Tiliöinnin jaksotus

Ostolaskun jaksotus mahdollistaa usealle kaudelle jaksottuvan viennin käsittelyn ilman tarvetta käsitellä laskua uudelleen pääkirjanpidossa. Esimerkiksi puolen vuoden huoltolasku jaksotetaan kuudelle kuukaudelle alkaen jaksotuksen alkupäivästä, jolloin kunkin kuukauden vienniksi tulee kuudesosa laskusta. Jaksotusta voidaan käyttää esimerkiksi Sonet- sekä Scala-järjestelmien kautta.

Jaksotus otetaan käyttöön Maksatusjärjestelmät -ikkunan (Ostolaskut > Siirto maksatukseen > Maksatusjärjestelmät) Lisätiedot-välilehdellä Laskun jaksotustiedot -kohdassa. Jaksotus voidaan tehdä kahdella vaihtoehtoisella tavalla, Siirrä jaksotustiedot tai Siirrä tiliöinnit jaksotettuina. Jaksotustavan määrää vastaanottava taloushallintojärjestelmä.

Jaksotuksen tekeminen tiliöinnissä

Ostolaskun tiliöinnissä näkyy Jaksotus-sarake, kun laskun maksatusjärjestelmälle on määritetty jaksotus käyttöön. Jaksotus-sarakkeella näkyy tekstinä Jaksota tai Näytä.

Jaksota-linkistä siirrytään antamaan tiliöintiin liittyvää jaksotustietoa Tiliöinnin jaksotus -ikkunalla.
Näytä-teksti näkyy, kun tiliöintirivi on jaksotettu.

Jaksotuksen syöttö tapahtuu siten, että ensin annetaan kirjanpidon tili ja seurantakohteet ja muut tiliöintiin kuuluvat tiedot, ja tämän jälkeen Jaksota-linkillä siirrytään antamaan tiliöinnin jaksotustietoa. Tiliöintirivi tallentuu automaattisesti aina ennen Tiliöinnin jaksotus -ikkunan aukeamista.

Tiliöintiriville syötetyt jaksotustiedot näkyvät kyseisen rivin Jaksotus-sarakkeen Näytä-linkin vihjetekstissä.

Siirrä jaksotustiedot

Kun maksatusjärjestelmälle on määritelty jaksotustavaksi Siirrä jaksotustiedot, vastaanottavaan järjestelmään, esimerkiksi Sonetiin, siirretään jaksotuksen alku- ja loppupäivä. Näiden siirrettävien jaksotustietojen perusteella vastaanottava järjestelmä suorittaa varsinaisen jaksotuksen. Tätä jaksotustapaa voidaan käyttää myös silloin, kun käytetään Analyste Maksuliikenteen ostoreskontrapiirrettä ja esimerkiksi Sonetin kirjanpitoa. Tällöin ostolaskuista syntyneet maksut siirretään Maksuliikenteeseen ja sitä kautta kirjanpitoon.

Tiliöinnin jaksotus -ikkunalla annetaan jaksotuksen alkupäivä ja loppupäivä. Jaksotuksen alkupäiväksi asetetaan oletuksena laskun tositepäivä, mutta kyseisen päivän voi vapaasti muuttaa.

Ostolaskun jaksotustiedot voidaan syöttää joko lasku- tai tiliöintirivikohtaisesti. Oletuksena jaksotustiedot syötetään laskukohtaisesti. Tiliöintirivikohtainen-asetuksella syötettävät jaksotustiedot kohdistuvat ainoastaan kyseiseen tiliöintiriviin. Laskukohtainen-asetuksella jaksotustiedot kohdistuvat kyseisen ostolaskun kaikkiin tiliöintiriveihin.

Siirrä tiliöinnit jaksotettuina

Siirrä tiliöinnit jaksotettuina -jaksotustavalla sovellus jaksottaa tiliöinnit valmiiksi siirrettäessä tiliöintejä taloushallinnon järjestelmään. Tätä valintaa käytetään esimerkiksi Scala-järjestelmän kanssa.

Tiliöinnin jaksotus -ikkunalla annetaan jaksotuksen loppupäivä, tasetili ja jaksotusväli.

Alkupäivä on aina tositepäivä.
Tasetili-syöttökentän selauspainikkeesta avautuu normaali kirjanpidon tilien selausikkuna.
Jaksotusväli-alasvetolistassa valintoina on 1 kuukausi, 3 kuukautta sekä 12 kuukautta.

Sovellus jaksottaa laskun eri tilikausille Tiliöinnin jaksotukset -ikkunalla annettujen tietojen perusteella. Jaksotettujen vientien päivämäärä määräytyy siten, että Alkupäivä määrittää, monennelleko päivälle kirjaus viedään ja jaksotusväli määrittää sen, kuinka monta kuukautta alkuperäiseen tositepäivään lisätään kullekin viennille. Loppupäivä määrittää, kuinka moneen osaan ja mihin päivämäärään asti kulu jaksotetaan.

Huomautus: Esimerkiksi alkupäivän ollessa 15.9.2009, loppupäivän ollessa 31.3.2010 ja jaksotusvälin ollessa 3 kuukautta, lasku siis jaksottuisi kolmeen osaan, jossa kirjauspäivät olisivat 15.9.2009, 15.12.2009 ja 15.3.2010.

Jaksotettujen kausien lukumäärä lasketaan kuukausien perusteella – ei päivien. Jaksotukset pyöristetään siten, että kirjanpitovientien tilikohtaiset summat eivät muutu pyöristysten takia. Pyöristykset tehdään viimeiselle viennille.

Ostolaskujen tiliöinnit siiirretään vastaanottavaan järjestelmään tilikausikohtaisissa siirtotiedostoissa. Laskutiedostoa ei tehdä tilikausikohtaisesti, vaan ainoastaan tiliöintitiedosto. Tiliöintitiedoston nimessä on oltava kyseisen tilikauden tunnus. Tilikausikohtaisten tiliöintitiedostojen käyttöönotto tapahtuu Maksatusjärjestelmän asetuksissa Tiedostot-välilehdellä syöttämällä Tiliöintitiedosto-rivillä olevan tiedostonimen perään teksti <TILIKAUSI>. Tässä voi käyttää myös englanninkielistä termiä <ACCPERIOD> tai vaihtoehtoisesti ruotsinkielistä termiä <RÄKPERIOD>.

Tositenumeroinnin täytyy olla määritelty tilikausittaiseksi ja tilikaudelle on määriteltävä tunnus. Tilikauden tunnus määritellään Tositelajit -ikkunalla tilikausien tiedoissa. Tilikauden tunnus on vapaamuotoinen yrityksen tilikauden yksilöivä tunniste. Tunnisteita nimettäessä on tarkistettava, ettei tunnus ole jo käytössä muilla tilikausilla.

Yhden tilikauden tiliöinnit viedään siis vastaanottavaan järjestelmään yhdessä tiedostossa, seuraavalle tilikaudelle jaksotetut tiliöinnit toisessa tiedostossa jne. Mikäli tilikauden tunnusta ei löydy eli tilikautta ei ole perustettu sovellukseen, niin laskua ei siirretä. Tästä tilanteesta tulee siirtopäiväkirjalle ilmoitus, josta käyttäjä tietää lisätä sovellukseen uuden tilikauden.

Jaksotettu lasku siirretään maksatusjärjestelmään tositepäiväkohtaisesti. Eli aina kun tiliöinnin tositepäivä muuttuu, haetaan tiliöintiriville seuraava vapaa tositenumero. Ensimmäisen jaksotuserän tositepäivä saa tositenumerokseen laskun tositenumeron, mutta seuraavat tositepäivät saavat seuraavat vapaat tositenumerot.