Ostolaskun täsmäytys automaattisesti

Sijainti: Ostolaskut > Ostolaskun syöttö

Ostolasku voidaan täsmäyttää automaattisesti otsikkotasolla tai rivitasolla joko sovelluksen sisäiseen hankintaan tai ulkoisesta tilausjärjestelmästä luettuun ostotilaukseen. Ostolaskun automaattinen täsmäyttäminen on maksullinen lisäpiirre.

Ostolaskut täsmäytetään automaattisesti ostolaskujen tallennuksen yhteydessä. Automaattinen täsmäytys suoritetaan myös Täsmäytyksessä-tilaisten ostolaskujen tallennuksen ja Tiliöinti-toiminnon avaamisen yhteydessä.

Lisäksi Täsmäytyksessä-tilaisten ostolaskujen täsmäyttämistä on mahdollista automatisoida seuraavin tavoin:

Nipputäsmäytys-toiminnon avulla valitut ostolaskut yritetään täsmäyttää automaattisesti uudelleen. Lisätietoja kohdasta Ostolaskujen nipputäsmäytys.
Automaattinen uudelleentäsmäytys -toiminnon avulla kaikki Täsmäytyksessä-tilaiset ostolaskut yritetään täsmäyttää kerran vuorokaudessa täysin automaattisesti. Lisätietoja kohdasta Ostolaskujen asetukset.

Jotta automaattinen täsmäytys on mahdollista, on ostolaskun yrityksellä oltava Organisaatiorakenteessa määritettynä automaattinen täsmäytys käyttöön. Yritykselle on mahdollista määrittää käyttöön automaattinen otsikkotason täsmäytys, automaattinen rivitason täsmäytys tai molemmat. Määritys vaikuttaa automaattisen täsmäytyksen toimintaan seuraavasti:

Molemmat asetukset valittu = Laskun rivitietojen ollessa käytettävissä (verkkolasku) tehdään rivitason täsmäytys. Rivitietojen puuttuessa tehdään otsikkotason täsmäytys.
Rivitaso valittu, otsikkotasoa ei = Laskun rivitietojen ollessa käytettävissä tehdään rivitason täsmäytys. Otsikkotason täsmäytystä ei yritetä.
Otsikkotaso valittu, rivitaso ei = Tehdään vain otsikkotason täsmäytys, vaikka laskulla olisi rivitietoja.
Kumpaakaan asetusta ei valittu = Automaattinen täsmäytys ei ole käytössä.

Automaattisen täsmäytyksen edellytyksenä on myös se, että sisäinen hankinta tai ulkoinen ostotilaus on täsmäytettävissä myös manuaalisesti. Lisäksi joissakin tapauksissa automaattinen täsmäytys vaatii ostolaskun tunnistamisen tilaukselliseksi laskuksi vertaamalla ostolaskun Tilaajan viite -kentän tilausnumeroa Ostolaskujen asetuksissa määritettyihin tilausnumeroiden etuliitteisiin.

Automaattinen otsikkotason täsmäytys

Automaattinen otsikkotason täsmäytys vertaa ostolaskun nettomääräistä loppusummaa tilausnumerolla löydetyn tilauksen vastaanotetuiksi merkittyjen tilausrivien nettomääräiseen loppusummaan. Tilaus voi olla joko osittain vastaanotettu tai täysin vastaanotettu. Vertailun perusteella automaattinen täsmäytys päättelee voidaanko ostolaskua täsmäyttää automaattisesti löydettyyn ostotilaukseen:

Jos summat täsmäävät rahamäärän osalta, ostolasku täsmäytetään tilaukseen ja laskun tilaksi tulee Kierrätetty. Tilauksen tiliöintirivit tuodaan laskun tiliöintiriveiksi.
Jos summat eivät täsmää rahamäärän osalta, tarkistetaan Ostolaskujen asetuksissa määritellyistä vaihteluväliasetuksista kuinka paljon summat saavat erota keskenään. Ero tarkistetaan ylittävältä ja alittavalta osuudelta. Jos erotus jää sallittujen vaihteluvälien sisään, ostolasku täsmäytetään tilaukseen ja laskun tilaksi tulee Kierrätetty. Tilauksen tiliöintirivit tuodaan laskun tiliöintiriveiksi.
Jos tilaus löytyy, mutta rahamäärä ei täsmää ja erotus ylittää sallitut vaihteluvälit, täsmäytystä ei tehdä. Tässä tapauksessa laskulle kirjataan tieto epäonnistuneesta täsmäytyksestä. Lasku siirtyy tallennuksen yhteydessä Täsmäytyksessä-tilaan.
Jos tilausta ei löydy Tilaajan viitteen perusteella mutta etuliite vastaa tilauksellisia laskuja, lasku siirtyy tallennuksen yhteydessä Täsmäytyksessä-tilaan.

Automaattinen rivitason täsmäytys

Automaattinen rivitason täsmäytys vertaa ostotilauksen tilausrivejä ostolaskun rivitietoihin. Ostolaskun rivitiedot ovat saatavilla verkkolaskuina saapuneista ostolaskuista, ja ne ovat nähtävillä ostolaskun tiliöinnissä Laskurivit-välilehdellä. Tilaus voi olla joko osittain vastaanotettu tai täysin vastaanotettu.

Rivitason täsmäytyksen ensimmäisessä vaiheessa jokaista ostolaskun laskuriviä yritetään täsmäyttää löydetyn ostotilauksen tilausriviin vertaamalla seuraavia tietoja: Tuotekoodi, hinta ja määrä. Vertailun perusteella automaattinen täsmäytys päättelee voidaanko laskuriviä täsmäyttää automaattisesti löydettyyn tilausriviin:

Jos rivien tuotekoodi, hinta ja määrä täsmäävät, laskurivi täsmäytetään tilausriviin.
Jos rivien tuotekoodi ja määrä täsmäävät, mutta hinta ei täsmää, tarkistetaan Ostolaskujen asetuksissa määritellyistä vaihteluväliasetuksista kuinka paljon hinta saa erota. Ero tarkistetaan ylittävältä ja alittavalta osuudelta. Jos ero jää sallittujen vaihteluvälien sisään, laskurivi täsmäytetään tilausriviin.
Jos rivien tuotekoodi ja määrä täsmäävät, mutta hinta ei täsmää ja ero ylittää sallitut vaihteluvälit, laskuriviä ei täsmäytetä tilausriviin. Tässä tapauksessa laskulle kirjataan tieto epäonnistuneesta täsmäytyksestä.
Jos tuotekoodi ja hinta täsmäävät, mutta laskurivin määrä ylittää tilausrivillä täsmäytettävissä olevan määrän, laskuriviä ei täsmäytetä tilausriviin. Täsmäytettävissä voi olla enemmänkin, mutta vähintään koko laskurivin määrä täytyy pystyä täsmäyttämään. Tässä tapauksessa laskulle kirjataan tieto epäonnistuneesta täsmäytyksestä.
Jos laskurivin tuotekoodin perusteella ei löydy tilausriviä, ei laskuriviä voida täsmäyttää automaattisesti.

Rivitason täsmäytyksen toisessa vaiheessa päätellään hyväksytäänkö lasku täsmäytyksen perusteella. Tässä vaiheessa päätellään myös se, mihin tilaan lasku tallennetaan:

Jos kaikki laskurivit on täsmäytetty ja täsmäytettyjen rivien nettosumma täsmää laskun nettomääräiseen oppusuumman, lasku hyväksytään automaattisesti. Laskun tilaksi tulee Kierrätetty. Tilauksen tiliöintirivit tuodaan laskun tiliöintiriveiksi.
Jos kaikki laskurivit on täsmäytetty, mutta täsmäytettyjen rivien nettosumma ylittää vaihteluvälin, laskua ei hyväksytä automaattisesti. Laskun tilaksi tulee Täsmäytyksessä. Tilauksen tiliöintirivit tuodaan laskun tiliöintiriveiksi.
Jos vain osa laskuriveistä on täsmäytetty, laskua ei hyväksytä automaattisesti. Laskun tilaksi tulee Täsmäytyksessä. Täsmäytettyjen tilausrivien tiliöintirivit tuodaan laskun tiliöintiriveiksi.
Jos yhtäkään laskuriviä ei ole täsmäytetty tai jos ostotilausta ei löydy Tilaajan viitteen perusteella, mutta etuliite vastaa tilauksellisia laskuja, lasku siirtyy tallennuksen yhteydessä Täsmäytyksessä-tilaan.

Täsmäytyksen jälkeen

Täsmäytyksen muodostamien tiliöintirivien poistaminen on estetty, mutta niiden muokkaaminen on mahdollista. Ostolaskun tiliöinnissä täsmäytyksen perusteella muodostetut rivit osoitetaan-kuvakkeella.

Täsmäytyksessä-tilassa lasku voidaan täsmäyttää manuaalisesti pääkäyttäjän toimesta. Automaattista täsmäytystä yritetään suorittaa aina laskun tallennuksen yhteydessä tai laskun Tiliöinti-toiminnon avaamisen yhteydessä.

Siirrä kiertoon –toiminnolla lasku voidaan lähettää hyväksyntäkiertoon, jossa laskua käsitellään normaalisti. Lasku siirtyy Tallennettu-tilaan. Jos laskulla on oletuskäsittelijöitä, lasku siirtyy näiden tietojen perusteella suoraan käsiteltäväksi henkilöiden työlistoille.