Lisenssin hallinta

Ohjelmiston käyttöoikeuslisenssi rajaa seuraavia asioita:

• Yritysten määrä
• Käyttäjien määrä
• Käytettävät lokalisoinnit

Lisenssissä kerrotaan, mitkä seuraavista ominaisuuksista ovat käytössä:

• Ostolaskut
• Matkalaskut
• Avoin arkisto
• Sopimukset
• Tilitoimisto
• Hankinnat

Liittymien osalta lisenssi määrittelee, onko käytössä liittymä hankintajärjestelmään ja tilausjärjestelmään sekä rajapinta avoimeen arkistohakuun.

Lisenssissä ilmoitetaan käyttäjien/henkilöiden lukumäärät. Käyttäjätasot ovat seuraavat:

• Pääkäyttäjät (käsittää sekä matkalaskujen että ostolaskujen pääkäyttäjät)
• Ostolaskujen käsittelijät
• Matkalaskujen käsittelijät
• Henkilöt

  Pääkäyttäjällä on oikeus kaikkiin käyttäjäprofiilin kautta annettuihin toimintoihin. Pääkäyttäjän oikeuksia voidaan rajoittaa edelleen käyttäjäprofiililla. Eli vaikka käyttäjä on luokiteltu pääkäyttäjäksi, voidaan käyttäjäprofiiliksi asettaa esimerkiksi ostolaskun hyväksyjien yhteydessä käytetty profiili. Tällainen käyttäjä kuitenkin varaa yhden pääkäyttäjälisenssin riippumatta käyttäjäprofiilin oikeuksista.

  Pääkäyttäjällä on oikeudet kaikkiin valitun profiilin toimintoihin. Muut käyttäjät eivät näe toimintoja, jotka edellyttävät pääkäyttäjätasoa.

  Ostolaskujen käsittelijät ovat käyttäjiä, joille annetaan oikeudet ostolaskujen ja hankintojen käsittelyyn.Jos käyttäjä ei ole ostolaskujen käsittelijä, hän ei pääse eikä näe toimintoja, jotka löytyvät Sopimukset- ja Ostolaskut-valikoiden alta.

  Matkalaskujen käsittelijät ovat käyttäjiä, jotka tallentavat omia tai toisten matkalaskuja ja -suunnitelmia. Jos käyttäjä ei ole matkalaskujen käsittelijä, hän ei pääse eikä näe toimintoja, jotka löytyvät Matkasuunnitelmat- ja Matka- ja kululaskut -valikoiden alta.

  Henkilöt eivät ole käyttäjiä sovelluksessa, mutta henkilöitä voidaan perustaa ja heille tallentaa matkalaskuja varsinaisten käyttäjien toimesta. Henkilö voi olla yrityksen henkilö, mutta myös yrityksen ulkopuolinen henkilö, jolle maksetaan päiväraha- ja kulukorvauksia.

Sovelluksen käytön laajentamisen yhteydessä luetaan ohjelmistotoimittajan toimittama uusi lisenssitiedosto. Uusi lisenssi otetaan käyttöön valitsemalla Asetukset > Lisenssien hallinta. Uuden lisenssin tulee olla tallennettuna levyllä, joka on käytettävissä työasemalla, josta muutos tehdään. Lisenssin lukemisen jälkeen selain sulkeutuu automaattisesti. Uusi lisenssi on voimassa heti seuraavalla kirjautumiskerralla. Lisenssiä tallennettaessa on suositeltavaa, että käyttäjät ovat kirjautuneet ulos sovelluksesta.

Tietoja ohjelmasta -ikkunassa näytetään ohjelmiston lisenssi, versionumero sekä viimeisimmän päivityksen päivämäärä. Näytöllä näkyy myös käyttäjätasoittain sovellukseen syötettyjen käyttäjien määrät sekä käyttäjätasojen lisenssimäärät.