Tositelajit
Sijainti:
Tositelajit voidaan perustaa yleisinä tietoina koskemaan kaikkia yrityksiä tai yrityskohtaisena tietona. Yleistä tositelajia käytettäessä tositenumerointi on kuitenkin aina yrityskohtainen.Yleisissä asetuksissa () on kohta "Yleiset ja ryhmäkohtaiset tositelajit", joka määrittelee, voiko tositelajeja perustaa yleiselle tasolle tai yritysryhmätasolle. Jos edellä mainittua asetusta ei ole valittuna, Tositelajit-näytön Asetustasot-valintaikkunalla ei voi valita Yleiset-tasoa tai yritysryhmätasoa.
Jokaista erillistä maksatusjärjestelmää varten on suositeltavaa luoda oma tositelajinsa. Tässä sovelluksessa käytettyä tositelajia ei ole suotavaa käyttää muissa järjestelmissä muiden kuin tästä sovelluksesta siirrettyjen tapahtumien yhteydessä. Tällä varmistetaan numerosarjojen katkeamattomuus ja erityisesti kirjausketjujen jäljitettävyys.
Perustiedot-välilehdellä määritellään tositelajin tunnus, jota käytetään ulkoisessa järjestelmässä sekä käyttötarkoitus. Käyttötarkoitus määrittelee, millä tapahtumatyypillä tositelajia käytetään, ostolaskuilla, matkalaskuilla vai matkasuunnitelmilla. Käyttötarkoituksella Ostolaskut, esikirjaus tositelaji määritellään käytettäväksi ostolaskujen esikirjauksille. Tämä vaihtoehto on valittavissa vain yritystason tositelajille silloin, kun yrityksen tiedoissa organisaatiorakenteessa on ostolaskujen esikirjaus valittu käyttöön. Yritykselle voidaan määritellä vain yksi tositelaji, jonka käyttötarkoitus on Ostolaskut, esikirjaus.
Numerointi-välilehdellä määritellään tositelajin numerointitapa.
- Tositenumero syötetään -valinnalla tositenumero annetaan tapahtumalle käsin. Tätä tapaa ei voida käyttää matkalaskujen tositelajeilla, koska matkalaskut saavat tositenumeron maksatukseen siirron yhteydessä.
- Jatkuva numerointi -valinnalla tapahtumat saavat tositenumeron automaattisesti siirrettäessä tapahtumaa maksatusjärjestelmään. Seur. tositeno -kentässä näkyy tositelajin seuraava vapaa tositenumero.
- Tilikausittainen numerointi -valinnalla tapahtumat saavat samoin tositenumeron automaattisesti siirrettäessä tapahtuma maksatusjärjestelmään. Tilikausittaista tositenumerointia käytettäessä tilikausi päätellään tapahtuman tositepäivän perusteella.
- Kun tilikausittainen tositenumerointi on käytössä, on perustettava tilikaudet. Tilikaudelle määritellään alkupäivä, loppupäivä, seuraava tositenumero sekä tunnus. Tilikauden tunnus voidaan siirtää ulkoiseen järjestelmään. Tunnus ei voi olla eri tilikausilla sama. Jos esimerkiksi ensimmäisen tilikauden tunnus on tyhjä, ei seuraavan tilikauden tunnus enää voi olla tyhjä, vaan sille on annettava yksilöivä tunnus.
- Kun käytetään tilikausittaista tositenumerointia ja siirrossa maksatukseen tulee virheilmoitus "Tositelajin numerointi puuttuu", tarkista, että tositelajille on perustettu laskun tositepäivää vastaava tilikausi.
Ostolaskut-välilehdellä määritellään Liittymä-kohdassa ostolaskujen tositelajille maksatusjärjestelmäoletus. Tällöin ostolaskun tallennuksen yhteydessä tositelajin vaihtaminen myös vaihtaa maksatusjärjestelmän automaattisesti.
Maksujen peruste -kohdassa määritellään,käsitelläänkö ostolaskut maksu- vai suoriteperusteisesti. Kun ostolaskut siirretään Analyste Maksuliikenteeseen, tulee tositelajin perusteen olla molemmissa järjestelmissä sama. Kun tositelajin perusteeksi on määritelty suoriteperuste, tulee vastaavan tositelajin käyttötapana Maksuliikenteessä olla Ostovelkamaksu (ulkomaanmaksuilla Ulk.ostovelkamaksu). Vastaavasti maksuperusteiseksi määritellyn tositelajin käyttötapana tulee Maksuliikenteessä olla Kassamaksu (ulkomaanmaksuilla Ulk. maksut).
Esikirjaus-kohdassa määritellään ostolaskujen esikirjauksen tositenumeroinnin vaihtoehdot. Valinnalla Ostolaskun tositenumero esikirjaus saa tositenumeron ostolaskun käyttämästä tositenumerosarjasta. Valinnalla Erilliseltä tositelajilta esikirjaus saa tosinumeron pelkästään esikirjaukselle tarkoitetulta tositelajilta, eli siltä tositelajilta jonka käyttötarkoitus on Ostolaskut, esikirjaus.
Matkalaskut-välilehdellä määritellään matkalaskuilla käytettävälle tositelajille maksujen peruste. Kun matkalaskut siirretään Analyste Maksuliikenteeseen, tulee tositelajin perusteen olla molemmissa järjestelmissä sama vastaavasti kuin ostolaskuillakin.
Matkasuunnitelmille ei ole omaa välilehteä, joten matkasuunnitelmille maksujen perusteeksi käytetään aina "Maksuperuste"-vaihtoehtoa.