Ostolaskun syötön toiminnot
Sijainti:
Kun laskut luetaan sovellukseen käsin Ostolaskujen luvun kautta, avautuvat laskut yksitellen Ostolaskun syöttö -näytölle. Tässä tilanteessa Ostolaskun syöttö -näytöllä näkyvät seuraavat toiminnot:
Tallenna keskeneräiseksi
Tallenna
Lasku tallennetaan tietojen täydentämisen jälkeen Tallenna-painikkeella. Ostolaskun tietojen täydentämisestä löydät ohjeita kohdasta Ostolaskun tietojen syöttäminen.
Tallenna, hyväksy
Ostolasku voidaan hyväksyä tallennuksen yhteydessä Tallenna, hyväksy -painikkeella. Painike on näkyvissä, jos käyttäjän profiilissa on sallittu toiminto Ostolaskut, hyväksyntä tallennuksessa ja jos käyttäjällä on oikeus ostolaskun käsittelyn viimeiseen käsittelyvaiheeseen. Toiminto poistaa laskulta kaikki muut käsittelyvaiheet paitsi viimeisen vaiheen ja merkitsee viimeisen käsittelyvaiheen hyväksyjäksi laskun tallentajan. Tallenna, hyväksy -toiminto ei ole käytettävissä silloin, kun tapahtuman viimeisellä käsittelyvaiheella on käytössä tapahtumien rivikohtainen hyväksyntä.
Poista
Jos lasku on aiheeton, sellainen ettei sitä tallenneta lainkaan sovellukseen, se voidaan poistaa Poista-painikkeella. Ennen tallennusta poistettu lasku poistuu sovelluksesta kokonaan.
Tiliöi
Lasku voidaan tiliöidä tallennusvaiheessa. Myös laskun käsittelijät voivat tiliöidä laskun tai tiliöinnin voi tehdä vasta kierrätyksen jälkeen.
Ohita
Jos luettavaa laskua ei haluta tallentaa välittömästi, voidaan tallennus jättää tuonnemmaksi ohittamalla lasku Ohita-painikkeella. Lasku jää tällöin Keskeneräinen-tilaan ja sen tiedot voi täydentää myöhemmin. Ohitetut laskut löytyvät Ostolaskujen käsittely -sivulta poimimalla laskut, joiden tila on Keskeneräinen. Lasku valitaan käsiteltäväksi napsauttamalla laskun summakenttää.
Palaa
Laskujen tunnistuksen tai luvun voi keskeyttää Palaa-painikkeella, jolloin tapahtuu seuraavaa:
- Ostolaskujen luku -toiminto lukee kaikki lukuhakemiston .pdf-tiedostot laskuiksi tietokantaan Keskeneräinen-tilaan ja laskut voi täydentää myöhemmin.
Käsittelyketju
Käsittelyketjuun merkitään ostolaskulle tehdyt toimenpiteet, niiden suoritusaika, käsittelijä, käsittelyvaihe sekä mahdolliset kommentit. Käyttäjä voi valita, mitä merkintöjä käsittelyketjussa näytetään. Valittavissa ovat tapahtumaa tai tiliöintiä koskevat merkinnät sekä käyttäjien tapahtumalle antamat kommentit. Valinnalla Kaikki näytetään kaikki käsittelyketjun merkinnät.
Lisää kommentti
Käyttäjä voi lisätä tapahtumalle kommentteja, jotka tulevat näkyviin tapahtuman käsittelyketjuun.
Käsittelijät
Laskun käsittelijät lisätään Käsittelijät-toiminnolla. Käsittelijät voidaan lisätä joko yksitellen ostolaskulle organisaatiorakenteelta / käyttäjälistalta tai käsittelijäryhmän avulla kerralla. Käsittelijät-näytöllä voidaan myös esimerkiksi muuttaa laskun oletuskäsittelijöitä tai poistaa laskulta tarpeettomia käsittelyvaiheita. Viimeistä käsittelyvaihetta ei kuitenkaan voida poistaa. Lisätietoja oletuskäsittelijöiden määräytymisestä löydät kohdasta Tapahtumien oletuskäsittelijöiden määritteleminen.
Siirrä kiertoon
Siirrä kiertoon -painikkeella Täsmäytyksessä-tilassa oleva lasku siirretään normaaliin hyväksymiskiertoon. Tällöin lasku siirtyy Tallennettu-tilaiseksi. Jos laskulla on oletuskäsittelijöitä, lasku siirtyy näiden tietojen perusteella suoraan käsiteltäväksi henkilöiden työlistoille. Laskun käsittelyketjussa näkyy merkintä kun lasku on siirretty kiertoon.