Muiden aineistojen arkistointi XML-tiedoston avulla

Sijainti: Arkisto > Arkiston tapahtumatyypit

Kun arkistoidaan ulkopuolisen sovelluksen tuottamia arkistoitavia aineistoja esimerkiksi PDF-muodossa, arkistoinnissa on mahdollisuus välittää hakuehtoina käytettävä tieto XML-tiedoston avulla. Ulkopuolinen ohjelmisto muodostaa varsinaisen arkistoitavan aineiston sekä tämän lisäksi XML-muotoisen tiedoston, jonka sisällöstä voidaan tunnistaa arkistoinnissa yritys, organisaatioyksikkö sekä hakuavainten arvot.

Hakutiedot sisältävän XML aineiston muoto

XML-tiedoston rakenne ja muoto voidaan määritellä vapaasti. Tiedoston tulee kuitenkin sisältää seuraavat asiat.

XML-tiedoston tulee olla rakenteellisesti validi.
Jos XML rakenne on monitasoinen, voidaan hakuavaimena käyttää vain ylemmän tason tietoa. Esimerkiksi jos arkistoitava tieto sisältää otsikkotason tietoa ja rivitietoa, jota voi olla yhdessä arkistoitavassa tiedossa 1-n kpl, ei rivitason tietoa voida käyttää hakuavaimena.
Päivämäärien oletusmuoto on yyyy-MM-dd. Oletuksesta poikkeavat päivämäärämuodot on esiteltävä joko aineistossa päivämääräelementin Format-attribuutin avulla tai sovelluksessa hakuavaimen Määritykset-toiminnossa.

Esimerkkejä päivämäärämuotoilun esittelemisestä Format-attribuurin avulla:

<Tositepvm Format="dd.MM.yyyy">01.09.2016</Tositepvm>

<Tositepvm Format="yyyy.MM.dd">2016.09.01</Tositepvm>
XML-tietoon liittyvä arkistoitava aineisto ilmoitetaan seuraavasti:
<Liite Name="Lasku">\\palvelin\arkistoitavat\pdf\lasku_800102.pdf</Liite>

Arkistoitavia tiedostoja voi olla useita, jolloin sama elementti on aineistossa useampaan kertaan:

<Liite Name="Lasku">c:\arkistoitavat\pdf\lasku_800102.pdf</Liite>

<Liite Name="Lähete">c:\arkistoitavat\pdf\lähete_800102.pdf</Liite>

<Liite Name="Rahtikirja">c:\arkistoitavat\pdf\rk_800102.pdf</Liite>

Arkistoidulle tiedolle annetaan nimi Name-parametrin mukaan. Jos parametri puuttuu XML tiedosta, nimetään liitteet seuraavasti: Liite1, Liite2, Liite3 jne. Liitteenä on suositeltavaa käyttää yleisiä tiedostomuotoja (.pdf, .txt yms.), joiden avaaminen onnistuu todennäköisesti kaikilla työasemilla.

Huomautus: Tarvittaessa sovellukseen voidaan määrittää tarkat listat sallituista tai kielletyistä tiedostomuodoista, jolloin kielletyn tiedostomuodon mukaisen liitteen lisääminen ei ole mahdollista. Lisätietoa tästä piirteestä saa sovelluksen toimittajalta.

Arkiston tapahtumatyypin määrittäminen

Määrittele tapahtumatyypin tiedot samoin kuin XML-aineistojen arkistoinnissa.
Huomautus: Huomaa, että Tiedostot-välilehden Liitteen XML-kenttä kertoo, mistä arkistoitavan XML-tiedoston elementistä sovellus löytää tiedon tapahtuman liitteistä. Ylläolevassa esimerkissä liitteen XML-kenttään määriteltäisiin tieto Liite.
Tyylitiedostoa ei tarvitse määritellä.