Tapahtumien oletuskäsittelijöiden määritteleminen
Tapahtumien oletuskäsittelijöitä on mahdollista määrittää kierrätysvaihekohtaisesti:
- Organisaatiorakenteeseen ()
- Toimittajille ()
- Sopimuksille ()
- Tuoteluetteloille ()
Kierrätysvaiheet-sivun Oletuskäsittelijät-kohdassa määritellään, mistä oletuskäsittelijät haetaan kyseiselle tapahtumatyypille. Lisätietoja kohdassa Tapahtumien kierrätysvaiheet.
Organisaatiorakenteessa oletuskäsittelijät määritellään valitsemalla aktiiviseksi haluttu yritys tai yksikkö ja siirtymällä Oletuskäsittelijät-välilehdelle. Organisaatiorakenteen oletuskäsittelijät voidaan määritellä yritys- ja yksikkötasolla. Tällöin esimerkiksi tiettyyn yksikköön liittyvä ostolasku tai sopimus voidaan automaattisesti lähettää oikeiden henkilöiden käsiteltäväksi.
Jäsentason oletuskäsittelijät voidaan määritellä matkalaskuille ja -suunnitelmille sekä sopimuksille. Ostolaskuille jäsentason oletuskäsittelijöitä ei voi määritellä.
- Kun jäsenelle on määritelty matkalaskun ja/tai -suunnitelman oletuskäsittelijä, se tarkoittaa, että kun kyseiselle jäsenelle syötetään matkalasku tai -suunnitelma, tulee jäsenen tietoihin määritelty käsittelijä tapahtuman oletuskäsittelijäksi.
- Kun jäsenen tietoihin on määritelty sopimuksen oletuskäsittelijä, se tarkoittaa, että kun ko. jäsen on syötettävän sopimuksen vastuuhenkilö, tulee jäsenen tietoihin määritelty käsittelijä sopimuksen oletuskäsittelijäksi.
Kaikkia oletuskäsittelijöitä ei ole pakko määritellä samalle tasolle, vaan esimerkiksi ostolaskujen tarkistaminen voidaan määritellä yksikkötasolla ja hyväksyminen yritystasolla. Samoin eri vaiheiden käsittelijöitä ei ole pakko määritellä samaan paikkaan, vaan esimerkiksi toimittajalle voi asettaa ostolaskun tarkastajan ja organisaatioyksikölle tai yritykselle ostolaskujen hyväksyjän.
Organisaatiorakenteen lisäksi oletuskäsittelijöitä voi määritellä toimittajille. Toimittajalle oletuskäsittelijät määritellään tallentamalla Toimittajat-näytöllä Asetukset-välilehden Käsittelijät-kenttään halutut käsittelijät.
Sopimuksen Ostolaskut -välilehdellä voidaan määritellä sopimukseen liitetyn ostolaskun käsittelijät, jotka asetetaan ostolaskulle silloin, kun ostolaskua ei hyväksytä automaattisesti sopimuksen perusteella.
Hankintojen oletuskäsittelijät haetaan ensisijaisesti tuoteryhmän tiedoista, mikäli hankintojen kierrätysvaiheissa on kyseinen kohta valittuna.
Jos matkalaskuilla ja / tai ostolaskuilla on käytössä tapahtumien rivikohtainen hyväksyntä, voidaan oletuskäsittelijät määritellä myös seurantakohteille. Katso lisätietoja kohdasta Tapahtumien rivikohtainen hyväksyntä.
Myös Tiedoksi-käsittelyvaiheelle on mahdollista määrittää oletuskäsittelijöitä. Tiedoksi-vaiheelle oletuskäsittelijät määritetään samoja periaatteita noudattaen kuin normaaleille käsittelyvaiheille.
Ostolaskujen kierrätysvaiheiden Vain jäseniä -asetuksella vaikutetaan siihen, onko ostolaskuille mahdollista määrittää tiedoksisaajiksi vain kyseisen organisaation jäseniä vai myös sovelluksen muita käyttäjiä (joilla on oikeus kyseiseen yritykseen, mutta ei välttämättä oikeutta yrityksen käyttämiin varsinaisiin käsittelyvaiheisiin).