Ostolaskun täsmäytys ulkopuolisen tilausjärjestelmän tilaukseen

Sijainti: Ostolaskut > Ostolaskun syöttö

Ulkoisen ostotilauksen täsmäytys on lisäpiirre sovelluksessa. Jotta ostolaskujen täsmäyttäminen ulkoisen tilausjärjestelmän ostotilaukseen on mahdollista, täytyy ostotilaukset lukea sovellukseen ulkoisesta tilausjärjestelmästä. Katso lisätietoja kohdasta Ostotilausten luku.

Ostolaskun täsmäytys voidaan tehdä sellaisille ostotilauksille, joille on vastaanottomerkintöjä. Vastaanotoksi riittää osittainen vastaanotto, eli osa tilausrivin tilatusta määrästä on merkitty vastaanotetuksi.

Täsmäytys voidaan kohdistaa ostotilauksen otsikkotietoihin, tilauksen yksittäisiin tilausriveihin tai saapumisiin. Toiminnossa Ostolaskujen asetukset määritetään onko saapumiserien käsittely käytössä. Mahdollisia täsmäytystapoja ovat:

Ostolaskun ja ostotilauksen täsmäyttäminen tilaustasolla. Tällöin valitaan ostolaskua vastaava ostotilaus. Ostotilauksen tiliöintirivit tuodaan ostolaskulle sekä ostotilaus merkitään täsmäytetyksi.
Ostolaskun ja ostotilauksen täsmäyttäminen tilausrivikohtaisesti. Ostolaskua vastaavat tilausrivit valitaan ostotilaukselta. Jokaista valittua tilausriviä kohti käyttäjän on mahdollista muuttaa täsmäytettävää määrää sekä kappalehintaa.
Ostolaskun ja ostotilauksen täsmäyttäminen saapumisrivikohtaisesti. Ostolaskua vastaavat saapumisrivit valitaan ostotilaukselta. Jokaista valittua saapumisriviä kohti käyttäjän on mahdollista muuttaa täsmäytettävää määrää sekä kappalehintaa.
Ostolaskun täsmäyttäminen useaan ostotilaukseen. Ostolasku on mahdollista täsmäyttää useaan eri ostotilaukseen ja/tai ostotilausten tilausriveihin. Ostolaskulle tuodaan tiliöintirivit valituista ostotilauksista ja/tai ostotilausten tilausriveistä.
Usean ostolaskun täsmäyttäminen yhteen ostotilaukseen. Ostotilaukselle on mahdollista täsmäyttää useita ostolaskuja. Ostotilauksesta valitaan ostolaskulla olevat tilausrivit. Loput tilausrivit täsmäytetään myöhemmin seuraaviin ostotilaukseen kohdistuviin ostolaskuihin. Tällöin jokaiselle ostolaskulle kirjautuu vain täsmäytyksen mukaiset tiliöintirivit.
Osittaisella täsmäytyksellä tarkoitetaan jo edellisissä vaihtoehdoissa esille tullutta tilannetta, jossa vain osa ostotilauksen riveistä kohdistetaan ostolaskulle. Tällaisessa tilanteessa ostotilausta ei merkitä kokonaan täsmäytetyksi ennen kuin loputkin tilausrivit on täsmäytetty. On myös mahdollista, että ostotilaukselta jää täsmäyttämättä vain yksittäisen tilausrivin tuotteita. Esimerkiksi jotakin tuotetta on laskutettu vain osittain toimitettu määrä.

Täsmäytettävä ostolasku voi olla joko veloituslasku tai hyvityslasku. Ostolaskun tyyppi, veloitus tai hyvitys, ei kuitenkaan ohjaa täsmäytyksen toimintaa. Täsmäytyksen kannalta merkitsevää on täsmäytettävissä olevan kappalemäärän ja täsmäytettävän kappalemäärän etumerkit:

Kun molempien lukumäärien etumerkit ovat samat, joko negatiiviset tai positiiviset, täsmäytys vähentää täsmäytettävissä olevaa kappalemäärää.
Kun toinen lukumäärä on negatiivinen ja toinen positiivinen, täsmäytys purkaa jo täsmäytettyjä kappalemääriä. Eli tässä tilanteessa täsmäyttäminen lisää täsmäytettävissä olevaa kappalemäärää.

Tilausten täsmäytys -toiminto

Tilausten haku

Jos ostolaskun Tilaajan viite -kentässä on tilausnumero, sovellus hakee Tilausten täsmäytys -näytölle automaattisesti tilausnumeroa vastaavat ostotilaukset. Näytölle haetaan kaikki ostotilaukset, joiden tilausnumero alkaa ostolaskun Tilaajan viite -kentässä olevalla tiedolla.

Jos Tilaajan viite -kenttä on tyhjä tai siinä olleella tilausnumerolla ei löydy ostotilausta, sovellus hakee näytölle kaikki ostotilaukset, joiden tila on Avoin.

Käyttäjä voi etsiä ostotilauksia syöttämällä hakuehdot otsikkotason ja/tai rivitason hakukenttiin ja painamalla Päivitä-painiketta.

Huomautus: Ostotilausten hakua on mahdollista tehostaa ostotilausten listauksen oikeassa yläreunassa sijaitsevan lisärajauksen avulla. Listauksessa näytettävien tilausten joukkoa rajataan annetun hakutekijän perusteella. Hakutekijään sopivaa tietoa etsitään kaikista näytettävistä sarakkeista.

Otsikkotason hakukentät:

Tilausnumero-hakukenttään syötetään haettava tilausnumero tai sen alkuosa. Toimittaja-valintalistasta valitaan haluttu toimittaja. Valintalistassa näytetään kaikkien ostolaskun yritykselle luettujen ostotilausten toimittajat.

Täsmäytyksen tila -alasvetovalikon valintojen avulla voi rajata etsittäviä ostotilauksia. Täsmäytyksen tilaksi on mahdollista valita useita valintoja. Oletuksena etsitään Täsmäytys avoin- ja Osittain täsmäytetty -tilaisia ostotilauksia, mutta sovellus muistaa käyttäjän tekemät oletuksesta poikkeavat valinnat. Valittavissa on seuraavat valinnat:

Kaikki: Kaikki ostotilaukset.
Täsmäytys avoin: Ostotilaukset, joiden kaikki rivit ovat kokonaan täsmäyttämättä.
Osittain täsmäytetty: Ostotilaukset, joille on tehty täsmäytyksiä, mutta vähintään yksi rivi on kokonaan täsmäyttämättä tai osittain täsmäytetty.
Täsmäytetty: Ostotilaukset, joiden kaikki rivit ovat täysin täsmäytetty.
Ylitäsmäytetty: Ostotilaukset, joiden kaikki rivit ovat vähintään täysin täsmäytetty ja vähintään yksi rivi on ylitäsmäytetty.

Rivitason hakukentät:

Rivitason hakukentät ovat oletuksena piilotettuna. Hakukentät saa näkyviin klikkaamalla Rivitason haku -otsikon edessä olevaa -kuvaketta.

Tuotetiedot-hakukenttään syötetään haettava tuotekoodi tai tuotteen nimi. Yksikköhinta-kenttiin on mahdollista määrittää haettavan yksikköhinnan minimi- ja/tai maksimiarvo.

Syöttöarvo-kentän hakuehdolla haku kohdistuu kaikkiin käytössä oleviin syöttöarvoihin. Mikäli haku kohdistetaan päivämäärämuotoiseen syöttöarvokenttään, on hakuehto syötettävä muodossa: vvvv-kk-pp. Mikäli päivämäärähakuehto syötetään väärässä muodossa, ei haku löydä tilauksia.

Vastaanottopvm-kentän hakuehdolla haetaan tilauksia annetulla vastaanottopäivävälillä. Vastaanottopäivät ovat käytössä ja näkyvät tilausten vastaanottoriveillä, kun ostolaskujen asetuksissa on määritetty Saapumiserien täsmäytys -asetus käyttöön. Mikäli saapumiserien täsmäytys ei ole käytössä, myöskään Vastaanottopvm-hakuehto ei ole käytettävissä.

Täsmäytettävän ostotilauksen valinta

Haetut ostotilaukset näkyvät listassa hakukenttien alapuolella. Haluttu ostotilaus avataan viemällä hiiri rivin päälle, jolloin koko rivi korostuu. Ostotilaus avataan napsauttamalla hiiren painiketta, jolloin näytetään valitun ostotilauksen otsikko- ja rivitiedot.

Ylimmäisenä näkyvät ostotilauksen otsikkotiedot. Otsikkotietojen alapuolella näkyy kaikki ostotilauksen tilausrivitiedot. Mikäli saapumiserien käsittely on käytössä, näkyy lisäksi kunkin tilausrivin alapuolella tilausriviin kohdistuneet vastaanotot omina riveinään.

Ostotilauksille ja tilaus- tai vastaanottoriveille on voitu lisätä ylimääräisiä lisätietokenttiä, eli syöttöarvoja. Lisätietokenttiin voidaan tuoda ulkoisesta tilausjärjestelmästä ylimääräisiä tietoja, joita tarvitaan täsmäytyksen suorittamiseksi. Tilauksen otsikkoriville lisätyissä kentissä näytetään tilausjärjestelmästä luettua tietoa, mutta niiden sisältöä ei voi muuttaa täsmäytyksen yhteydessä. Lisätietokentät perustetaan toiminnossa Syöttöarvot .

Takaisin kaikkien ostotilausten listaukseen pääsee vasemman yläkulman nuolipainikkeella.

Täsmäytettävien rivien valinta

Jokaisen ostotilauksen otsikkorivin, tilausrivin ja vastaanottorivin alussa on täsmäytyspainike. Riveillä näkyy rivin perustietojen lisäksi myös mahdollisesti ostotilauksen rivitasolle lisätyt syöttöarvokentät. Syöttöarvokentät voivat olla muokattavia, jolloin tilausjärjestelmästä siirtynyttä tietoa on mahdollista muokata täsmäytyksen yhteydessä ja näin muokattu tieto saadaan myös palautettua takaisin tilausjärjestelmään. Pakolliseksi määritetty syöttöarvokenttä näkyy punaiseksi kehystettynä, mikäli kenttä on tyhjä. Syöttöarvokenttä näkyy punaiseksi kehystettynä myös, jos kenttään syötetään väärän muotoista tietoa.

Rivitason näkymään vaikuttaa käytettävä täsmäytystapa:

Täsmäytettäessä tilausriveihin tilausrivin Yksikköhinta, netto - ja Täsmäytettävä määrä -kentät ovat syöttökenttiä, joissa näytetään oletuksena tilauksella oleva yksikköhinta ja täsmäytettävissä oleva määrä. Näiden kenttien tietoja on mahdollista muuttaa, mikäli laskulla oleva yksikköhinta ja toimitettu määrä poikkeavat tilausrivillä olevista tiedoista.
Täsmäytettäessä saapumisiin kunkin vastaanottorivin Yksikköhinta, netto - ja Täsmäytettävä määrä -kentät ovat syöttökenttiä, joissa näytetään oletuksena rivillä oleva yksikköhinta ja täsmäytettävissä oleva määrä. Näiden kenttien tietoja on mahdollista muuttaa, mikäli ostolaskulla oleva yksikköhinta ja toimitettu määrä poikkeavat vastaanottorivillä olevista tiedoista.

Myös tilausrivillä näkyy Yksikköhinta, netto -kenttä, jonka tietoa on mahdollista muuttaa. Tällöin syötetty yksikköhinta kopioituu kaikille kyseisen tilausrivin vastaanottoriveille, jolloin usean vastaanottorivin yksikköhinnan muutos onnistuu yhdellä kertaa. Sama toiminnallisuus on myös tilausrivin syöttöarvokentissä.

Täsmäytykseen valinta suoritetaan painamalla täsmäytyspainiketta, joko ostotilauksen otsikkoriviltä, tilausriviltä tai vastaanottoriviltä. Toiminto voidaan suorittaa perätysten useammalle riville, mikäli samaan ostolaskuun pitää täsmäyttää useampia ostotilauksia tai sen rivejä.

Valitut rivit näytetään Täsmäytettäväksi valitut tilaukset -osiossa. Jokaisen rivin edessä on peruutuspainike Täsmäytettäväksi valitut tilaukset -luettelossa. Tällä painikkeella voidaan peruuttaa täsmäytysvalinta valitulta riviltä, jolloin valittu rivi poistuu Täsmäytettäväksi valitut tilaukset -osioista. Peruutuspainikkeella poistettu rivi on mahdollista valita uudelleen täsmäytettäväksi toistamalla täsmäytykseen valinta.

Täsmäytyksen vahvistaminen

Täsmäytä-painike merkitsee Täsmäytettäväksi valitut tilaukset -luettelossa olevat ostotilaukset ja niiden rivit täsmäytetyiksi ja palaa Tilausten täsmäytys -toiminnosta ostolaskun tiliöintitilaan.

Täsmäytyksen yhteydessä ostolaskua yritetään aina hyväksyä ostotilauksen perusteella. Hyväksynnän perusteena käytetään prosentuaalista tai rahamäärään perustuvaa vaihteluväliä, jossa tutkitaan ostolaskun nettomääräisen loppusumman ja laskuun täsmäytettyjen tilausten nettosumman erotusta. Jos summien erotus pysyy sallittujen vaihteluvälien sisällä, lasku hyväksytään täsmäytyksen yhteydessä. Jos summien erotus ylittää tai alittaa asetetun vaihteluvälin, lasku lähetetään normaaliin hyväksyntäkiertoon. Hyväksynnän perusteena käytettävä vaihteluväli sekä raja-arvot voidaan määrittää toimittajakohtaisesti toiminnossa Toimittajat tai asetustasokohtaisesti toiminnossa Ostolaskujen asetukset .

Ostolaskun hyväksyminen täsmäytyksen yhteydessä tarkoittaa sitä, että ostolaskun viimeinen käsittelyvaihe merkitään käsitellyksi, eli ostolaskun tilaksi muutetaan Kierrätetty. Täsmäytystä tekevällä käyttäjällä ei tarvitse olla oikeutta ostolaskujen viimeisen käsittelyvaiheen käsittelyyn.

Suorita vain täsmäytys -valinnalla kerrotaan ettei ostolaskua haluta tällä kertaa hyväksyä täsmäytyksen yhteydessä. Tällöin Täsmäytä-painike merkitsee Täsmäytettäväksi valitut tilaukset -luettelossa olevat ostotilaukset ja niiden rivit täsmäytetyiksi ja palaa Tilausten täsmäytys -toiminnosta ostolaskun tiliöintitilaan, mutta ei yritä hyväksyä ostolaskua. Suorita vain täsmäytys -valintaa tulee käyttää myös, mikäli Täsmäytyksessä -tilassa olevalle laskulle halutaan tehdä osittainen täsmäytys, eikä laskun haluta siirtyvän hyväksymiskiertoon.

Huomautus: Kun täsmäytyksestä huolimatta lasku halutaan aina pakottaa hyväksymiskiertoon, tulee käyttäjän käyttäjäprofiilissa kieltää Ostolaskujen täsmäytys, hyväksyntä täsmäytyksessä -profiilioikeus. Tällöin Suorita vain täsmäytys -valinta on aina automaattisesti valittuna, eikä valintaa ole mahdollista muuttaa.

Täsmäytettävien tapahtumien tiliöintirivit tuodaan ostolaskun tiliöintiriveiksi. Toiminnossa Ostolaskujen asetukset määritetään poimitaanko tiliöintirivien selite ostotilauksen rivitiedoista vai tuodaanko selitteeksi ostolaskun toimittajan nimi. Jos tilausrivin tiliöinnistä ei saada arvoa johonkin tiliöinnin kenttään, etsitään puuttuvia arvoja ostolaskujen automaattitiliöintilogiikan mukaisesti. Täsmäytyksen muodostamien tiliöintirivien poistaminen on estetty, mutta niiden muokkaaminen on mahdollista. Ostolaskun tiliöinnissä täsmäytyksen perusteella muodostetut rivit osoitetaan

-kuvakkeella.

Peruuta-painike sulkee Tilausten täsmäytys -toiminnon ja palaa ostolaskun tiliöintitilaan. Mitään muutoksia ei tallenneta ja täsmäytettäväksi valitut tilaukset peruutetaan takaisin aikaisempaan tilaan.