Basware

Raportit

Sijainti: Kierrätys > Raportit

Raportit-toiminto tarjoaa selkeän yhteenvedon sovellukseen tallennetuista tapahtumista. Toiminnon avulla on helppo seurata tapahtumien lukumäärää sekä ostolaskujen tyyppejä. Laskun tyypin perusteella voidaan seurata esimerkiksi verkkolaskujen osuutta itse skannatuista laskuista. Raportit-toiminto on maksullinen lisenssipiirre.

Raportit-toiminto sisältää kaksi raporttikokonaisuutta. Kierron yhteenveto -raportilla on mahdollista seurata seuraavia asioita:

Tapahtumien määrä -raportilla seurattavat asiat ovat:

Huomautus: Raportit-toiminto näyttää tiedot niistä tapahtumatyypeistä, jotka ovat lisenssin mukaisesti käytössä.

Raportin käynnistäminen

Raportit-sivu avautuu tyhjänä. Valitse haluamasi raportti Raportit-valikosta. Muut valinnat päivittyvät raporttivalinnan mukaan: Valitse Asetustaso-valikosta haluamasi raportointitaso sekä mahdolliset muut rajausehdot. Käynnistä raportin muodostus painamalla Päivitä-painiketta. Tiedot tulevat näytölle raportin valmistuttua. Asetustasoksi voidaan valita yksittäinen yritys, yritysryhmä tai Kaikki-valinnalla kaikki yritykset, joihin kirjautuneella käyttäjällä on oikeus. Valittavat asetustasot määräytyvät siis käyttäjän oikeuksien mukaisesti. Raportin valmistuttua voit muuttaa asetustasoa ja käynnistää uuden raportin muodostamisen.

Kierron yhteenveto

Kierron yhteenveto -raportin sisältö jakautuu seuraaviin erillisiin osa-alueisiin:

Erääntyvät tapahtumat

Erääntyvät tapahtumat -osiossa näytetään erääntyvien laskujen kappaleet ja alentamattomat rahamäärät yrityksen kotivaluutassa. Raportilla laskujen eräpäivää verrataan raportin suoritushetken päivämäärään. Tiedot ryhmitellään raportille seuraavasti:

  • Erääntyneet = Laskun eräpäivä on menneisyydessä
  • Tänään = Laskun eräpäivä on sama kuin raportin suorituspäivämäärä
  • 1-7 päivää = Laskun eräpäivä on raportin suorituspäivämäärästä 1-7 päivää tulevaisuuteen
  • 8-14 päivää
  • 15-21 päivää
  • 22-30 päivää
  • Yli 30 päivää

Tapahtumien summia ei lasketa raportille, mikäli raportin asetustasona käytetään yritysryhmää tai vaihtoehtoa Kaikki ja joukossa on yrityksiä, joilla on eri kotivaluutat. Tässä tilanteessa raportilla esitetään Summa-rivillä ilmoitus "Laskentaa ei voitu suorittaa". Suorita tällöin raportti käyttämällä asetustasona yksittäistä yritystä.

Käsittelyajat

Käsittelyajat-osiossa näytetään tapahtumien keskimääräinen hyväksymisaika. Raportilla tapahtuman tallennuspäivämäärää verrataan päivämäärään, jolloin tapahtuman tila on muuttunut kierrätetyksi. Tiedot esitetään tapahtumatyypeittäin prosenttiosuuksina per käsittelyaika.

Tapahtumien tila

Tapahtumien tila -osiossa näytetään yhteenveto kierrossa olevien tapahtumien kappalemääristä tilan mukaisesti eriteltyinä.

Tapahtumien määrä

Tapahtumien määrä -raportilla näytetään ohjelmaan tallennettujen tapahtumien lukumäärä ja osuus prosenteissa. Lisäksi ostolaskut eritellään laskun tyypin mukaisesti.

Huomautus: Raportti huomioi ainoastaan tapahtumat, jotka on tallennettu riittävän uudella (tapahtumien määrän laskentaa tukevalla) sovellusversiolla. Vanhemmilla sovellusversioilla tallennetut tapahtumat eivät näy tämän raportin luvuissa.

Tapahtumien määrä -osiossa tiedot esitetään Tallennuspäivä-rajauksen mukaisesti. Alkupäivä on oletuksena kuluva päivä -30 päivää ja loppupäivä on tyhjä, jolloin raportille otetaan mukaan tapahtumat, jotka on tallennettu viimeksi kuluneen 30 päivän aikana.

Tallennuspäivärajausta voidaan muuttaa, jolloin saadaan selville esimerkiksi tietyn kalenterikuukauden tai vuoden aikana tallennettujen tapahtumien määrät. Tallennuspäivä-kenttien vieressä oleva Päivitä-painike vaikuttaa ainoastaan Tapahtumien määrä -osion sisältöön.

Tapahtumien määrä huomioi kaikki tapahtumat, jotka on tallennettu ohjelmaan. Ostolaskujen tallennushetki päätellään siitä hetkestä, jolloin ostolasku tallentuu ohjelmaan keskeneräinen-tilaan. Muiden tapahtumatyyppien kohdalla tallennushetki päätellään siitä hetkestä, kun tapahtuman tila muuttuu tallennetuksi.

Ostolaskujen tyyppi -kappaleessa esitetään ohjelmaan tallennettujen ostolaskujen tyyppi laskun alkuperän mukaisesti sekä prosenttiosuus kaikista raportointiaikavälin ostolaskuista. Erittely tehdään seuraavasti:

  • Verkkolasku = Laskuttajan lähettämä verkkolasku
  • Skannauspalvelu = Ulkoisen skannauspalvelun skannaama lasku
  • Validointipalvelu = Ulkoisen validointipalvelun validoima lasku
  • Basware CloudScan = Baswaren CloudScan -palvelun kautta skannattu lasku
  • Basware CloudScan itsevalidointi = Baswaren CloudScan itsevalidointi -palvelun kautta skannattu lasku
  • Basware Supplier Portal = Baswaren toimittajaportaalin kautta tullut lasku
  • Muodostettu sopimuksesta = Sopimuksesta muodostettu lasku (itselaskutus)
  • PDF = PDF-kuvana tallennettu lasku
  • TIFF = Ostolaskujen tunnistus -toiminnon kautta tallennettu itse skannattu lasku
  • Tuntematon = Laskun alkuperää ei ole saatu tunnistettua

Skannauspalvelun, Validointipalvelun, Basware CloudScan-, Basware CloudScan itsevalidointi- ja Basware Supplier Portal -palveluiden tuottamien laskujen tunnistaminen edellyttää tunnistusasetusten määrittämistä Laskutyypin tunnistus -toiminnossa.

Arkisto-osiossa näytetään sovelluksen arkiston käyttämä levytilan kokonaismäärä megatavuina sekä avoimeen arkistoon arkistoitujen dokumenttien kappalemäärä. Tiedot esitetään sivun yläosassa sijaitsevan Tallennuspäivä-rajauksen mukaisesti.

Huomautus: Arkiston käyttämän levytilan laskenta ei ole automaattisesti käytettävissä vaikka Raportit-toiminnon maksullinen lisäpiirre olisikin hankittu. Levytilan laskennan aloittaminen vaatii lisämuutoksia sovellukseen, joten ota tarvittaessa yhteyttä sovelluksen toimittajaan.
Huomautus: Avoimen arkiston dokumenttien määrässä huomioidaan ainoastaan riittävän uudella (dokumenttien määrän laskentaa tukevalla) sovellusversiolla arkistoidut dokumentit.
Pääaihe: Kierrätys