Toimittajan tiliöintisäännöt

Toimittajakohtainen tiliöintisäännöstö määritellään toimittajatiedoissa Tiliöinnit-painikkeesta avautuvalla Tiliöintisäännöt-ikkunalla.

Tiliöintisääntöjen järjestys

Sääntöjen järjestys kertoo niiden käyttöjärjestyksen (ensiksi yritetään ylintä sääntöä ja vain jos tiliöintiä ei voi tehdä sen perusteella, kokeillaan seuraavaa sääntöä jne.). Toimittajan tiliöintisääntöjen järjestystä ei voi manuaalisesti vaihtaa, vaan ne tulevat automaattisesti siihen järjestykseen, jossa sovellus niitä käyttää.

Tiliöintisäännön tyyppi

Oletustiliöinti: Kaikkia laskuja (sekä verkkolaskuja, skannattuja laskuja että PDF-laskuja) koskeva tiliöintisääntö määritellään tyypillä Oletustiliöinti. Verkkolaskulla oletustiliöinti tapahtuu rivikohtaisesti. Skannatun laskun ja PDF-laskun koko summa tiliöidään oletustiliöinnillä.
Vapaa laskuteksti ja Tuotekoodi: Verkkolaskut voidaan tiliöidä rivikohtaisesti tiliöintisäännöillä Vapaa laskuteksti ja Tuotekoodi.
- "Vapaa laskuteksti" tarkoittaa Finvoicen laskurivin FreeText- ja ArticleName-kenttiä
- "Tuotekoodi" tarkoittaa Finvoicen laskurivin ArticleIdentifier-kenttää.
Verkkolaskuaineiston laskurivin tiedon tulee täsmätä siihen tietoon, joka on annettu tiliöintisäännön Arvo-kenttään. Arvo-kenttään voidaan antaa esimerkiksi Tuotekoodi-säännölle matkapuhelinnumero, jolloin verkkolaskulta etsitään laskuriviä, jossa ArticleIdentifier-kentässä on vastaava arvo. Jos tällainen laskurivi löytyy laskuaineistosta, laskurivin summa tiliöidään tiliöintisäännön mukaisesti.

Säännöissä voidaan käyttää Arvo-kentässä *-merkkiä ja ?-merkkiä (esimerkiksi 12* tarkoittaa kaikkia 12-alkuisia tietoja ja 12? tarkoittaa kaikkia 12-alkuisia kolmen merkin mittaisia tietoja). Ohjelma etsii verkkolaskuaineistosta ensisijaisesti tarkkaa arvoa (esim. 1022 eikä 10*). Tiliöintisäännöt myös järjestyvät automaattisesti siten, että tarkkaa arvoa käyttävät säännöt ovat säännöstössä ylinnä.

Verkkolaskujen automaattitiliöintiin voi vaikuttaa myös Vapaa laskuteksti- ja Tuotekoodi -tyyppisille tiliöintisäännöille tallennettu verokoodi. Lisätietoja alempaa tältä sivulta kohdasta Tiliöintisäännön kirjaustapa.
Ostovelkatiliöinti ja Ulk.ostovelkatiliöinti: Vastaviennin tiliöinti määritellään säännöllä Ostovelkatiliöinti (kotimaan laskuille) ja Ulk.ostovelkatiliöinti (ulkomaan laskuille). Kun tiliöintisääntöihin ei ole annettu toimittajakohtaista ostovelkatiliöintiä, käytetään tiliöinnissä yrityksen tietoihin organisaatiorakenteeseen tallennettua ostovelkatiliä.
Kassa-alennuksen tili: Jos laskun toimittajan tiliöintisääntöihin on määritetty Kassa-alennuksen tili -tiliöintisääntö ja ostolasku siirretään Analyste Maksuliikenne -ohjelmistoon, muodostetaan Maksuliikenteessä maksun tiliöintiin kassa-alennuksesta oma tiliöintirivinsä, jos kassa-alennus on siirtohetkellä voimassa. Kassa-alennuksen tili -tiliöintisääntö voidaan antaa myös Organisaatiorakenteeseen yritystasolle. Toimittajalle määritettyä sääntöä käytetään ensisijaisesti.
Muodostettavan alennusviennin kirjanpidon tiliksi ja seurantakohteiksi asetetaan Kassa-alennuksen tili -tiliöintisäännölle määritelty kirjanpidon tili ja seurantakohteet. Yhteen alennusriviin yhdistetään mahdollisten useiden kuluvientien alennusten määrät. Tämän lisäksi myös kassa-alennusten verojen osuudesta tehdään yhteinen tiliöintirivi Maksuliikenteeseen siirron yhteydessä.

Kassa-alennuksen tiliöintirivit tulevat näkyviin sovelluksessa laskun tiliöintiin Analyste Maksuliikenne -ohjelmasta saadun maksupalautteen noudon jälkeen.
ALV-tili esikirjauksessa: Tiliöintisääntöä käytetään toimittajan laskuilla esikirjauksen verotilinä. Kun tiliöintisääntöihin ei ole annettu toimittajakohtaista esikirjauksen verotiliä, käytetään esikirjaukselle yrityksen tietoihin organisaatiorakenteeseen tallennettua esikirjauksen verotiliä. Kirjaustapa-sarakkeessa täytyy tälle tyypille valita vaihtoehto Ei valintaa.
Esikirjauksen kulutili: Tiliöintisääntöä käytetään toimittajien laskuilla esikirjausten kulutilinä. Kun tiliöintisääntöihin ei ole annettu toimittajakohtaista esikirjauksen kulutiliä, käytetään esikirjaukselle yrityksen tietoihin organisaatiorakenteeseen tallennettua esikirjauksen kulutiliä. Kirjaustapa-sarakkeessa täytyy tälle tyypille valita vaihtoehto Ei valintaa.
Esikirjauksen ostovelkatili: Tiliöintisääntöä käytetään toimittajan laskuilla esikirjausten osaltaostovelkatilinä. Kun tiliöintisääntöihin ei ole annettu toimittajakohtaista esikirjauksen ostovelkatiliä, käytetään esikirjaukselle yrityksen tietoihin organisaatiorakenteeseen tallennettua esikirjauksen ostovelkatiliä. Kirjaustapa-sarakkeessa täytyy tälle tyypille valita vaihtoehto Ei valintaa.
Täsmäytyksen vaihteluvälin tili: Tiliöintisäännöllä automatisoidaan ostolaskun ja täsmäytetyn summan erotuksen tiliöintiä. Ostolaskun loppusumman ja tiliöintirivien välinen rahamääräero tiliöidään automaattisesti tämän tiliöintisäännön perusteella tilanteessa, jossa Ostolaskun asetusten sallitut vaihteluvälit eivät ylity. Jos sallitut vaihteluvälit ylittyvät, automaattikirjausta ei tehdä ja tiliöinti jää erottamaan rahamääräeron verran.
Täsmäytyksen vaihteluvälin tili –tiliöintisäännölle voidaan käyttää ainoastaan tiliöintimallia. Lisäksi tiliöintimalli tulee olla muodostettu tarkoituksenmukaisesti: Tiliöintimallin Laskenta-valintana tulee käyttää valintaa "100% jäljellä olevasta".

Tiliöintisäännön kirjaustapa

Verkkolaskujen Oletustiliöinti-, Vapaa laskuteksti- ja Tuotekoodi -tyyppisillä tiliöintisäännöillä voidaan valita tiliöintisäännön kirjaustavaksi joko Vain kulurivi, Kulurivi ja verorivi, vero laskuriviltä tai Kulurivi ja verorivi, vero tiliöintisäännöltä.

Vain kulurivi -valinnalla tiliöintiin ei tehdä lainkaan verorivejä.
Kulurivi ja verorivi, vero laskuriviltä -valinnalla tiliöidään sekä kuluvienti että verovienti. Verovienti tehdään joko säännölle tallennetun verokoodin perusteella tai esimerkiksi säännöllä olevalle kirjanpidon tilille tililuetteloon tallennetun verokoodin perusteella.
Huomautus: Mikäli tiliöintisäännölle annettua verokoodia vastaava veroprosentti ei täsmää verkkolaskun laskurivillä olevaan veroprosenttiin, ei kyseistä tiliöintisääntöä käytetä laskun tiliöinnissä. Eli verkkolaskun laskurivillä olevan veroprosentin täytyy olla sama kuin tiliöintisäännölle tallennettu veroprosentti, jotta sääntöä käytetään automaattitiliöinnissä.

Kulurivi ja verorivi, vero tiliöintisäännöltä -valinnalla tiliöidään sekä kuluvienti että verovienti. Verovienti tehdään aina tiliöintisäännölle annetun verokoodin perusteella, jota vastaava veroprosentti voi olla eri kuin verkkolaskun laskurivin veroprosentti. Eli sääntöä käytetään automaattitiliöinnissä, vaikka sen veroprosentti ei olisikaan sama kuin verkkolaskun laskurivin veroprosentti.

Ei valintaa -vaihtoehto on käytettävissä vain ALV-tili esikirjauksessa, Esikirjauksen kulutili ja Esikirjauksen ostovelkatili -tyyppisillä tiliöintisäännöllä.

Tuoterivikohtainen automaattitiliöinti

Tiliöintisääntöjen perusteella syntyneet verkkolaskun tiliöintirivit voidaan tiliöidä tuoterivikohtaisesti tai yhdistää ne tiliöintirivit,joissa on sama tilinumero, seurantakohteet, verokoodi ja seliteriippuen toimittajan Asetukset-välilehdelle valitusta asetuksesta. Lisätietoja kohdassa Toimittajan asetukset.

Syöttösääntöjen tarkistus

Tiliöintisääntöjen perusteella muodostuneet tiliöinnit tarkistetaan tililuetteloon määriteltyjen syöttösääntöjen mukaisesti (lisätietoja kohdassa Tililuettelot). Mikäli tiliöintirivit eivät läpäise syöttösääntötarkastuksia, kirjataan tiliöinnin tila keskeneräiseksi. Tiliöintirivit tallennetaan laskulle.