Verkkolaskun ostajayrityksen tunnistaminen
Jotta verkkolasku tunnistuu oikealle ostajayritykselle ja toimittajalle, on verkkolaskulla olevien tietojen vastattava sovellukseen syötettyjä tietoja. Yrityksen Y-tunnus ja OVT-tunnus on hyvä tallentaa yrityksen tietoihin Organisaatiorakenteeseen. Näin varmistat eri laskuttajilta tulevien ostolaskujen kohdistumisen ostajayritykseen. OVT-tunnus kannattaa tallentaa täydellisessä 17 merkkiä pitkässä muodossa. Jos organisaatiotarkennetta ei ole käytössä, voidaan OVT-tunnus tallentaa myös ilman organisaatiotarkennetta 12 merkkiä pitkänä.
Jos Organisaatiorakenteesta löytyy vain yksi yritys, käytetään verkkolaskun ostajayrityksenä automaattisesti sitä. Jos sovelluksessa on useita yrityksiä, yritetään tunnistaa ostajayritys vertaamalla verkkolaskuaineistossa olevia yritystietoja Organisaatiorakenteeseen tallennettuihin tietoihin. Yrityksen tunnistamisessa tällaisia tietoja ovat:
- OVT-tunnus. OVT-tunnus voidaan tallentaa yrityksen lisäksi tai sen sijaan myös organisaatioyksiköiden tietoihin. Verkkolaskujen luvussa tutkitaan myös organisaatioyksiköiden OVT-tunnukset, jos ostajayrityksen yksilöinti ei onnistu yrityksille annettujen OVT-tunnuksen ja Y-tunnuksen perusteella. Tällöin ostajayrityksen lisäksi verkkolaskulle tunnistuu siis myös yrityksen organisaatioyksikkö.
- Y-tunnus
- Yrityksen nimi. Nimen on oltava kirjoitettu täsmälleen samalla tavalla verkkolaskuaineistossa ja organisaatiorakenteessa, jotta tunnistus nimen perusteella onnistuisi.
Verkkolaskuaineistosta tarkistetaan kyseiset tiedot elementeistä <BuyerOrganisationUnitNumber>, <BuyerPartyIdentifier> ja <BuyerOrganisationName>. Tunnistuksessa verrataan ensin yhtä tietoa kerrallaan organisaatiorakenteessa oleviin tietoihin ja jos näin ei löydetä yhtä yritystä, käytetään tunnistuksessa tietojen yhdistelmiä. Tunnistus onnistuu, jos löytyy täsmälleen yksi yritys, johon tiedot sopivat.
Jos ostajayritystä ei tunnistettu varsinaisen verkkolaskuaineiston tietojen perusteella, yritetään ostajayritystä tunnistaa aineiston SOAP-kehyksen Receiver-tiedon perusteella. Receiver-tieto voi olla Y-tunnus, OVT-tunnus, pankkitili tai yrityksen nimi. Ostajayrityksen tunnistus onnistuu, jos sovelluksesta löytyy täsmälleen yksi yritys, johon Receiver-tieto täsmää.
SOAP-kehys poistetaan verkkolaskuaineistosta, kun se tallennetaan sovellukseen. Näin ollen SOAP-kehyksen tietoja ei ole mahdollista nähdä, vaikka verkkolaskun sisältöä on muuten mahdollista tarkastella jälkikäteen.
Jos verkkolaskuaineistosta ei ole tunnistettu ostajayritystä, mutta verkkolaskujen ajastukselle tai manuaalisesti luettaessa Ostolaskujen luku -näytölle on valittu Yritys-kentään jokin yritys, tulee verkkolaskujen ostajayritykseksi tämä valittu yritys. Yrityksen voi tarvittaessa vaihtaa Ostolaskujen syöttö -näytöllä.
Ostajayritykselle kohdistumattomat verkkolaskut
Jos ostolaskun ostajayritys ei tunnistu, jää lasku Ostolaskujen käsittely -näytölle Keskeneräinen-tilaan ilman yritystietoa. Tällaiset laskut saa näkyviin valitsemalla Ostolaskujen käsittelyssä Yritys-kenttään tiedon Kaikki. Ostolaskut voi vielä järjestää näytöllä napsauttamalla Yritys-sarakkeen linkkiä siten, että ilman yritystietoa olevat laskut järjestyvät näytöllä listassa ensimmäiseksi.
- Jotta käyttäjä näkee ostajayritykselle kohdistamattomat ostolaskut, hänellä tulee olla järjestelmätason yritysoikeudet.
- Yleisiin asetuksiin () on mahdollista määritellä asetus, jolla sovellus lähettää määritellylle käyttäjälle (tai hänelle yleisiin asetuksin määritellylle sijaiselle) sähköposti-ilmoituksen silloin, kun svoellukseen on luettu ajastetusti sisään verkkolaskuja, joista ei ole tunnistunut maksajayritystä. Lisätietoja kohdassa Yleiset asetukset.
- Siirtopäiväkirjalle yritykselle kohdistumattomista verkkolaskuista tulee oma päiväkirjatapahtumansa. Siirtopäiväkirjan Yritys-sarake on tällaisella tapahtumalla tyhjä. Aika-sarakkeen linkistä voi avata erittelyn kohdistumattomista verkkolaskuista. Selitteenä näillä tapahtumilla on tieto "Tapahtumaa ei voitu kohdistaa maksajayritykselle".