Käyttäjätietojen tuominen sovellukseen

Sijainti: Asetukset > Käyttäjätiedot > Käyttäjät > Lue käyttäjät

Sovellukseen voidaan tuoda ulkopuolisesta järjestelmästä sekä varsinaisten käyttäjien että ulkopuolisten henkilöiden tiedot.

Tietojen lukeminen käynnistetään Lue käyttäjät -ikkunalta, jossa ennen lukua valitaan lukemiseen käytettävä liittymä, määritetään sovelluksessa mahdollisten jo olevien käyttäjätietojen käsittely sekä annetaan luettaville tiedoille oletusarvoja. Valinnat ovat kertaluonteisia ja ovat voimassa vain kyseisellä lukukerralla.

Käsittely:

Lisää uudet ja säilytä vanhat: Lisää aineistosta uudet käyttäjä ja henkilöt, mutta ei tee muutoksia jo olemassa oleviin tietoihin.
Lisää uudet ja päivitä vanhat: Lisää aineistosta uudet käyttäjät ja henkilöt, sekä päivittää niitä jo olemassa olevia tietoja, jotka aineistossa ovat mukana ja joihin on tullut muutoksia.

Liittymä:

Liittymä-valintalistasta valitaan liittymä, jolla avulla tietoja luetaan sovellukseen. Katso lisätietoja kohdasta Liittymän määritteleminen.

Sallitut yritykset:

Sallitut yritykset -kenttään voidaan valita yritykset, joille käyttäjille annetaan oikeudet. Kenttää ei tarvitse täyttää, jos sallittu yritys saadaan tunnistettua luettavasta aineistosta.

Tunnistustapa:

Tunnistustapa-valinnalla valitaan käyttäjien tunnistustapa. Vähintään yksi tunnistustapa on oltava valittuna.

Salasana:

Salasana-kenttään muodostetaan ohjelman toimesta kertaluonteinen salasana aina, kun tunnistustavaksi on valittu Tunnus ja salasana. Kentässä oleva salasana toimii liittymän kautta luettavien uusien käyttäjien oletussalasanana heidän kirjautuessaan ohjelmaan ensimmäisen kerran. Oletussalasana on voimassa ainoastaan ensimmäisellä kirjautumiskerralla, jolloin käyttäjä on pakotettu muuttamaan sen.

Käyttäjien luku käynnistetään Lue-painikkeella. Kaikki aineistossa olevat käyttäjät luetaan ohjelmaan ja siirron päätteeksi sovelluksen Siirtopäiväkirja-lokiin tehdään merkintä. Siirtopäiväkirjan lokimerkinnästä käy myös ilmi mahdolliset virhetilanteet.

Huomautus: Liittymän kautta perustetut uudet käyttäjät lisätään automaattisesti organisaatiorakenteeseen sallituille yrityksille jäseniksi, mikäli kyseiselle yritykselle ei ole perustettu organisaatioyksiköitä. Jos yrityksellä on käytössään organisaatioyksiköitä, uudet käyttäjät on lisättävä luvun jälkeen manuaalisesti jäseniksi oikeisiin yksiköihin.

Käyttäjien luvun raportit

Raportit-painike näyttää luettelon kaikista onnistuneesti suoritetuista käyttäjien luvuista, jotka kirjautunut käyttäjä on suorittanut viimeksi kuluneen viikon aikana. Viikkoa vanhemmat lokimerkinnät poistetaan automaattisesti.

Käyttäjien luvun raportit -ikkunan Aika-sarakkeessa olevaa linkkiä napsauttamalla avautuu raportti luetuista käyttäjistä. Raportti luettelee liittymän kautta perustetut uudet käyttäjät sekä heidän sähköpostiosoitteet. Raportista ilmenee myös käyttäjille perustettu kertaluonteinen salasana, mikäli tunnistustapana on käytetty Tunnus ja salasana -valintaa.

Vihje: Raportilla käyttäjien sähköpostiosoitteet on lueteltu peräkkäin puolipisteellä eroteltuina, jolloin uudet käyttäjät voidaan helposti kopioida sähköpostiviestin vastaanottajiksi tiedottamisviestin lähettämistä varten.

Liittymän määritteleminen

Liittymät-painiketta painamalla pääsee muokkaamaan käyttäjien lukemiseen tarkoitettuja liittymiä. Painike on aktiivinen, jos käyttäjän käyttäjäprofiilissa on sallittuna toiminto Käyttäjien luku, Liittymät. Uuden liittymän määrittäminen aloitetaan painamalla Uusi-painiketta. Avautuvassa ikkunassa valitaan oikea asetustaso, annetaan liittymälle nimi ja painetaan lopuksi Ok-painiketta.

Olemassa olevan liittymän tietoja voi tarkastella valitsemalla ensin oikean asetustason ja Liittymän nimi -kenttään halutun liittymän.

Perustiedot-välilehti

Liittymän perustiedoissa määritetään liittymätyyppi sekä luettavien käyttäjien käyttäjätaso ja käyttäjäprofiili. Liittymien on oltava perustettuna ennen luvun suorittamista.

Vihje: On suositeltavaa perustaa erilliset liittymät kaikille luettaville käyttäjäryhmille, kuten tarkastajille, hyväksyjille ja matkalaskujen tekijöille.

Liittymätyyppi:

Liittymätyyppi-valinnalla määritetään luettavan tiedoston muoto. Yleensä käytetään valintaa ASCII.

Käyttäjätaso:

Käyttäjätaso-valinnalla määritetään luettavien käyttäjien käyttäjätaso. Käyttäjätasoa ei ole pakko valita liittymälle, koska tieto voi sisältyä luettavaan aineistoon.

Käyttäjäprofiili:

Käyttäjäprofiili-valinnalla määritetään luettavien käyttäjien käyttäjäprofiili.

Tiedostot-välilehti

Tiedostot-välilehdellä määritellään luettavan aineiston tiedostonimi ja hakemistopolku, luvussa käytettävä kuvaustiedosto sekä siirtoaineiston merkistö.

Tiedosto:

Luettavan aineiston hakemistopolku ja tiedostonimi. Hakemisto kerrotaan sovelluksen palvelimen näkökulmasta.

Huomautus: Tiedostonimen osana on mahdollista käyttää myös tähti-merkkiä (*). Tämä mahdollistaa muuttuvien tiedostonimien käyttämisen. Esimerkiksi muuttuva osuus tiedostonimessä voisi sisältää päivämäärän ja juoksevan numeron:

Käyttäjät_ppkkvvvv_nnn.txt

Vastaavasti aineistot luettaisiin seuraavalla tiedostonimimäärityksellä:

Käyttäjät_*.txt

Kuvaustiedosto:

Kuvaustiedosto määrittelee, minkä muotoista sisään luettava aineisto on. Kuvaustiedoston täytyy vastata luettavaa aineistoa. Valintalista on käytettävissä kun liittymätyypiksi on valittu ASCII.
Kuvaustiedostoja voi tarkastella näytöllä Asetukset > Muut asetukset ja aineistot > Kuvaustiedostojen ylläpito

Muunnostiedosto:

XSLT-muunnostiedosto, jonka avulla sisään luettava aineisto muunnetaan BaswareXML-aineistoksi. Ohjelmaan tiedot luetaan sisään BaswareXML-aineistosta. Valintalista on käytettävissä kun liittymätyypiksi on valittu XSLT.

Merkistö:

Merkistö, jolla luettava aineisto on muodostettu. Länsi-Euroopassa yleisimmin käytetty merkistö on Latin-1.