Basware

Ulkomaan matkalaskun syöttäminen

Sijainti: Matka- ja kululaskut > Ulkomaan matkalaskun syöttö
  1. Valitse jompi kumpi seuraavista vaihtoehdoista:
    • Jos sinulla on matkalaskuun kohdistamattomia hyväksyttyjä matkasuunnitelmia, keskeneräisiä matkalaskuja tai hylättyjä matkalaskuja, valitse Täydennystä odottavat -ikkunalta se matkalasku/-suunnitelma, josta lähdet tekemään matkalaskua. Lisätietoja kohdassa Täydennystä odottavat matka- ja kululaskut ja matkasuunnitelmat.
    • Jos et halua käsitellä täydennystä odottavia tapahtumia, napsauta Täydennystä odottavat -ikkunalla Palaa.
  2. Määritä matkan tiedot. Lisätietoja kohdassa Kotimaan matkalaskun syöttäminen.
  3. Napsauta Matkareitti-painiketta. Matkareitti-valintaikkuna avautuu.
  4. Määritä matkareitti:
    1. Napsauta Uusi rivi -painiketta.
    2. Valitse Maa-valikosta maa. Jos maalla on käytössä useita päiväraha-alueita, valitse Alue-sarakkeen alasvetovalikosta oikea päiväraha-alue.
    3. Kirjoita saapumispäivämäärä Saapumispv-kenttään tai valitse päivämäärä napsauttamalla -painiketta.
    4. Kirjoita Kello-kenttään kellonaika, jolloin saavuit maahan.
      Huomautus: Ajat annetaan paikallisena aikana. Ajan voi tarkistaa matkalipusta tms.
    5. Kirjoita Aikavyöhyke-kenttään aikavyöhyke.
      Vihje: Aikavyöhykkeen voi tarkistaa matkalipusta tai Internetistä ns. maailmankellosta, joka kertoo kunkin maan ja kaupungin aikavyöhykkeen. Esim. Suomi +2, Venäjä (Moskova) +3, Japani +9, Iso-Britannia 0, Yhdysvallat (New York) −5, Yhdysvallat (Los Angeles) −8.
    6. Napsauta Tallenna.
    7. Syötä seuraava kohde napsauttamalla Uusi rivi tai palaa takaisin matkalaskun syöttöön napsauttamalla Palaa.
    8. Tarkista lopuksi kotimaahan paluun ajankohta eli milloin esimerkiksi lento tai laiva on saapunut Suomeen. Palaa takaisin matkalaskun syöttöön napsauttamalla Palaa.
  5. Mikäli matkaan sisältyy työnantajan maksamia aterioita, kirjaa saamasi ateriat napsauttamalla Ateria. Lisätietoja kohdassa Matkaan liittyvien aterioiden lisääminen.
  6. Valitse Matkan tyyppi -valikosta matkan tyyppi.
  7. Syötä tai valitse valintalistasta seurantakohteet, esimerkiksi kustannuspaikka, projekti, osasto jne., joihin matkan kulut halutaan kohdistaa kirjanpidossa.
  8. Napsauta Laske päiväraha -painiketta. Lisätietoja kohdassa Päivärahan laskeminen.
  9. Syötä matkaan liittyvät kulurivit napsauttamalla Uusi rivi -painiketta. Lisätietoja kohdassa Matkan muiden kulujen lisääminen.
  10. Jos kululajeille on annettu tiliöinnit kululajin tiedoissa, matkalasku tiliöityy tällöin automaattisesti. Jos matkalasku tiliöidään itse tai haluat tarkistaa tiliöinnin, napsauta Tiliöi-painiketta. Matkalaskun automaattitiliöinnistä löydät lisätietoja kohdasta Matkalaskujen automaattitiliöinti.
  11. Napsauta Tallenna.

Matkalasku ohjautuu automaattisesti sovellukseen määritellyllä tavalla joko käyttäjän esimiehelle tai muille matkalaskuja käsitteleville henkilöille. Valmiiksi määriteltyjä käsittelijöitä voi tarkastella ja muuttaa napsauttamalla Käsittelijät-painiketta.

Huomautus:

Matkalasku on mahdollista tallentaa suoraan hyväksytyksi Tallenna, hyväksy -painikkeella, jolloin sitä ei tarvitse kierrättää. Käyttäjän käyttäjäprofiilissa tulee tällöin olla sallittuna kohta Matkalaskut, hyväksyntä tallennuksessa.

Käyttäjä ei kuitenkaan voi hyväksyä omaa matkalaskuaan eli Tallenna, hyväksy -toimintoa voi käyttää vain syötettäessä matkalaskua toiselle käyttäjälle.

Pääaihe: Matkalaskun tekeminen