Ostolaskun tietojen tarkasteleminen
Sijainti:
Ostolaskujen käsittely -näytöllä voi tarkastella kaikkia sovelluksen ostolaskuja, myös Keskeneräinen-tilassa olevia laskuja. Arkistoituneet ostolaskut eivät ole enää käsiteltävissä Ostolaskujen käsittely -näytöllä, vaan niitä voidaan hakea arkistohaun kautta.
Ostolaskujen käsittely -näytön sarakkeessa Tallennuspäivä näytetään päivämäärä, jolloin ostolasku on luettu sisään sovellukseen. Ostolaskun käsittelyketjussa laskun ensimmäisen tallennuksen kommenttina näytetään tieto "Keskeneräinen".
- Keskeneräinen: Laskut, jotka odottavat tietojen täydentämistä.
- Täsmäytyksessä: Laskut, jotka odottavat täsmäytystä. Laskut on tunnistettu Tilaajan viite -kentän arvon ja Ostolaskujen asetusten tilausnumeroiden etuliitteiden perusteella tilauksellisiksi laskuiksi, mutta niille ei ole vielä tehty täsmäytyksiä.Huomautus: Täsmäytyksessä-tila on valittavissa, kun Yritys-valintaan valitulla yrityksellä on Organisaatiorakenteessa määritetty täsmäytys käyttöön.Vihje: Täsmäytyksessä-tilassa lasku voidaan täsmäyttää joko manuaalisesti pääkäyttäjän toimesta tai sille voidaan yrittää uudelleen automaattista täsmäytystä joko nipputäsmäytyksen avulla tai ajastetun automaattisen uudelleentäsmäytyksen avulla.
Siirrä kiertoon -toiminnolla lasku voidaan myös lähettää hyväksyntäkiertoon, jossa laskua käsitellään normaalisti. Tällöin lasku siirtyy Tallennettu-tilaan. Jos laskulla on oletuskäsittelijöitä, lasku siirtyy näiden tietojen perusteella suoraan käsiteltäväksi henkilöiden työlistoille.
- Tallennettu: Laskut, joiden kierrätys on kesken tai kierto ei ole vielä alkanut. Huomautus: Hylätyt tai odottamaan asetetut laskut eivät näy Tallennettu-tilassa.
- Hylätty: Hylätyt laskut. Arkistointiviiveet-näytöllä määritellään, arkistoidaanko hylätyt ostolaskut vai poistetaanko ne lopullisesti sovelluksesta määritellyn ajan kuluttua.
- Odottaa: Odottavat laskut.
- Poistettu: Laskut, jotka on poistettu tallennuksen jälkeen. Arkistointiviiveet-näytöllä määritellään, arkistoidaanko poistetut ostolaskut vai poistetaanko ne lopullisesti sovelluksesta määritellyn ajan kuluttua.
- Kierrätetty: Laskut, jotka kaikkien kierrätysvaiheiden käsittelijät ovat hyväksyneet.
- Siirretty: Laskut, jotka on siirretty maksatusjärjestelmään.
- Kaikki: Kaikki sovelluksen ostolaskut. Huomautus: Tietojen täydentämistä odottavat laskut ja poistetut laskut näkyvät vain valitsemalla tilaksi Keskeneräinen tai Poistettu.Vihje: Ostolaskujen käsittely -näytön Toimittaja-kenttä on syöttökenttä.
- Jos kenttään antaa toimittajan nimen tai osan nimeä (jokerimerkkiä ei käytetä), Päivitä-toiminto hakee ostolaskuista sellaiset, joissa ostolaskulla oleva toimittajanimi sisältää annetun hakuehdon.
- Myös kertatoimittajalle tallennettuja laskuja voidaan hakea laskulle tallennetulla toimittajan nimellä siten, että Toimittaja-kenttään kirjoitetaan laskulle tallennettu toimittajan nimi tai osa siitä ja painetaan Päivitä-painiketta. Valitsemalla kertatoimittaja toimittajaselauksesta, saadaan listattua kaikki kyseiselle kertatoimittajalle tallennetut laskut, jotka ovat selailtavissa Ostolaskujen käsittelyssä.
- Jos Toimittaja-kenttään on annettu hakuehto ja painetaan toimittajaselauksen kuvaketta, siirrytään toimittajaselaukseen siten, että avautuvassa toimittajahaussa nimikenttään siirtyy annettu hakuehto. Kyseisellä hakuehdolla olevat toimittajat on haettu valmiiksi näytölle.
- Täsmäytetty: Laskut, jotka on täsmäytetty osittain tai kokonaan, joko automaattisen täsmäytyksen tai manuaalitäsmäytyksen toimesta. Laskut on voitu täsmäyttää joko sisäiseen hankintaan tai ulkoisen tilausjärjestelmän ostotilaukseen.Huomautus: Täsmäytetty-tila on valittavissa kun Yritys-valintaan valitulla yrityksellä on Organisaatiorakenteessa määritetty täsmäytys käyttöön.
- Kaikki: Kaikki laskut riippumatta täsmäytyksen tilasta.