Tapahtumien kierrätysvaiheet

Sijainti: Sopimukset / Hankinnat / Ostolaskut / Matkasuunnitelmat / Matka- ja kululaskut > Kierrätysvaiheet

Kierrätysvaiheilla määritellään kullekin tapahtumatyypille erikseen tarvittavat kierrätystoimet. Kierrätysvaiheet voidaan määritellä yleisesti, yritysryhmittäin tai yrityksittäin.Yleisiä asetuksia käytetään, jos yritysryhmälle tai yritykselle ei ole määritelty omia asetuksia. Kierrätysvaiheiden järjestystävoidaan muuttaa valitsemalla rivi ja siirtämällä vaihe haluttuun kohtaan nuolia osoittamalla.

Kierrätysvaiheelle määritellään käsittelyvaiheen nimi, tyyppi, käsittelyaika päivissä, onko vaiheella käytössä käsittelyrajan tarkistus, vaaditaanko yhden vai useamman käsittelijän hyväksyntä sekä lukitseeko vaiheen suorittaminen tapahtuman ja/tai tiliöinnin.

Käsittelyvaiheen nimi voidaan syöttää kaikilla sovelluksessa käytössä olevilla kielillä. Monikieliset syöttökentät saadaan näkyviin painamalla nimen syöttökentän perässä olevaa nuolipainiketta.
Käsittelyaika, pv -asetuksella määritellään, kuinka monta päivää käsittelyvaiheelle varataan käsittelyaikaa. Käsittelyajan laskennan peruste määritellään kohdassa Käsittelyajan laskentaperuste. Lisätietoja löytyy kohdasta Kierrätysvaiheiden käsittelyaika.
Käsittelyraja-asetuksella määritellään, tarkistetaanko käsittelyvaiheen hyväksynnän yhteydessä käsittelijän käsittelyraja. Lisätietoja löytyy kohdasta Kierrätysvaiheiden käsittelyraja.
Hyväksyntä vaaditaan -asetuksella määritellään,vaaditaanko vaiheen hyväksyntä kaikilta käsittelijöitä, vain yhdeltä käsittelijältä vai rivikohtaisesti.
- Yhdeltä käsittelijältä -valinta tarkoittaa, että yhden käsittelijän hyväksyntä riittää koko vaiheen hyväksymiseksi
- Kaikilta käsittelijöiltä -valinta merkitsee, että vaiheen jokaisen käsittelijän tulee hyväksyä vaihe ennen kuin se tulkitaan hyväksytyksi. Yhden käsittelijän hyväksyntä ei kuitenkaan riitä, mikäli sama vaihe on jonkun muun käsittelijän toimesta asetettu odottamaan tai tapahtuma on merkitty poistetuksi.
- Rivikohtaisesti-valinta tarkoittaa tiliöintirivien hyväksymistä erikseen ja on mahdollista ostolaskuilla sekä matka- ja kululaskuilla. Tiliöintirivikohtainen hyväksyntä on lisenssipiirre. Rivikohtaisesti käsiteltäviä vaiheita voi olla samalla asetustasolla kaksi. Katso lisätietoja rivikohtaisesta hyväksynnästä kohdasta Tapahtumien rivikohtainen hyväksyntä.
Sallitut käsittelijät -asetuksella määritellään, vaikuttaako tapahtuman organisaatioyksikkö käsittelyvaiheen käsittelyoikeuksiin. Lisätietoja löytyy kohdasta Tapahtumien käsittelyn rajoittaminen organisaatioyksikön perusteella.
- Kaikki jäsenet -valinta tarkoittaa, että tapahtuman organisaatioyksikkö ei rajoita vaiheen käsittelyoikeuksia. Tällöin tapahtuman yrityksen jäsenellä täytyy kuitenkin olla oikeus kyseiseen vaiheeseen, jotta sen käsittely on hänelle mahdollista.
- Tapahtuman yksikön jäsenet -valinta tarkoittaa, että vain tapahtuman organisaatioyksikössä jäsenenä olevilla käyttäjillä on oikeus vaiheen käsittelyyn.
- Tapahtuman yksikön ja aliyksiköiden jäsenet -valinta tarkoittaa, että vain tapahtuman organisaatioyksikössä tai sen aliyksikössä jäsenenä olevilla käyttäjillä on oikeus vaiheen käsittelyyn.
Kun käsittelyvaiheelle on määritelty Lukitsee tapahtuman -sarakkeeseen Kyllä, tapahtuma lukittuu vaiheen valmistuessa. Tapahtumaa voi tämän jälkeen muuttaa vain käyttäjä, jonka käyttäjäprofiilissa on sallittu lukitun tapahtuman muutos.
Kun käsittelyvaiheelle on määritelty Lukitsee tiliöinnin -sarakkeeseen Kyllä, tapahtuman tiliöinti lukittuu vaiheen valmistuessa, jos tiliöinti on valmis. Tiliöintiä voi tämän jälkeen muuttaa vain käyttäjä, jonka käyttäjäprofiilissa on sallittu lukitun tiliöinnin muutos.

Huomautus: Osa kierrätysvaiheisiin liittyvistä asetuksista toimii siten, että niiden muutokset eivät vaikuta taannehtivasti kierrossa jo oleviin tapahtumiin. Tällaisia asetuksia ovat esimerkiksi "Hyväksyntä vaaditaan", "Lukitsee tapahtuman" ja "Lukitsee tiliöinnin" sekä uusien käsittelyvaiheiden lisääminen tai vaiheiden järjestyken muuttaminen. Muiden asetusten muuttaminen vaikuttaa myös sovellukseen tallennettuihin tapahtumiin. Yksittäisen tapahtuman käsittelyvaiheita voi muuttaa Tapahtuman käsittely -sivun Käsittelijät-toiminnossa.

Tapahtumat hyväksytään ilman kierrätystä silloin, kun kierrätysvaiheet on tallennettu, mutta erillisiä käsittelyvaiheita ei ole määritelty. Tällöin kyseisen asetustason Kierrätysvaiheet-näytöllä näytetään punaisella teksti "Tapahtumat hyväksytään automaattisesti, (ei kierrätysvaiheita)."

Hankintojen tilaukseen ja vastaanottoon liittyvät käsittelyvaiheet

Hankinnoilla on sovelluksessa omat käsittelyvaiheet, joiden tyyppi on Tilaus ja Vastaanotto. Hankintojen omia käsittelyvaiheita ei voi poistaa, niiden järjestystä ei voi muuttaa eikä perustaa uusia tällaisia käsittelyvaiheita. Vaiheille voidaan sen sijaan määritellä vapaasti nimi monikielisinä kaikilla sovelluksessa käytössä olevilla kielillä.

Tapahtuma jatkuu Tilaus-vaiheeseen automaattisesti sen jälkeen, kun tapahtuman viimeinen normaali käsittelyvaihe on suoritettu hyväksytysti. Vastaavasti tapahtuma jatkaa Vastaanotto-vaiheeseen kun Tilaus-vaihe on suoritettu hyväksytysti. Sekä Tilaus- että Vastaanotto-käsittelyvaiheen suoritukseen riittää yhden käsittelijän käsittely, mikäli vaiheeseen on merkitty useampia käsittelijöitä.

Kierrätys

Eräpäivä korostus -asetuksellä määritellään, korostetaanko tapahtuman eräpäivä työlistalla ja kierron valvonnassa. Jos asetus on tyhjä, eräpäivää ei korosteta.

Tallennuspäivän korostus -asetuksellä määritellään, korostetaanko tapahtuman tallennuspäivä työlistalla ja kierron valvonnassa. Tapahtuman tallennuspäivä korostetaan, kun tapahtuma on odottanut käsittelyä aktiivisessa käsittelyvaiheessa vähintään asetuksen määrittämän ajan. Jos asetus on tyhjä, tapahtumapäivää ei korosteta.

Käsittelyajan laskentaperuste -valinnalla määritellään, käytetäänkö tapahtumien käsittelyajan laskennassa tapahtuman eräpäivää vai käsittelyvaiheen alkupäivää. Hankinnan käsittelyaika lasketaan asetuksesta riippumatta käsittelyvaiheen alkupäivän perusteella silloin, kun hankinnan tiedoissa ei ole eräpäivää. Käsittelyajan laskennasta löytyy lisätietoa kohdasta Kierrätysvaiheiden käsittelyaika.

Käsittelijät

Kierrätysvaiheiden Käsittelijät-osiossa määritellään, saako sama käsittelijä käsitellä useita tapahtumalle määriteltyjä käsittelyvaiheita.

Oletuskäsittelijät-asetuksilla ohjataan oletuskäsittelijöiden automaattista kiinnittämistä tapahtumille. Kunkin tapahtumatyypin Kierrätysvaiheet-sivun Oletuskäsittelijät-kohtaan valitaan, mistä oletuskäsittelijät haetaan kyseiselle tapahtumatyypille. Oletuskäsittelijöitä etsitään tapahtumalle siinä järjestyksessä kuin kyseisen tapahtumatyypin kierrätysvaiheissa Oletuskäsittelijät-kohdassa kohdat on lueteltu, huomioiden se, mitkä kohdat kierrätysvaiheissa on valittu.

Yleensä kannattaa valita kaikki kohdat, koska varsinaiset oletuskäsittelijät voi halutessaan jättää määrittelemättä jollekin tasolle. Esimerkiksi toimittajille ei ole pakko määritellä oletuskäsittelijöitä, vaikka Toimittajat-kohta olisi kierrätysvaiheissa valittuna.

Esimerkiksi ostolaskulle haetaan eri vaiheiden oletuskäsittelijät seuraavassa järjestyksessä, jos kaikki kohdat on valittu:

Sopimukselta
Toimittajalta
Organisaatioyksiköltä
Yritykseltä
Jos mistään ei ole löytynyt oletuskäsittelijää, vaiheen käsittelijäksi asetetaan yksikön vastuuhenkilö.

Kun käsittelyvaiheelle löytyy käsittelijä, kyseisen vaiheen käsittelijän haku ei jatku enää seuraavalle tasolle. Eri käsittelyvaiheiden oletuskäsittelijät voi määritellä eri tasolle, esimerkiksi oletustarkastajan voi määritellä toimittajille, mutta hyväksyjän yritykselle. Lisätietoja kohdassa Tapahtumien oletuskäsittelijöiden määritteleminen.

Tiedoksi-vaihe

Kaikilla tapahtumatyypeillä on aina automaattisesti käytettävissä Tiedoksi-kierrätysvaihe, jota ei tarvitse erikseen määritellä.

Ostolaskujen kierrätysvaiheissa voidaan määritellä Tiedoksisaajat-kohdassa, onko ostolaskujen Tiedoksi-vaiheelle mahdollista määrittää käsittelijöiksi vain kyseisen organisaation jäseniä vai myös sovelluksen muita käyttäjiä (joilla on oikeus kyseiseen yritykseen, mutta ei välttämättä oikeutta yrityksen käyttämiin varsinaisiin käsittelyvaiheisiin). Vain jäseniä -valinta on oletuksena käytössä, joten oletuksena sallitaan vain jäsenten lisääminen tiedoksisaajiksi.

Hankintojen, matkasuunnitelmien sekä matka- ja kululaskujen kierrätysvaiheissa voidaan määritellä Tiedoksisaajat-kohdassa, että Tiedoksi-vaiheeseen asetetaan aina henkilön esimies.