Siirtopäiväkirja
Sijainti:
Sovellukseen tai sovelluksesta siirretyistä tapahtumista kerääntyy päiväkirja. Siirtopäiväkirja avautuu automaattisesti käyttäjän tehdessä esimerkiksi tapahtumien maksatukseen siirtoa tai tapahtumien manuaaliarkistointia. Ajastettujen toimintojen siirtopäiväkirjamerkinnät tarkistetaan avaamalla siirtopäiväkirja -valikosta.
Siirtopäiväkirjalle merkitään mm. siirron ajankohta, käyttäjä, yritys, kappalemäärä ja summa sekä siirron tila. Siirron tilana voi olla joko Ok, Tarkista tai Virhe. Kun tilana on Tarkista tai Virhe, voi siirtopäiväkirjan erittelyistä tarkistaa virheen sijainnin ja virheselitteen. Erittely avautuu napsauttamalla Aika-sarakkeen linkkiä. Myös onnistuneeseen siirtoon voi liittyä erittelyjä.
- Esimerkiksi toimittajia luettaessa erittelyssä voidaan kertoa jonkin yksittäisen toimittajan tietojen hylkäyksestä, vaikka luku kokonaisuutena olisi onnistuneesti suoritettu.
- Maksatukseen siirrettyjen laskujen siirtopäiväkirjan erittelyt sisältävät linkin jokaiseen siirrettyyn laskuun.
- Verkkolaskujen luvun siirtopäiväkirjan erittelyissä on laskukohtainen erittely sisään luetuista laskuista sekä jokaisesta laskusta linkki laskutiedostoon, jonka kautta onnistuneesti ja epäonnistuneesti luetut verkkolaskutiedostot on mahdollista avata esimerkiksi Notepadiin tai tallentaa työasemalle. Lisätietoja kohdassa Verkkolaskujen oikeellisuus.
Siirtopäiväkirjan tapahtumia voidaan rajata päivävälin, käyttäjän, asetustason sekä merkinnän tyypin avulla. Esimerkiksi verkkolaskujen lukuun liittyvät merkinnät voidaan poimia näytölle valitsemalla Tieto-kenttään "Ostolaskut, verkkolaskut". Käyttäjä-valinta, Asetustaso-valinta ja Tieto-valinta tallentuvat oletusarvoiksi käyttäjälle seuraavaa kertaa varten. Päivämäärävälissä käytetään aina kuluvaa päivää oletusrajaustekijänä.
Yritysrajaus
Käyttäjä näkee siirtopäiväkirjalta sellaisten yritysten tapahtumat, joihin hänellä on oikeudet. Tietyille siirtopäiväkirjan tapahtumille ei tallenneta yritystietoa ollenkaan. Tällaisia tapahtumia ovat kaikkia yrityksiä koskevat ajastukset, kuten sähköpostien lähetys ja arkistointi. Jotta käyttäjä näkee kaikki siirtopäiväkirjalle merkityt tapahtumat, myös sellaiset, joilla ei ole yritystietoa, täytyy hänellä olla järjestelmätason yritysoikeudet.
Vaikka käyttäjällä ei olisikaan järjestelmätason yritysoikeuksia, hän näkee kuitenkin myös sellaiset järjestelmätason merkinnät, joissa käyttäjänä on kirjautunut käyttäjä. Yritys-kenttään on tällöin valittava tieto Kaikki.
Myös ajastetusti luetuista verkkolaskuista tulee siirtopäiväkirjalle ilmoitus ilman yritystietoa silloin, kun verkkolasku ei ole kohdistunut ostajayritykselle. Ilmoituksen linkistä nähdään erittely kohdistumattomista laskuista. Kun verkkolaskut ovat kohdistuneet ostajayritykselle, jokaiselle yritykselle tulee oma merkintänsä noudetuista verkkolaskuista.