö aktiviiseksi ja painamalla Poista-painiketta.
Jos poistettavalta organisaatioyksiköltä löytyy sovelluksen sisäisiä arkistoitumattomia tapahtumia, kysytään käyttäjältä poiston yhteydessä korvaavaa yksikköä. Korvaavaksi yksiköksi on mahdollista valita yrityksen toinen organisaatioyksikkö tai yritys, jolta yksikkö poistetaan.
Poistettavan organisaatioyksikön tapahtumat siirretään valitulle korvaavalle yksikölle/yritykselle poiston yhteydessä. Jos poistettavalla yksiköllä on jäseniä, kysytään käyttäjältä poiston yhteydessä, halutaanko myös poistettavan yksikön jäsenet siirtää korvaavalle yksikölle tai yritykselle.